С 2023 года сведения по персонифицированному учёту и страховым взносам нужно подавать по-новому. ПФР и ФСС объединились, поэтому и формы отчётности стали другими. Теперь организации и ИП обязаны сдавать единую форму ЕФС-1, которая включает в себя сразу несколько привычных отчётов работодателя. Разбираемся, как правильно её заполнить, в какой срок и куда отправлять.
Как подать ЕФС-1 в Эльбе
Отчёт подаётся частями в разные сроки, поэтому в разделе Задачи и отчётность будут отдельные задачки. Например, «Отправить СЗВ-ТД в составе ЕФС-1». Визуально задачи будут похожи на старые.
Год Эльбы в подарок всем ИП младше 3 месяцев
Получить подарок
Что такое ЕФС-1
1 января 2023 года вместо ПФР и ФСС появился Социальный фонд России (СФР). Изменились и формы отчётности работодателей — в частности, прежние 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3 теперь входят в общий отчёт ЕФС-1. Его название расшифровывается как «Единая форма сведений».
Новый бланк отчётности включает в себя следующую информацию о застрахованных:
- трудовая деятельность,
- страховой стаж,
- заработная плата,
- страховые взносы на обязательное социальное страхование,
- периоды работы для расчёта досрочной пенсии,
- дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии,
- специальная оценка условий труда,
- медосмотры.
! Отчётность за 2022 год сдают, используя старые формы документов. ЕФС-1 начинают применять, когда нужно отчитаться за периоды 2023 года — ст. 15 Федерального закона от 14.07.2022 №237-ФЗ.
Какие организации должны сдавать отчёт
Сдавать отчётность по форме ЕФС-1 обязаны все организации и предприниматели, у которых есть сотрудники. При этом учитываются и работники, устроенные по гражданско-правовым договорам (ГПД).
Как заполнить ЕФС-1
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких частей. Первым идёт титульный лист, который содержит сведения о страхователе. За ним следует раздел 1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Он включает:
- Подраздел 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица».
- Подраздел 2. «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии».
- Подраздел 3. «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
Завершает отчёт раздел 2 — «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Порядок заполнения формы ЕФС-1 содержится в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Электронный формат документа — в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п.
ЕФС-1, как и старые формы отчётности, заполняют на основании данных кадрового и бухгалтерского учёта. В отчёт вносят всю ту же информацию, что раньше входила в 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.
Бумажный отчёт подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо, в документе ставят печать организации. Отчёт в электронной форме подписывает директор своей ЭЦП или другой сотрудник, имеющий на это право.
Кто будет заполнять и отправлять отчётность ЕФС-1, организация решает самостоятельно. Можно приказом и должностной инструкцией закрепить эту обязанность за конкретными сотрудниками. Например, за часть с кадровой информаций отвечает кадровик, а за бухгалтерскую составляющую — бухгалтер. Тем более, что сроки подачи сведений различаются в зависимости от раздела.
В какие сроки сдают ЕФС-1
Существует единый срок отправки документа — 25 число, а вот периодичность различается для каждого раздела и подраздела.
- Принимают на работу или увольняют сотрудника, приостанавливают или возобновляют трудовой договор, заключают или расторгают ГПД. Нужно заполнить подраздел 1.1 и отправить не позднее следующего рабочего дня.
- Сотрудника переводят, он выбирает электронную или бумажную трудовую книжку. Необходимо заполнить подраздел 1.1 и отправить до 25 числа месяца, следующего за отчётным.
- Сведения о заработной плате и условиях работы сотрудников государственных и муниципальных учреждений. Заполняют подраздел 1.3 и сдают ежемесячно — до 25 числа месяца, следующего за отчётным.
- Информация о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Вносят в подраздел 3 и отправляют ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.
- Данные о страховых взносах на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Заполняют раздел 2 и сдают ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.
- Сведения о страховом стаже и периодах работы для назначения досрочной пенсии. Вносят в подразделы 1.2 и 2, отправляют ежегодно — до 25 января следующего года.
Можно сдавать не всю форму целиком, а только отдельные части по необходимости. Титульный лист с данными работодателя нужно заполнять при каждой отправке отчёта.
Куда и в какой форме отчитываться
Отчёт ЕФС-1 сдают в территориальное отделение СФР по месту регистрации ИП или организации.
В каком виде сдавать отчёт — электронном или бумажном — зависит от количества застрахованных в отчётном периоде. Если в организации более 10 работников, в том числе по ГПД — возможен только электронный формат. Остальные предприниматели и юрлица могут сами решить, подать отчётность на бумаге или через онлайн-сервис.
Ответственность работодателя
Сдача отчётности по форме ЕФС-1 — не право, а обязанность работодателя. Если он не отправил документ вовремя, предоставил неполные или ошибочные сведения, его накажут. Размер штрафа зависит от того, о какой именно информации идёт речь:
- о застрахованных лицах — 500 ₽ за каждого работника;
- о страховых взносах на обязательное соцстрахование — 5% от суммы страховых взносов за последние три месяца, но не более 30% от указанной суммы и не менее 1000 ₽;
- за нарушение порядка передачи электронной документации — 1000 ₽.
Например, если организация должна сдать ЕФС-1 в электронном виде, а отправляет в бумажном, её оштрафуют на 1000 ₽. Если «забыла» указать или представила неверные сведения по двум сотрудникам — ещё на 1000 ₽.
Работодатель избежит штрафа, если исправит ошибки в течение пяти рабочих дней после уведомления из СФР или сам обнаружит неточность и оперативно исправит её до проверки контролирующим органом — Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ. Также можно снизить сумму штрафа на 50%, если оплатить его в течение 10 календарных дней — ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ.
Эльба — это онлайн-бухгалтерия. Сервис помогает предпринимателям на УСН и патенте вовремя сдавать отчётность и считать налоги без ошибок.
Попробовать бесплатно