Из этой статьи вы узнаете о способе уменьшить головную боль при организации командировок для сотрудников – как линейных, так и топ-менеджмента.
Почти все компании рано или поздно сталкиваются с непростой задачей по организации командировок для сотрудников. Помимо того, что всех нужно куда-то поселить и купить им билеты, всем также нужно организовать трансфер, как минимум, из аэропорта до гостиницы и обратно.
А если командировка для нескольких сотрудников или из разных филиалов? Или трансфер нужен для топ-менеджеров и линейных сотрудников? Все это нужно сделать оперативно, в одном сервисе и за адекватные деньги. При этом быстро собрать все документы для отчетности в электронном виде. Уже начинает дергаться глаз и болеть голова, не правда ли? Если вы этим когда-либо занимались, то знаете, что это непросто.
Почему непросто? Ведь есть такси и их приложения
Замечали, что заказывая такси в аэропорту, а особенно через приложение, цены всегда завышены? Многие сервисы такси, искусственно повышают спрос в аэропортах и вокзалах, что заметно влияет на цену. К тому же при таком подходе заказа неясно, есть ли поблизости нужный класс, сколько ждать машину и где ее искать.
Ну и, скорее всего, за вами приедет брендированный «Солярис». Слишком много непредсказуемых моментов. И это лишь малая часть проблем с которыми можно столкнуться отправляя сотрудников в командировку по России. А если отправлять сотрудников за границу? Количество проблем возрастает в разы.
Хорошая альтернатива – трансфер. Чем он отличается от такси?
С первого взгляда может показаться, что ничем. Заказываешь машину, и она везет тебя в нужное место. Но это только с первого взгляда!
Во-первых, трансфер бронируется моментально, и, в отличие от такси, стоимость фиксирована и остается неизменной, вне зависимости от обстоятельств — погодных условий, часового пояса и трафика на дорогах. Проверить цены и забронировать можно заранее на сайте i’way или через приложение i’way.
Во-вторых, минимальный класс трансфера «Стандарт» — это класс «Комфорт+» в такси.
В-третьих, водитель при необходимости встретит сотрудника с табличкой на выходе из зоны получения багажа или в специально оговоренном месте. От встречи с табличкой можно отказаться, а местоположение водителя отследить через приложение и встретиться с ним в удобном для вас месте.
В-четвертых, если ваш рейс задержали или перенесли, водитель будет вас ожидать бесплатно пока вы не приземлитесь. Все рейсы отслеживаются в режиме реального времени, и с водителями постоянно поддерживается связь.
А что делать, если заказ нестандартный?
Нестандартные заказы — конек компании i'way. Если у вас крупногабаритный багаж или его просто много, то просто сообщите об этом при оформлении. Много пассажиров? Вам подадут минивэн, микроавтобус или комфортабельный автобус на 70 человек. Поэтому трансфер для больших групп, в том числе под задачи тревел-менеджеров, — это тоже не проблема.
Если в командировку летит весь ваш топ-менеджмент, линейные руководители и рядовые сотрудники, то в личном кабинете или через приложение вы самостоятельно за какие-то 10-15 минут можете заказать все необходимые автомобили. Топ-менеджменту — «представительский» класс, руководителям — «бизнес», а сотрудникам — «стандарт» или «минивэн».
Можно организовать многодневные поездки в удаленных регионах, трансфер в экзотических странах Африки, где нет ни одного популярного сервиса такси. Главное, никакого треша и «местной экзотики» — в компании задают стандарт сервиса и следуют ему везде.
Так, а как быть с отчетностью и всеми бухгалтерскими документами?
Сразу стоит сказать, что i’way — IT-компания и сервис. Например, 90% всех новых заказов компании обрабатывается с помощью искусственного интеллекта. А уж собрать и отправить все нужные вам документы в электронном виде — проще простого.
Если у компании несколько филиалов или нужен доступ нескольким сотрудникам с разными правами, то все это можно с легкостью настроить в личном кабинете. Каждый сотрудник может самостоятельно заказывать себе трансферы, оплачивая банковской картой (чек ОФД придет на почту) или по безналичному расчету.
Важно, что вы можете контролировать процесс выполнения заказа в приложении — посмотреть, где находится водитель и встретил ли он вашего босса.
Преимущество: сервис заказа трансфера i’way интегрирован с системами деловых поездок Сorteos, BizOnTrip, Raketa, а также с агентствами делового туризма. Поэтому, если вы уже используете эти системы, все шаги по организации командировок вы легко можете оформить в одном месте.