Объяснительную записку работнику приходится писать, когда он совершит дисциплинарный проступок. В ней он дает пояснения своему поступку. Когда требуется ее оформить и как правильно составить?
Кто и когда составляет
Объяснительная записка составляется по требованию руководителя. Работник пишет объяснение проступку, который он совершил, или поясняет свои действия, которые привели к негативным последствиям.
Причина для объяснительной может быть любой:
- прогул;
- опоздание на работу (потребуется зафиксировать время в акте);
- нарушение сроков выполнения задания руководства;
- невыполнение поставленной задачи;
- нарушение требований законодательства или локальных актов.
Это не полный список, могут быть и другие поводы для требования объяснений.
На составление документа обычно отводятся два рабочих дня. Но работодатель вправе установить и свой срок. Все зависит от обстоятельств. Но минимальный и максимальный сроки должны быть указаны в локальных актах компании или в документе-требовании пояснений. Но затягивать тоже не стоит, потому что может пройти срок для дисциплинарного наказания. Он составляет месяц с даты обнаружения проступка.
Как составить документ
Обычно шаблон объяснительной утверждается руководителем и закрепляется во внутренних актах организации. Для каждого случая может быть свой шаблон. Либо единая форма с небольшими изменениями, подходящие к конкретному случаю.
Несмотря на то, что форма документа может быть свободной, требуется придерживаться определенных требований:
- проблема и причины должны быть указаны кратко и четко;
- обязательно указание лица, для которого составляется объяснительная. Обычно это руководитель;
- указать данные самого работника, обязательны его подпись и дата составления;
- деловой стиль пояснительной, отсутствие ненормативной лексики;
- достоверность событий.
Не забудьте, что описывать события нужно от первого лица. Не стоит допускать отвлеченные размышления, просьбы или интерпретацию событий с точки зрения другого человека. То есть цель объяснительной — подробно и точно описать произошедшее событие.
На сайте можете скачать готовые образцы объяснительных для разных ситуаций. Это бесплатно.
Можно ли отказаться от объяснений
Для дачи пояснений работнику обычно предоставляют два дня. Если в течение этих дней работник решил, что не хочет давать пояснения, об этом составляется отдельный акт. При составлении акта тоже придется придерживаться некоторых требований:
- составляет документ та же комиссия, что и фиксировала нарушение;
- документ составляется в присутствии нарушителя, который должен сразу же ознакомиться с бумагой.
Только после этого начинается сама процедура наказания. Это может быть:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Все документы следует сохранять, они могут потребоваться при возникновении судебного спора между работником и работодателем. Эти документы будут тщательно рассматриваться в заседании, поэтому все следует оформить правильно и подкрепить доказательствами. Иначе суды могут встать на сторону работника и потребовать восстановления его на работе или выплаты морального вреда.