Во время проверки налоговики часто запрашивают книгу доходов и расходов. Разобрались, как правильно оформить этот документ в бумажном виде, чтобы избежать штрафов.
Как вести КУДиР предпринимателям и компаниям на разных системах налогообложения, мы уже писали.
Кто обязан вести КУДиР
Категории предпринимателей, которые обязаны вести книгу доходов и расходов, определены в статьях 346.24 и 346.53 Налогового кодекса. Вот эти предприниматели:
- ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте;
- организации на УСН.
КУДиР ведут в течение календарного года, а в конце года распечатывают и прошивают. Это нужно делать в любом случае, даже если у вас не было доходов и расходов в отчётном периоде.
Общий порядок работы с КУДиР
Помимо Налогового кодекса и Кодекса об административных правонарушениях работу с книгой устанавливает Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Это основной документ, который определяет, как правильно вести и оформлять книгу, чтобы у налоговой не было вопросов. Согласно этому приказу в конце отчётного периода сделайте следующее:
- соберите все страницы книги, если вели её вручную, или распечатайте их, если КУДиР формируется с помощью бухгалтерской программы;
- пронумеруйте листы;
- скрепите все листы вместе, то есть прошейте книгу;
- укажите общее количество листов на последнем из них;
- заверьте книгу подписью ИП или руководителя организации и поставьте печать, если она есть.
Важно. Приказ Минфина не указывает, как именно следует прошивать книгу. Способ прошивки выбирает владелец организации или бухгалтер, исходя из своего опыта и общих рекомендаций по ведению бухгалтерского архива. Обычно опираются на рекомендации Росархива и ГОСТы.
Главное, именно прошить книгу, а не склеить листы или скрепить их степлером. Незаметно заменить листы прошитой книги или подменить их не получится, поэтому такой способ считается самым надёжным.
_________________________________________________________________
Онлайн-бухгалтерия для ИП
Точка помогает ИП вести бухгалтерию онлайн. Вы можете самостоятельно рассчитывать налоги, формировать декларации, учитывать валютные операции в соответствии с законодательством, а можете доверить работу с документами профессиональным бухгалтерам.
_________________________________________________________________
Книгу прошивает ИП, директор или бухгалтер.
КУДиР нередко запрашивает налоговая при проверке. Если её не окажется, владельца бизнеса ждёт штраф:
Как прошить КУДиР
Запаситесь клеем, нитками, дыроколом и терпением. Рассказываем по порядку.
Шаг 1. Подготовьте всё необходимое для прошивки
Чтобы прошить книгу доходов и расходов, вам понадобятся:
- заполненная вручную или распечатанная книга;
- канцелярский клей;
- ножницы;
- дырокол;
- игла;
- толстая нитка или тесьма;
- лист бумаги;
- синяя ручка;
- печать (если есть).
Чтобы прошить КУДиР, понадобятся клей, нитки, дырокол и ещё несколько канцелярских принадлежностей. Источник фотографии
Шаг 2. Пронумеруйте листы
Пронумеруйте листы вручную, если не сделали этого при печати. Начинайте с 2, чтобы на обложке не было номера страницы — он там не проставляется.
В какой части листа ставить номера, вы решаете сами: в нижнем углу, в верхнем углу, по центру снизу или сверху.
Удобнее всего пронумеровать листы при печати. Источник скриншота
Шаг 3. Сделайте отверстия в стопке листов
Сложите листы в стопку и сделайте отверстия дыроколом, чтобы книгу можно было прошить. Если дырокола нет, можно взять толстую иглу.
Используйте дырокол или толстую иглу, чтобы сделать отверстия в стопке листов. Источник иллюстрации
Шаг 4. Скрепите листы ниткой
Проденьте нитку через отверстия. Это удобнее всего сделать с помощью иголки.
После того как все листы скреплены, завяжите нитку на тыльной стороне стопки.
Завяжите нитку или тесьму надёжным узлом. Источник иллюстрации
Шаг 5. Закрепите узел
Наклейте на узел небольшой листок бумаги размером примерно 8 на 8 см. Так узел не развяжется.
Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка — это гарантирует, что КУДиР никто не расшивал.
Наклейте листок бумаги на узел так, чтобы концы нитки торчали из-под него. Источник иллюстрации
Шаг 6. Подпишите и заверьте книгу
Укажите, сколько листов было прошито и пронумеровано. Можно использовать следующую формулировку: «Прошито и пронумеровано N страниц».
После этого заверьте написанное личной подписью руководителя. Это нужно сделать так, чтобы часть подписи была на листочке, а часть заходила за лист.
Если у вас есть печать, поставьте оттиск рядом с подписью. Готово.
Важно. КУДиР, распечатанную и прошитую по всем правилам, необходимо хранить в архиве пять лет.
Укажите количество листов в книге цифрой и прописью. Источник иллюстрации