Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Структура номенклатуры дел компании
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01. Канцелярия
01-01
Устав ООО «Вираж»
Постоянно
ст. 28
01-02
Коллективный договор ООО «Вираж»
Постоянно
ст. 386
Присланные для сведения — до минования надобности
01-03
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»
1 год
ст. 381
После замены новыми
01-04
Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности
Постоянно
ст. 19
01-05
Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности
5 лет
ст. 19
01-06
Протоколы совещаний у руководителя
Постоянно
ст. 18«е»
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07
Номенклатура дел
Постоянно
ст. 157
Структурных подразделений — 3 года
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
02. Кадры
02-01
Штатное расписание
Постоянно
ст. 40
02-02
Личные дела работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
ст. 445
02-05
Графики предоставления отпусков
3 года
ст. 453
02-06
Списки лиц, подлежащих воинскому учету
5 лет
ст. 457
02-07
Списки работников, ушедших на пенсию
5 лет
ст. 462 «ж»
02-08
Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
3 года
ст. 434 «д»
02-09
Журнал регистрации трудовых договоров
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
ст. 463 «б»
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
- о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
- о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения
Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.
Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
03. Труд и заработная плата
03-01
Положение об оплате труда и премировании
Постоянно или 5 лет после замены новыми
ст. 294 «а»
03-02
Лицевые счета по заработной плате работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
ст. 296
03-03
Заявления о выплате материальной помощи
5 лет
ст. 298
03-04
Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»
6 лет
ст. 295
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
03-05
Листки нетрудоспособности сотрудников
5 лет
ст. 618
03-06
Исполнительные листы работников ООО «Вираж»
5 лет после исполнения
ст. 299
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.
Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:
- образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
- узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».
Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов
Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
04. Налоговый учет и декларирование
04-01
Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»
5 лет после замены новыми
ст. 267
04-02
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
до минования надобности
ст. 24
04-03
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
5 лет
ст. 314
04-04
Счета-фактуры
5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)
ст. 317
04-05
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц
5 лет
ст. 311
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-06
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
5 лет
ст. 310
04-07
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
50 / 75 лет
ст. 308
04-08
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
6 лет
ст. 309
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
04-09
Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»
5 лет
ст. 307
04-09
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
5 лет
ст. 305
04-10
Справки о доходах и суммах налога физлиц
5 лет
ст. 312
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.
Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».
Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2022)».
Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.
Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01
Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»
5 лет
ст. 267
После замены новыми
05-02
Годовой бухгалтерский отчет организации
Постоянно
ст. 268 «а»
05-03
Квартальные бухгалтерские отчеты организации
5 лет
ст. 268 «б»
05-04
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов
5 лет
ст. 323
После выбытия ОС и НМА
05-05
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
5 лет
ст. 321
При условии проведения проверки
05-06
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
5 лет
ст. 298
05-07
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет
ст. 277
При условии проведения проверки.
При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-08
Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц
5 лет
ст. 279
После увольнения (смены) материально-ответственного лица
05-09
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)
5 лет
ст. 276
При условии проведения проверки
05-10
Кассовая книга ООО «Вираж»
5 лет
ст. 277
При условии проведения проверки.
При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
05-11
Главная книга ООО «Вираж»
5 лет
ст. 276
05-12
Карточки учета основных средств
До ликвидации организации
ст. 329 «а»
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.
Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».
Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения
После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
06. Охрана труда
06-01
Инструкции по технике безопасности и охране труда
постоянно
ст. 8 «а»
06-02
Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)
45 лет
ст. 407
При вредных и опасных условиях труда:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
06-03
Журналы, книги учета:
инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
45 лет, ст. 423 «а»
5 лет, ст. 423 «б»
06-04
Журнал инструктажа по пожарной безопасности
3 года
ст. 613
06-05
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
3 года
ст. 635
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ).
Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить
Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
07. Планирование, статистика и финансы
07-01
Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»
Постоянно
ст. 196
07-02
Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним
Постоянно
ст. 197
07-03
Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности
Постоянно
ст. 198
07-04
Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности
Пока не исчезнет надобность
ст. 201
07-05
Индивидуальные планы работников
1 год
ст. 203
07-06
Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов
До минования надобности
ст. 338
07-07
Индивидуальные отчеты сотрудников
1 год
ст. 216
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне
Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.
От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).
Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
08. ПТО
08-01
08-02
Технологические карты
Постоянно
ст. 141
08-03
Технологические правила и предписания
До замены новыми
ст. 143
08-04
Технические условия технологического процесса
До ликвидации организации
ст. 145
08-05
Технологический паспорт
Пока существует надобность
ст. 197
08-06
Карта наладки инструмента
До замены новыми
ст. 213
—
—
—
—
—
Резерв
Резерв
Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.
Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях
В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.
ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.
Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».
В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.
Итоги
Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.
Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.
Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.
Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.