Как улучшить деятельность компании? Какие данные нужны, чтобы сделать качественный анализ? Как эффективно использовать эти данные? С чего начать улучшения и какие есть варианты? Как изменения повлияют на сотрудников? Разберемся.
Улучшения в компании обычно связаны с оптимизацией бизнес-процессов. Однако сегодня оптимизируют не так, как описано в старых книгах, поскольку цифровизация внесла свои изменения и в процессы, и в их совершенствование. Сегодня мы знаем о бизнес-процессах больше, поскольку можем собирать намного больше информации.
Все ли изменилось? Не все. Методы анализа остались прежними, но возможностей для разработки стратегий стало больше. Можно, к примеру, установить датчики, настроить отслеживание, собирать данные о каждом значимом событии. Таким образом мы можем узнавать все, что нас интересует: на что больше всего обращают внимание клиенты, на каком участке работа идет медленнее, где в магазине чаще всего останавливаются покупатели, что привлекает клиентов и что отталкивает.
Анализ позволяет быстрее увеличить качество производства и продуктов за счет появления более умных измерительных приборов. Огромный шаг вперед мы получили благодаря возможности приборов подключаться к сети Интернет и взаимодействовать с человеком и между собой. Так производитель собирает данные о пользовательском опыте.
И наконец, технологии позволяют не просто оптимизировать процессы и операции, но и вообще отказываться от некоторых. Наверное, вы замечали, что во многих случаях нас уже не просят вводить пароли, банковские и другие системы идентифицируют и авторизуют нас намного быстрее и легче.
Работая над оптимизацией процессов, мы уже учитываем все возможности сегодняшних технологий.
С чего начинать оптимизацию
Ставя задачу по оптимизации, нужно прежде всего решить, какие данные и каким образом мы будем анализировать.
Направления оптимизации обычно такие:
- Сокращение издержек за счет оптимизации всех возможных ресурсов – время, материальные средства, усилия человека.
- Повышение экологичности производства за счет экономии электричества и топлива.
- Сбор данных в режиме реального времени. К примеру, отслеживание перемещения товара.
Можно подумать, что процессы оптимизации уместны и доступны только в крупном бизнесе, однако повышение эффективности возможно также и в малом и среднем бизнесе. Небольшой бизнес не может позволить себе дорогие решения, но может собирать данные. Иногда для этого достаточно только ручки и бумаги.
На какие вопросы нужно найти ответы? Самое главное, что стоит выяснять, – что покупатели ценят в ваших услугах и продуктах больше всего. Это и будет тем, что следует развивать компании для повышения своей эффективности.
Сбор данных нужно начинать с формализации. Пока она не будет проведена, сложно повысить эффективность.
Формализация – это представление определенной области знаний и взаимосвязей в виде понятной системы.
Система должна быть понятной для всех заинтересованных в оптимизации. Изобразите ваши процессы схемами, знаками, графикой, словесными описаниями того, что происходит, что с чем связано и каким образом.
Какими инструментами пользоваться
Для работы над оптимизацией процессов используйте картирование – инструмент визуализации и анализа материального и информационного потоков в ходе создания ценности. Опишите перемещение ценностей (материальных и информационных) внутри компании. Все это на начальных этапах можно делать с помощью ручки и листа бумаги. При этом картируйте только самые важные процессы.
Кому поручить формализацию и оптимизацию? Заказать картирование у внешнего специалиста, поручить своему, или этим должен заниматься непосредственно руководитель?
Эксперты считают, что заниматься оптимизацией должны представители тех подразделений, в которых нужно что-то менять. Сам процесс может происходить в формате стратегической сессии или сессии планирования, проведение которой можно доверить внешним профессионалам, поскольку эффективность таких мероприятий напрямую зависит от качества их организации и проведения.
Суть оптимизации
Суть оптимизации – поиск целей, достижение которых повысит эффективность компании. Для этого используются собранные актуальные данные, описывается текущее положение дел, определяется желаемое. Имея цели, компания достигает их, используя известные и доступные ей инструменты.
Процесс оптимизации требует процессного подхода (приведение операций и процессов компании в управляемую систему). Решили перейти на процессный подход – начните с заказа командной сессии. Заказать проведение стратегической сессии можно в ManGO! Games.
О том, какие бывают процессы, каким нужно отдавать предпочтение и как описать и оптимизировать процессы – читайте в статье «Бизнес-процессы: основные, поддерживающие и процессы управления».