Найти в Дзене

Как повысить эффективность еженедельных планерок за 5 шагов

Оглавление

На еженедельных встречах обсуждается, насколько за неделю команда смогла подойти ближе к большим целям компании. Если на этом пути возникли проблемы, то как их решить. И чтобы правильно построить работу команды на планерках, вы заранее должны определить:

  • Цели, к которым нужно прийти.
  • Стратегию, как идти к результату через ограничения и неопределенности.
  • Главное ограничение, на котором вы с командой сфокусируетесь в первую очередь.
  • Собранные гипотезы и спроектированные эксперименты.
  • Задачи на неделю (1-3 выбранные гипотезы), чтобы проверить главное ограничение.

Разберем эти пункты на примере компании, которая недавно запустила свой продукт

Руководитель поставил цель — выйти на 15 тысяч продаж в месяц. Для этого (стратегия) необходимо увеличить штат продавцов, то есть нанять новых сотрудников. И здесь возникает основное ограничение — приходит мало откликов на вакансию.

Почему это происходит (гипотезы): например, некорректно составлено описание вакансии, неконкурентоспособная для соискателя зарплата или ошибочное место размещения объявления о найме. И вся работа команды должна быть сфокусирована на главном ограничении и как его преодолеть: сотрудники берут на неделю задачи, чтобы провести эксперименты и проверить гипотезы.

Задачи можно описывать в привычных инструментах, главное — для каждой определить план действий, ответственного, оценить необходимые ресурсы и заранее определить образ результата, который должен получиться. Руководитель вместе с ответственным сотрудником должен проговорить и прописать этот результат. Так во время самой планерки вы сможете синхронизироваться между участниками по результату и заранее его уточнить.

Обычно еженедельная встреча занимает по времени около одного часа в зависимости от объема задач. Особенность эффективной планерки в том, что она неотвратима – проходит в точное время раз в неделю в конкретный день. Еще желательно, чтобы каждый участник команды заранее готовил результаты недели и выводы к планерке, и команда не тратила время на анализ, а сразу обсуждала и планировала следующие шаги.

▶️ Помогаю предпринимателям найти неочевидные точки роста в бизнесе и выйти на следующий уровень прибыли. Запишитесь на бесплатную консультацию.

Алгоритм работы на еженедельной планерке

Шаг 1. Собрать результаты недели

Проверяете, что сделано, что не сделано, какой результат в цифрах получили, и к каким выводам сотрудники пришли. Часто это обсуждение занимает до половины времени всей планерки.

При этом отмечайте:

если задачи не доделаны или сделаны частично, то это повод продиагностировать, чего не хватило: каких ресурсов, знаний или компетенций, чтобы успеть сделать всё вовремя.

если задачи выполнены, но запланированный результат не получился, то важно сделать вывод, почему не получилось, кто за это ответственен и что делать дальше: продолжать задачу и пробовать делать по-другому или нет.

если результат получился, то как он нас продвигает к устранению главного ограничения.

Шаг 2. Проверить, не изменились ли цели

За время с предыдущей встречи в рыночных условиях могло многое измениться или появиться новая информация. Вам важно понимать, остались ли ваши главные цели актуальными, и проговорить это вместе с командой.

Цели могут быть качественными — это те изменения в бизнесе, которые ведут нас к основному результату. И количественными — они выражаются в конкретных цифрах, и их результаты можно увидеть в краткосрочной перспективе.

Например, качественным изменением будет то, что компания запустила новый продукт, а количественным — размер выручки, которую она получила от запуска, и насколько он соответствует плану. Важно отметить: если цель долго не меняется, то это повод глубже рассмотреть, что мешает в ее достижении.

Шаг 3. Проанализировать главное ограничение

Уточните, что с ним происходит: осталось ограничение прежним или сместилось.

Проверьте, что:

– ограничение всего одно, и на нем все сфокусированы;

– ограничение в зоне вашего влияния;

– устранение этого ограничения максимально ускорит рост бизнеса.

Шаг 4. Определиться с гипотезами

Какие из них подтвердились и их можно масштабировать, а какие не брать дальше в работу и выбрать новые гипотезы.

При этом гипотезы – это то, что реально влияет на главное ограничение, а не просто хочется сделать, и можно оценить и оцифровать ее результат. Тогда вы сможете выбрать и проверить самые перспективные гипотезы из всех.

Шаг 5. Распределить задачи на следующую неделю, которые будет выполнять каждый участник команды

Напомню, что у каждой задачи должны быть:

– один ответственный;

– оценка, сколько времени на нее нужно;

– результат влияет на ограничение и сформулирован в оцифрованном виде.

Важно не пропускать любой из этих блоков, тогда в результате последовательных действий в проведении планерок у вас будет процесс, где сотрудники:

– понимают свои задачи и цели;

– понимают, как строится вся работа;

– сфокусированы на результате;

– начинают делать меньше лишней работы.

А еще вы сможете повысить мотивацию сотрудников и осознанность всех участников команды. Они начинают думать результатом и проявляют больше самостоятельности в том, как выполнить задачу оптимальнее и дешевле. И самих результатов становится больше. В итоге компания быстрее и с меньшим количеством затрат достигает своих целей.

Рекомендую такие еженедельные встречи организовать в ваших командах. Они позволяют больше осознать, что вы делаете и как, а что еще нужно, чтобы делать лучше.

▶️ Помогаю предпринимателям найти неочевидные точки роста в бизнесе и выйти на следующий уровень прибыли. Запишитесь на бесплатную консультацию.

Подписывайтесь на мой канал в Дзене и канал в Телеграме. Рассказываю о том , как развивать бизнес в России сегодня: как ставить цели, достигать результата, устранять ограничения внутри бизнеса и в голове.

Пишите свое мнение в комментариях 👇