Подготовка пакета документов для участия в торгах — это кропотливая работа всей команды поставщика: каждая запятая должна быть на своем месте, любая справка или выписка — должным образом заверена. За ошибки в тендерной документации заявку компании могут отклонить, и все усилия окажутся напрасны. Вместе с экспертами объясняем, как ничего не упустить.
Требования к поставщикам и их документам для участия в закупках, которые проводятся по 44-ФЗ, сформулированы в самом законе (ст. 43), заказчик не вправе добавить что-то от себя. 223-ФЗ дает больше свободы действий: в Положении о закупках заказчик может предусмотреть различные конкурентные способы проведения торгов и установить собственные требования к поставщику и документации, выходящие за рамки шаблонных.
Поэтому, по словам тренера по обучению тендерных дистрибьюторов Анастасии Елескиной, готовить документы для торгов по 44-ФЗ проще: достаточно собрать стандартный пакет, который повторяется на 90%, и адаптировать его под конкретную закупку. Подготовиться к торгам по 223-ФЗ гораздо сложнее: иногда требования заказчиков ставят в тупик даже опытных тендерных специалистов. «Например, могут попросить поэтапное описание модели разработки какой-либо методики или развернутую схему технологического процесса, это серьезный интеллектуальный труд», — объясняет эксперт.
Поэтому, перед тем как готовить документы, она советует оценить вероятность получить контракт. Если одно из требований — подтвердить опыт несколькими соответствующими договорами, а у вас только один, заявку примут, но вероятность набрать максимальное количество баллов очень мала. От участия в таком тендере лучше сразу отказаться. Но если вы проходите по всем критериям, стоит сосредоточиться на подготовке документов.
Внимательно изучите инструкцию к заявке на участие в закупке
Все, что заказчику важно увидеть в документах, указано в его Положении о закупках или документации по закупке, размещенной в ЕИС или на электронной торговой площадке. Инструкция по заполнению заявки на участие в закупке обычно содержит базовые требования к участникам и формальные — к документам, а также критерии оценки заявок, соответствие которым нужно подтвердить документально.
«Часто заказчики прописывают, в каком формате загружать документы, нужны цветные сканы или хватит черно-белых, каким должно быть расположение информации на листе — вплоть до нумерации, — уточняет Анастасия Елескина. — Устанавливают и требования к содержанию: скажем, достаточно ли для подтверждения опыта тех страниц, где описан предмет договора и цена, стоят подписи сторон, или необходим весь контракт целиком с актами за каждый месяц. Именно в инструкции надо искать все важные детали, которые заказчик будет оценивать при рассмотрении заявки».
Корректно заполните электронные формы
Анкету участника, сведения о товарах, опись исполненных договоров или ценовое предложение по форме заказчика заполняйте строго по инструкции. Например, если надо, уточните размер, вес, единицу измерения или страну происхождения товара. Если нет, подробности лучше не добавлять: это не приблизит к победе, а только создаст лишнее пространство для ошибок.
Также важна очередность подачи информации. Например, в первой части заявки на участие в открытом конкурсе по 44-ФЗ не должно быть данных, которые позволят идентифицировать поставщика; реквизиты компании и контакты можно указывать только во второй части. Если нарушить это требование, например оформить один из документов в начале на фирменном бланке, компанию не допустят к участию в торгах.
«Если участник предоставил все нужные документы, но, скажем, вместо таблицы Excel загрузил данные в Word, заказчику, вероятно, будет неудобно их читать, но основанием для отказа это не станет. Главное, чтобы состав и содержание документов были верными». Анастасия Елескина, тренер по обучению тендерных дистрибьюторов, эксперт-практик в сфере закупок.
Проверьте заявку на орфографические ошибки и опечатки
Нередко они искажают смысл, в этом случае заказчик может не принять документ к рассмотрению. Эксперты «ЭТП ГПБ Консалтинг» вспоминают кейс одного из своих клиентов-ИП, который готовил документацию без помощи специалистов. Предприниматель сделал опечатку в фамилии, когда заполнял согласие на обработку персональных данных. В итоге его не допустили к тендеру, и поставщик потерял контракт на 1,7 млн рублей — значительная сумма для субъекта малого бизнеса.
