В предыдущих постах мы рассмотрели общесистемные элементы:
- Документированно-подтвержденная информация;
- Управление несоответствиями;
- Внутренний аудит;
- Анализ со стороны руководства.
Вы знаете какое время требуется для ведения всех этих элементов, а также Вы знаете, сколько это влечет бумажной волокиты.
Для сокращения времени работы разработано ПО Именно для этих целей и подготовлено программное обеспечение "АУДИТ СМ" (далее ПО). Именно об этом ПО и пойдет речь в настоящей статье.
Что такое программное обеспечение "АУДИТ СМ"?
АУДИТ СМ - это не просто набор готовых чек-листов, это разработка:
1. Выполнена, в соответствии с требованиями международного стандарта (рекомендаций) ISO 19011:2018, то есть подходит для организации любого аудита:
- первой стороны - внутреннего, санитарного;
- второй стороны - аудиты поставщика или другой заинтересованной стороны.
2. Позволяет управлять несоответствиями, выявленными во время деятельности предприятия:
- жалобы / обращения;
- повседневной деятельности;
- санитарного аудита;
- внутреннего аудита;
- аудита поставщика,
- сертификационного / инспекционного аудита.
3. Управлять документированно-подтвержденной информацией.
- вести реестр всех внутренних документов;
- информировать о сроках действия документов.
4. Собирать информацию для анализа со стороны руководства в автоматическом режиме
- сбор информации в одном месте;
- возможность выгружать информации в Excel, Word;
- возможность выгрузки в любое время.
Порядок работы в ПО
Работа в ПО строитсся по следующей схеме:
1 Предварительные шаги (справочники);
2 Деятельность по внутреннему аудиту;
3 Деятельность по работе с несоответствиями;
4 Анализ со стороны руководства (отчеты)
В ПО реализован принцип "защиты от дурака" по многим элементам.
1 Предварительные шаги
Театр начинается с вешалки, а работа с программным обеспечением с заполнения справочников: Стандарты; Нормативные документы; Подразделения; Сотрудники
1.1 Стандарты
Указывается стандарт или иной нормативный документ, на соответствие требований которого будет проверяться предприятие и/или подразделение
Указывается:
- номер и наименование стандарта (нормативного документа);
- Содержание стандарта (нормативного документа);
- Вопросы к каждому пункту стандарта (нормативного документа)
1.2 Нормативные документы
В данном справочнике указываются все нормативные документы, которые разработаны на предприятии, или документы в которых указаны варианты реализации требований.
Подсвечиваются красным документы с истекшим сроком действия
1.3 Подразделения
Для более четкой структуры на предприятии указываются:
- подразделения и руководители данных подразделений
- возможно использовать данный справочник для бизнес-процессов
1.4 Сотрудники
Справочник дополняет справочник "Подразделения" и заносятся Фамилия, Имя, Отчество, должность сотрудников:
- которые входят в группу качества;
- которые являются внутренними аудиторами (прошли соответствующее обучение);
- руководители структурных подразделений.
2 Деятельность по внутреннему аудиту
Любой аудит (в соответствии с требованиями стандарта ISO 19011:2018, проходит 4 стадии:
2.1 Планирование аудита;
2.2 Подготовка документов для внутреннего аудита;
2.3 Проведение внутреннего аудита;
2.4 Анализ после проведения внутреннего аудита.
Как организовать внутренний аудит на предприятии рассмотрено в статье "Внутренний аудит"
2.1 Планирование Внутреннего аудита
Данный блок (элемент) состоит из трех элементов:
2.1.1 Планирование внутреннего аудита;
2.1.2 Чек-лист внутреннего аудита, со статистикой по выявленным несоответствиям;
2.1.3 Вопросы для чек-листа.
Рассмотрим более подробно каждый из этих элементов
2.1.1 Планирование внутреннего аудита
Отчет план ВА с возможностью группировок по:
- дате аудита;
- проверяемому подразделению;
- проверяемому пункту стандарта;
- аудитору
Указывается стандарт или иной нормативный документ, на соответствие требованиям которого будет проверяться предприятие и/или подразделение.
Указывается:
- Номер и наименование стандарта (нормативного документа);
- Содержание стандарта (нормативного документа);
- Вопросы к каждому пункту стандарта (нормативного документа)
2.2 Подготовка документов для внутреннего аудита:
Программа внутреннего аудита
Указывается:
- Цель ВА - свободное поле;
- Методы ВА (выбор в любой комбинации из 3 стандпртных блоков)
- Указываем ресурсы, необходимые для ВА - время и люди.
- Указываем группу аудиторов (если это необходимо);
- Так же есть возможность подгрузить несоответствия, выявленные за прошлый период, чтобы проверяемое подразделение подготовилось для их проверки.
2.2 Подготовка документов для внутреннего аудита: Уведомление о проведении ВА
Уведомление отправляется по электронной почте руководителю проверяемого подразделения и/или получается подпись об ознакомлении о предстоящем ВА
2.3 Проведение внутреннего аудита
В чек-листе отображаются:
- Все выбранные вопросы;
- Вопросы, которые уже обработаны и заполнена все поля
3 Деятельность по Управлению несоответствиями
Любой аудит, также как и любая деятельность, основана на выполнении действий. Во время этих действий могут возникать определенные несоответствия, которыми необходимо управлять.
Предлагаемый блок в ПО, позволяет управлять всеми выявленными несоответствиями
Почему необходимо управлять несоответствиями и как это делать Вы можете ознакомиться в статье "Управление несоответствиями"
Журнал регистрации несоответствий
Управление несоответствиями заключается в ведение единой базы несоответствий, причем нумерация идет сквозная.
Отчет о выявленном несоответствии
После заполнения журнала регистрации несоответствия и определения коррекции / корректирующих действий необходимо донести эту информацию до сотрудника. Формируется отчет, распечатывается, получаются все подписи и подшивается в соответствующую папку или сотрудник ознакамливается с перечнем необходимых действий в ПО при входе под своим логином и паролем
Вот мы рассмотрели общий подход к работе с программным обеспечением "АУДИТ СМ".
Остались вопросы или хотите увидеть работу ПО в действии?
Пишите комментарии и/или оставляйте запрос на сайте auditsm.ru/audit-sm
