В своей практике часто встречаю утверждение: документы есть только у государственных организаций, а мы – коммерческая структура, у нас документов нет, но есть много информации, в структурировании которой нам нужна помощь.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Так ли это?
Информационные ресурсы организации наполняются документами и документированной информацией. Чем они отличаются, определяет ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:
Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Само слово «документ» происходит от латинского «documentum», что означает «доказательство».
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Документ отличается от документированной информации наличием реквизитов (всего 30, закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016, каждый вид документа имеет свой набор реквизитов).
Для официального документа установлены жесткие правила его оформления, нарушение требований к оформлению приведет к потере юридической силы (например, обязательный набор реквизитов первичных учётных документов установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете»).
Для придания информации юридической силы ее надо правильно задокументировать: оформить, использовать правильные реквизиты.
Вернемся к утверждению владельцев бизнеса о том, что в их деятельности документов нет. А что есть?
Вот несколько примеров функциональных направлений деятельности компаний:
- o трудовые отношения (организация труда, нормирование труда, охрана труда);
- o кадровое обеспечение (прием, перевод, увольнение, учет, аттестация, повышение квалификации);
- o бухгалтерия (оплата труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность).
- Каждое направление имеет правовую основу, что выражается в требованиях к документированию. то есть установлен набор обязательных видов документов и правил их оформления.
Выводы и рекомендации
Правила документирования едины как для государственных организаций, так и для коммерческих компаний. Создавайте документы правильно по каждому направлению деятельности в соответствии с внешними нормами.
Помните, что документ имеет юридическую силу, документированная информация – нет.
При автоматизации различайте документ и документированную информацию – такое различие должно быть явно заложено в логике программного продукта. Уточните это у специалистов по внедрению.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»