В связи с релокацией у многих возникает необходимость получить в РФ различного рода справки (например, справки об отсутствии судимости) и предоставить их в зарубежные учреждения (консульства, органы внутренних дел и т.д.) для оформления долгосрочных виз или видов на жительство, разрешений на пребывание.
Опять же, в связи с нынешней ситуацией кто-то не успевает получить бумажный документ (например, срок изготовления справки об отсутствии судимости в МФЦ или МВД России - от 10 дней до 1 месяца), или не может лично явиться за его получением.
В этих случаях выручает то, что такую справку можно получить в электронном виде, и она будет загружена в личном кабинете на Госуслугах.
Но есть проблема: такая справка, распечатанная с Госуслуг, содержит электронную подпись подписавшего её должностного лица, которую должностные лица зарубежных госучреждений проверить никак не могут и, соответственно, не считают эту справку надлежащим документом.
Как правило, человек, находясь в РФ, пытается обратиться с таким документом к нотариусу, как-то заверить его, снять с него копию... и получает отказ нотариуса, который отвечает человеку, что электронную подпись заверять не вправе.
Здесь вопрос в понимании процедуры и в терминологии. "Заверить" электронную подпись нотариус, действительно, на такой справке не может. Потому что электронная подпись - это программный код, и находится он, как правило, в отдельном файле (так называемая "открепленная электронная подпись"), а та "бумажка", что вы распечатали, действительно, юридической силы не имеет.
Как же перевести такой электронный документ в бумажный? Вам не нужно ничего распечатывать. Вы должны обратиться к нотариусу с носителем ("флэшкой"), на котором будет два файла: сам документ и открепленная электронная подпись к нему (в личный кабинет на Госуслугах эти файлы приходят именно в таком виде).
Процедура, которую осуществляет нотариус (нотариальное действие), называется "удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу", и предусмотрена она статьей 103.9 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).
(Иногда название этой процедуры путают со ст. 103.8 - "удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе" - мол, это же у меня электронный документ, я его приношу нотариусу... но нет, ст. 103.8 - это процедура обратная, когда вы приносите нотариусу документ на бумажном носителе, а он превращает его в электронный документ в компьютере и подписывает своей электронной подписью, то есть вы такой документ как бы переводите в цифровой формат).
Нам же нужно следующее: приносим нотариусу файл, он его загружает себе на компьютер и специальным программным обеспечением проверяет электронную подпись документа, его целостность и подлинность. После чего нотариус сам распечатывает этот документ (так нотариус убеждается, что это именно тот самый документ, который вы ему принесли в электронном виде и который он только что лично проверил). Такое нотариальное действие - как раз то, что нам нужно, оно и предусмотрено ст. 103.9 Основ.
Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Во всей этой процедуре есть два нюанса.
- Закон написан так неоднозначно, что некоторые нотариусы трактуют его следующим образом: мол, представленный электронный документ должен быть подписан именно обратившимся к нотариусу лицом. В соответствии с этой позицией, вы не можете совершить такое нотариальное действие с документом, где электронная подпись принадлежит не вам, а третьему лицу (например, справка об отсутствии судимости, которая подписана, разумеется, не вами, а должностным лицом государственного органа). В этом нет никакой логики, ведь тогда такое нотариальное действие становится практически бесполезным, да и на практике во многих случаях у нотариусов все же удается удостоверить равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу, выданному государственным органом (ФНС, МВД, МФЦ и прочими). Так что если нотариус вам отказал со ссылкой именно на такую причину (что документ подписан не вами, он "чужой") - просто ищите другого нотариуса. Кстати, на сайте Федеральной нотариальной палаты РФ о таком ограничении нет ни слова, потому что определенная практика по таким действиям всё же сложилась.
- Указанное нотариальное действие невозможно осуществить за пределами РФ в консульском учреждении, так как в перечне нотариальных действий, совершаемых консульскими должностными лицами (статья 26 Федерального закона от 05.07.2010 № 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации"), оно отсутствует.