Рассказываем, как с помощью Битрикс24 грамотно встроить в команду крутых и редких специалистов. Практический кейс автоматизации онбординга в одной из крупнейших инжиниринговых компаний в горнодобывающей отрасли России.
Rock and Mill решили оцифровать все этапы работы по адаптации кадров, чтобы безошибочно проводить новых сотрудников по отработанной схеме. Мы настроили для них смарт-процесс онбординга на базе Битрикс24. Для удобства работы добавили бизнес-процессов и немного собственной разработки. В результате получился четкий сценарий адаптации, в котором всем участникам понятно, что делать на каждом из этапов.
Заказчик
Rock and Mill - одна из крупнейших инжиниринговых и сервисных компаний в горнодобывающей отрасли России. За плечами - больше 230 проектов по геологическому сопровождению полевых геологоразведочных работ, оценке запасов месторождений по российским и международным стандартам, проектированию, строительству и вводу в эксплуатацию горнодобывающих и перерабатывающих предприятий.
Среди постоянных клиентов Rock and Mill значимые отраслевые игроки: “Полиметалл”, “Норникель”, “Металлоинвест”, Highland Gold, Mangazeya Mining, “Золото Камчатки”, Nordgold и другие.
В штате более 200 специалистов с уникальным опытом в геологоразведке, подготовке месторождений к промышленному освоению и экономической оценке горнодобывающих предприятий.
Запрос
В горнодобывающей отрасли работают редкие, дорогие, высококлассные специалисты. Таких сложно нанимать и удерживать. Чтобы процесс адаптации новичков проходил гладко, подготовку к введению новобранцев в должность нужно начинать задолго до выхода на работу. В идеале, как только кандидаты приняли оффер. Правильный онбординг, конечно, не панацея, но +1 к тому, что ценные кадры приживутся в компании.
В Rock and Mill уже была готовая, отработанная годами схема адаптации новых сотрудников. После установки Битрикс24 ее нужно было оцифровать и занести в систему, чтобы ответственные лица в нужный момент быстро включались в работу, а руководитель мог контролировать, как идут дела у кандидата, в режиме одного окна.
Мы получили конкретное ТЗ, в котором четко расписано, из чего складывается онбординг в компании и кто задействован в этом процессе.
Итак, главные действующие лица:
- HR-директор
- Непосредственный руководитель того отдела, который принимает сотрудника
- Куратор
Онбординг в Rock and Mill запускается в тот момент, когда кандидат подписывает Job Offer. Вот как все происходит:
HR-директор утверждает с непосредственным руководителем принимающего подразделения нового сотрудника. Назначает время выхода на работу и дату окончания испытательного срока.
Непосредственный руководитель отправляет заявку IT-отделу на подготовку рабочего места нового члена команды: техника, программное обеспечение, доступы. Выбирает проекты, к которым планирует подключить новобранца. Назначает куратора, который будет помогать на первых порах: следить за тем, чтобы новый сотрудник лучше вписался в коллектив и быстрее адаптировался к работе.
В первый рабочий день новичка вводят в курс дела и знакомят с рабочим процессом. Выдают памятку о том, что и как делать и к кому обращаться с вопросами. Дальше непосредственный руководитель ставит новому сотруднику задачи и контролирует их выполнение. Месяц спустя он составляет предварительную характеристику, которую корректирует ближе к концу испытательного срока. По итогам этой работы выносится решение: кандидата либо принимают в штат, либо прощаются.
В целом, это вполне типовой и достаточно прозрачный процесс, который, однако, требует много ручного управления. Под капотом у адаптации новых сотрудников - заявки, отчеты, согласования и много-много личного общения между всеми участниками процесса.
Когда же онбординг формализован и оцифрован, это экономит всем причастным кучу времени. Каждый подключается тогда, когда нужен. Все обсуждение идет в режиме одного окна. А в конце испытательного срока руководитель получает наглядную картину: какие задачи выполнял кандидат, как с ними справился и сколько тратил времени. С таким запросом и обратились к нам Rock and Mill.
Подробнее о том, что дает компании грамотный онбординг и как сократить издержки на адаптацию кадров, читайте на нашем сайте.
Решение
Мы настроили в Битрикс24 смарт-процесс под названием “Адаптация”, чтобы все детали прохождения кандидатом испытательного срока были доступны в одном месте. И добавили несколько опций из Маркетплейса Битрикс24, чтобы сделать работу еще удобнее.
Смарт-процесс адаптации мы выстроили по принципу воронки продаж - со своими этапами и критериями перехода из одного в другой. Только вместо карточки “Сделка” мы создали карточку “Кандидат”. Непосредственному начальнику нужно лишь заполнить ее, и процесс запустится автоматически. Дальше вся работа по адаптации этого специалиста будет идти непосредственно через его карточку. Каждый ответственный подхватит процесс на своем участке. Система автоматически подскажет, что и когда нужно сделать.
