Авансовый отчёт – главный документ, который бухгалтерия потребует у сотрудника после командировки. На его подготовку отводятся 3 рабочих дня по возвращении, а сдают его вместе с оригиналами чеков, квитанций и билетов
Об этом говорится в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки». В авансовом отчёте надо указать сумму, которую сотрудник получил до поездки на такие расходы, как:
- проезд;
- проживание;
- визовый сбор;
- оформление обязательной медицинской страховки;
- по согласованию – представительские расходы.
В документ включают также суточные: обычно 700 руб. за день в поездке по России, 2500 руб. – в зарубежной. В таком размере они не облагаются НДФЛ.
Когда не нужен авансовый отчёт?
Если все расходы в командировке были предоплачены работодателем заранее, а в поездку, кроме суточных, не выдавались другие денежные средства. Например, когда билеты и проживание забронировало агентство делового туризма, и в другом городе не возникло дополнительных издержек.
Как заполнить?
Компания, как правило, использует унифицированную форму №АО-1, как на изображении ниже.
Сотрудник вносит название юрлица, дату, ФИО, должность, назначение аванса (командировка), а также полученную сумму, расход и остаток. Затем на оборотной стороне листа расписывает информацию о чеках, квитанциях и других подтверждающих документах, не затрагивая столбцы для бухгалтера «сумма расхода, принятая к учёту» и «дебет счёта»:
Онлайн-альтернатива
У привычного бумажного документооборота есть электронные альтернативы, например, облачное приложение Hamilton Apps:
Это удобно: сотрудник может внести информацию о командировке с любого устройства, приложить фото чеков и отправить руководителю – тот визирует документ электронной цифровой подписью, после чего он автоматически попадает к бухгалтеру.
В итоге авансовый отчёт будет выглядеть так, как хочет бухгалтерия. Получатся листы А4 для печати со всеми требуемыми реквизитами: данные, которые вносит работник, распределяются в нужные поля. В приложении, где указываются подтверждающие документы, тоже может быть любое количество строк под запрос.
Перевести авансовые отчёты в онлайн – значит сэкономить время сотрудника, руководителя и бухгалтерии.