ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ / Искусство делового письма
Поговорим о книге Искусство делового письма
Рекомендуем эту книгу о том, как писать по-русски. Она коротка, как обеденный перерыв, и полезна, как здоровый сон.
Понимая, что у многих нет и этого, делаем дайджест.
Польза, вперед!
«Зачем мне это?» — спрашивает читатель, открывая ваше письмо. Заложите выгоду читателя в тему письма, в первые строки, в начало каждого абзаца. Не начинайте историю «от царя Гороха» или о том, какие вы молодцы. И тем более — не начинайте письмо с проблемы или претензии. Начните с выгоды.
Древовидная структура
Структурируйте письмо так, чтобы для понимания сути достаточно было прочитать первые два абзаца. Начните с главной мысли (в которой, само собой, будет выгода читателю). Подкрепите главную мысль основными аргументами в первом же абзаце. Не вдавайтесь в детали, дайте главное. Если после этого потребуются объяснения — давайте их в последующих на абзацах.
Пишите по-человечески и для людей
Есть простые слова, которые выдают в вас человека, а не робота-убийцу из будущего. Это:
эмоциональные выражения («стремительный», «перелом»),
оценки («великолепный», «катастрофический»),
личные формы глаголов («делаю» вместо «делается»),
простые слова («объяснять» вместо «интерпретировать»),
короткие простые предложения, упоминание чувств («меня очень расстроило, что…»).
Используйте эти слова и приемы, если вы пишете по-человечески и для людей. Даже в самой сложной ситуации человеческое отношение творит чудеса.
Красивый отказ
Саша Карепина дает элегантный алгоритм отказа:
Показать, что читали письмо с просьбой. Доказываем: говорим о деталях письма:
«Я прочитал ваше письмо с просьбой выделить 10 миллионов на строительство детского сада».
Проявляем понимание и искренне сочувствуем.
Ссылаемся на обстоятельства, из-за которых мы не можем помочь.
Хвалим просителя.
Помогаем сохранить лицо: дайте человеку понять, что ваша помощь не так-то и хороша.
Предлагаем альтернативу и оставляем дверь открытой: в чем вы бы могли помочь и в каком случае к вам обратиться.
Изящная претензия
Строится по схеме отказа, с некоторыми особенностями:
Критикуем не человека, а действия или всю компанию. Избегаем личных атак. Получатель не должен воспринять претензию лично.
Проявляем сочувствие, помогаем сохранить лицо.
Обосновываем требования, которые теперь предъявляем. Объясняем, почему именно так и именно в такие сроки.
Вместе ищем выход.
Надеемся на лучшее.
ну вот и все )
но прочитать или прослушать конечно же стоит
книгу Искусство делового письма рекомендует БИЗНЕС ТЕЛЕКОМ