Всем моим читателям приятного и полезного времяпровождения!
Постараюсь написать сухо и кратко. Самое основное из личного опыта (более 15лет) деловой переписки:
1. Всегда в письме к адресату (получателю письма) обращаемся корректно, без оскорблений и не переходим на личности;
2. Если вас расстроило письмо или разгневало, то не пишите сразу. Подождите 30-40 минут отдохните, подумайте о другом, о хорошем. Если письмо написано вечером и оно вас расстроило, отложите его на следующий день и забудьте о нем на весь вечер (как будто его не было). Далее с утра с чистым разумом напишите сдержанный и профессиональный ответ;
3. Никогда не исправляйте в письме других, даже подчиненных. Не ищите ошибок и не указывайте на них вашим коллегам.
" Привет, Вадим!
Слово обАрудование пишется через "О"
Таким ответным письмом вы можете не только обидеть человека, но и нажить себе врага. Во первых, это может быть опечатка, а если это повторяется часто, то поговорите лично в дружеской атмосфере. Скажите, что вы должны пересылать его письмо выше стоящему руководству, и вам приходится корректировать его письма, что вам не жалко, но это некорректно перекладывать его работу на вас;
4. Всегда в начале письма необходимо поприветствовать своего адресата (кому бы вы не писали). И далее с новой строки продолжайте письмо адресату.
Добрый вечер, коллеги! или Здраствуйте, Иван Петрович!
Если вы уже в неформально общаетесь с коллегой, то можете написать "Привет, Иван"
5. Всегда указывайте в письме "тему письма". Это и для вашего удобства поиска письма в будущем и для ваших коллег это тоже полезно (сразу видно о чем письмо и как срочно на него ответить). По таким темам легко отфильтровать почту и найти что нужно. Хорошо при этом, темы по схожим письмам делать однотипные.
6. В деловой переписке всегда принято в копию ставить своего руководителя (он должен понимать какая ситуация по такому то вопросу) (это касается писем в смежные отделы, исходящие письма в другие организации и т.п.). Если переписка ведется на уровне подчинённых, то необходимо уже готовое решение переслать руководителю или подключать его если у вас не получается продвинуться по какому то вопросу.
Для оптимизации поста, продолжение далее
Подпишитесь на канал! Это помогает автору в продвижении канала!