Юридическая значимость – это свойство документа, но не документооборота. ЮЗЭДО скорее маркетинговая категория, у которой нет правового определения.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет «юридическую силу» и «юридическую значимость» как неотъемлемые свойства документа.
Юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (то есть до передачи на оперативное или архивное хранение).
Любое движение документа является юридически значимым. Не бывает не юридически значимого документооборота.
Не обладает значимостью движение документированной информации, которую надо отличать от понятия «документ». Но это не документооборот, а внутренние корпоративные коммуникации.
К чему приводит незнание терминов
К сожалению, незнание терминов приводит даже серьёзные компании к грубым ошибкам. В ряде публичных источников есть утверждение, что все организации ведут документооборот, который делится на три вида:
- внешний,
- внутренний,
юридически значимый.
Ошибка в неправомерном делении документооборота на три вида.
Правильно выделять три документопотока в документообороте компании и помнить о том, что каждый из них является юридически значимым:
- входящий,
- исходящий,
- внутренний.
Частью входящего и исходящего документопотоков является внешний обмен с контрагентами и госорганами. Документы, поступающие в бумажном формате через канцелярию, также обладают юридической значимостью (а если корреспонденция не обладает этим свойством, то не является документом, например, приглашения, поздравления, рекламные письма и др.).
Вывод и рекомендации
Юридическая значимость – это свойство документа, а не документооборота. Движение электронных документов обеспечивается информационными системами:
- все три документопотока включаются в систему электронного документооборота (СЭД);
- внешний обмен с контрагентами и госорганами обеспечивается сервисами ЭДО.
Обеспечить юридическую значимость электронного документа можно за счет правильного формирования документа и при условии соответствия СЭД требованиям надежности, безопасности, соответствия, комплексности и системности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»