Начинаем рабочую неделю с рубрики #стильныйэтикет_вделе, в которой разберём правила корпоративного общения по телефону.
Правило № 1. Часовые пояса. Если компания имеет филиалы в других регионах с отличным от Вашего часовым поясом, то перед звонком проверьте время на том конце провода. Аналогично с международными звонками. С клиентом из Америки я, например, созванивалась вечером, часто в нерабочее время.
Правило № 2. Время. Рекомендуется не беспокоить коллегу телефонным звонком в начале рабочего дня, в обеденный перерыв и после окончания работы.
Правило № 3. Громкая связь. Если на совещании, Вам нужно позвонить коллеге, сначала наберите ему без использования громкой связи, предупредите, что сейчас включите громкую связь и с Вами в кабинете находятся тот-то и тот-то.
Правило № 4. Третий сигнал. При поступлении входящего звонка, отвечайте после третьего сигнала.
Правило № 5. Входящие звонки клиентов. Речь идёт о звонках, поступающих на общий корпоративный номер телефона. Их обычно принимают секретари или офис-менеджеры. Поднимая трубку, рекомендуется назвать компанию, Ваше имя, «здравствуйте».
Если спрашивают конкретного сотрудника, а его нет на месте, спросите что ему передать и можете ли Вы помочь.
Правило № 6. Удобно? При совершении исходящих вызовов, поинтересуйтесь у собеседника, может ли он сейчас говорить.
Если вопрос срочный, сразу сообщите об этом.
Плавило № 7. План. Если требуется обсудить более одного вопроса, то запишите их на бумаге.
Правило № 8. Чёткость и интонирование. Телефонная связь может быть неидеальной, поэтому говорите чётко, разборчиво, уделяйте внимание интонации.
Правило № 9. Продолжительность. Разговор по рабочим вопросам не должен превышать 5 минут. Если требуется более долгое обсуждение, согласуйте личную встречу.
Если разговор затянулся, лучше подвести итоги в конце разговора, параллельно сделав заметки.
Правило № 10. Кто позвонил, тот и заканчивает разговор. Это общее правило этикета, работающее и в деловой сфере.
Правило № 11. Попрощаться учтиво. Какой бы ни был результат разговора, поблагодарите коллегу.