В карточке “Кандидат” прямой начальник может:
- назначить новобранцу куратора;
- открыть чат, чтобы обсудить процесс адаптации со всеми причастными;
- заполнить характеристику кандидата;
- отправить заявку на организацию рабочего места.
Над заявками пришлось немного поколдовать. Дело в том, что в Rock and Mill все запросы от внутренних пользователей IT-служба получает через сервис ITSM 365. Чтобы не нарушать привычный порядок и не изобретать велосипед, мы связали этот сервис с “Адаптацией” с помощью бизнес-процесса Битрикс24. Теперь непосредственный начальник может отправить заявку на нового сотрудника прямо из его карточки. Достаточно указать, за каким столом он будет сидеть, и перечислить, что именно требуется - количество мониторов, системный блок, ноутбук, моноблок, программное обеспечение, доступы к корпоративным ресурсам.
Благодаря настройке штатного функционала, на финише система генерирует полный отчет о прохождении кандидатом испытательного срока. В этом отчете есть информация обо всех участниках процесса - сотрудник, его непосредственный начальник и куратор. Есть данные о работе кандидата: сколько и каких задач он выполнял, как много времени на них потратил, успешно ли справился. Там же содержится характеристика от руководителя и другие нюансы процесса. HR-директору не придется собирать эту информацию по крупицам - все уже сложено в один документ. Сбор информации о задачах - собственная разработка o2it.ru. Все остальное - грамотная настройка базовых функций Битрикс24.
Что получилось на выходе
Смарт-процесс по адаптации новых сотрудников в Rock and Mill мы запустили через два месяца с момента запроса. Компания получила удобный, интуитивно понятный сервис, который позволяет безошибочно проводить кандидата по отработанному и понятному всем сценарию. Каждый участник процесса точно знает, что делать на конкретном этапе.
Вот как выглядит весь процесс в Битрикс24:
После того, как кандидат подписал Job Offer, HR-директор добавляет его в систему и запускаем смарт-процесс “Адаптация”.
Заполняет обязательные поля с информацией о кандидате: в каком департаменте он будет работать, когда приступает, кто будет его непосредственным руководителем.
Так в системе создается карточка нового кандидата. Если все поля заполнены правильно, можно перевести ее на следующий этап.
В игру вступает непосредственный руководитель принимающего подразделения. Он заполняет заявку на организацию рабочего места и отправляет в IT-подразделение.
Когда заявка заполнена, в системе автоматически создается задача для IT-сервисной службы, а карточка “Кандидат” переходит на следующий этап.
Непосредственный руководитель выбирает, кто из отдела будет курировать новичка, и отмечает проекты, в которых планирует его задействовать.
Когда кандидат выходит на работу, к процессу подключается куратор, который вводит его в курс дела. Новичку автоматически направляется памятка о том, как в компании все устроено и к кому обращаться с вопросами.
В первый рабочий день HR-директору приходит уведомление со ссылкой на карточку кандидата. После того, как он подтвердит, что ознакомился к карточкой, процесс движется дальше.
Теперь новобранец начинает получать от своего непосредственного руководителя задачи. На первых порах - ознакомиться с памяткой, освоиться в корпоративных программах. Ну и боевые, само собой. Через 10 рабочих дней карточка кандидата автоматически перейдет на этап контроля. Его начальник должен будет проверить, что уже сделано, а с чем нужна помощь.
Через месяц с того момента, как новичок включился в работу, его руководителю автоматически ставится задача - заполнить характеристику. Сделать это можно, не выходя из смарт-процесса. Никаких дополнительных документов, которые нужно отправлять по электронной почте, не нужно. Достаточно просто заполнить форму, и вся информация сохранится в системе. Еще через месяц вся процедура повторится.
За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока непосредственный руководитель принимает итоговое решение по кандидату.
В финале система генерирует документ - “Отчет о прохождении испытательного срока”. Карточка кандидата переходит в “успешную” или “проигрышную” стадии - в зависимости от решения непосредственного начальника.
Существующий в Rock and Mill процесс адаптации кадров был формализован и оцифрован. Всю информацию о прохождении кандидатом испытательного срока теперь можно посмотреть самостоятельно - в режиме одного окна. Не нужно спрашивать у каждого причастного в отдельности - “Ну как там?” Это сокращает рутину и экономит время сотрудников, у которых и помимо онбординга хватает дел. А кандидаты на старте работы в компании своевременно получают поддержку по всем фронтам и быстрее подключаются к реальной работе.
А как в вашей компании устроен процесс адаптации новичков? Расскажите в комментариях о своем опыте: что помогло вам освоиться и чего не хватило.