Соберите полный пакет документов
Пройдите по списку и проверьте наличие всех деклараций, свидетельств, лицензий и актов, которые указаны в требованиях заказчика. Если какого-то документа не хватает, а получить новый вы не успеете, к заявке можно приложить объяснение в свободной форме — часто такая возможность прямо предусмотрена в документации заказчика. Разъясните уважительную причину отсутствия документа и уточните, что обязуетесь предоставить его по запросу организатора торгов. Такое письмо не заменит недостающий документ, но как минимум исключит возможность, что заявку отклонят по причине его непредоставления.
Также важно проверить срок действия документов, он должен быть актуальным на момент подачи заявки, и убедиться, что текст на копиях легко читается
Совет: если заказчик просит подтвердить опыт, не экономьте время и усилия — отсканируйте максимальное количество договоров на оказание аналогичных услуг. В практике «ЭТП ГПБ Консалтинг» был пример, когда специалисты настояли на этом, в результате клиент получил самый высокий балл и выиграл тендер.
Подготовку документов эксперты советуют начинать заранее: на одно только сканирование дипломов, трудовых книжек, договоров, сертификатов и благодарственных писем уйдет много времени. Особенно для торгов, которые проводятся по 223-ФЗ. По оценке Анастасии Елескиной, формирование комплекта даже у опытного тендерного специалиста в зависимости от сложности закупки может занять до двух недель.
Заранее загрузите документы на электронную торговую площадку
Постарайтесь сделать это хотя бы за день до окончания срока приема заявок — сможете подстраховаться на случай возникновения технических сложностей на площадке и проверить, что с ключом электронной подписи все в порядке. Если что-то пойдет не так, еще будет время все настроить и исправить ошибки.
На что еще, кроме победы в тендере, влияют ошибки в заявке на закупку
Если участник подал заявку с ошибками, заказчик будет вынужден ее отклонить. Компания зря потратит свои ресурсы, не сможет побороться за выгодный контракт и потеряет комиссию за выпуск банковской гарантии, если закупка предусматривала обеспечение. Каждое третье отклонение заявки на одной и той же площадке за квартал, если основанием стало предоставление недостоверных сведений, приведет к удержанию суммы обеспечения заявки.
«Но есть и более неприятные последствия. Если закупочная комиссия на стадии подачи заявки по какой-то причине пропустит ошибки в документах будущего победителя, а потом окажется, что они не позволяют заключить контракт, заказчик направит сведения о таком контрагенте в реестр недобросовестных поставщиков, — предупреждает Анастасия Елескина. — Придется доказывать, что на самом деле вы хотели заключить контракт, но не смогли этого сделать по объективным причинам».
Как минимизировать риски
Если что-то в закупочной документации вызывает сомнения, лучше запросить разъяснение у заказчика через функционал ЭТП. Но если у компании мало опыта участия в торгах, вопросов может быть слишком много, особенно в крупном тендере, где документация — техническое задание, инструкция к заполнению заявки, требования к товарам или услугам — занимает несколько десятков страниц. Неопытным участникам бывает трудно даже найти список документов и разобраться в формулировках заказчика, говорят эксперты «ЭТП ГПБ Консалтинг»: вместо решения об одобрении сделки с заинтересованностью они предоставляют решение об одобрении крупной сделки и, наоборот, по невнимательности забывают приложить штатное расписание, указывают неконкретные характеристики товаров и так далее.
Чтобы обезопасить бизнес от потери ресурсов и с большей вероятностью получить выгодный заказ, можно поручить подготовку документов профессионалам. В услугу тендерного сопровождения на ЭТП ГПБ входит помощь в подготовке заявки на участие в закупке на любой электронной торговой площадке по всем критериям заказчика.
В «ЭТП ГПБ Консалтинг» обращаются компании, которые впервые участвуют в электронных торгах, либо пока не работали на конкретной электронной площадке или с выбранным заказчиком. Особенно сложно поставщикам, у которых нет в штате специалиста по закупкам. Помогает команда проекта и тендерным отделам, например если они не успевают сами подготовить заявку для срочной закупки, у заказчика крайне сложная закупочная документация либо тендер очень важный, поэтому нужна помощь экспертов.
Специалисты помогут разобраться в требованиях к поставщику, заполнить формы, сформулировать вопросы к заказчику, чтобы получить разъяснения, собрать комплект требуемых документов, а перед отправкой проверить их на корректность, актуальность и полноту заполнения. Тендерное сопровождение минимизирует количество ошибок, снижает вероятность отклонения заявки по формальному признаку и повышает шансы поставщика на победу.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и мы вам перезвоним!