Часто ли вы испытываете стресс из-за слишком большого объема работы или слишком большого количества обязанностей? С течением времени чувствуете ли вы, что у вас под рукой больше задач, чем у вас есть времени на их выполнение?
Хитрость заключается в том, чтобы организовать свои задачи и эффективно использовать свое время, чтобы ежедневно делать больше дел. Это может помочь снизить уровень стресса и повысить производительность на работе и дома.
Для развития навыков управления временем требуется время, и у каждого человека они разные. Ключевым моментом здесь является поиск того, что лучше всего подходит для вас и вашего напряженного графика.
В конце концов, все, что у вас есть, - это 24 часа. Из них не менее шести-девяти часов отводится на сон, как рекомендуют эксперты. Пара часов используется для приготовления и приема пищи. Добавьте к этому три-четыре часа езды на работу, стояния в пробках и другие мелкие неожиданные проблемы. Итак, все, что у вас осталось, - это 10-12 часов, а иногда и меньше.
В течение этого времени вы должны выполнять свои рабочие задачи, учиться, заниматься хобби, заботиться о себе, общаться и проводить время со своей семьей. События и особые случаи - это совсем другая история.
Как можно справиться с таким большим количеством дел за такое короткое время? Искусство делать это, не теряя рассудка, - это именно то, что представляет собой тайм-менеджмент.
Почему управление временем имеет значение?
К счастью или к сожалению, вы не можете отказаться от управления временем.
Жизнь в социальном мире также означает наличие обязанностей. Без выполнения этих обязанностей вы не сможете выжить.
Вы должны работать, чтобы зарабатывать деньги — вам нужны деньги, чтобы иметь возможность есть. Если вы не будете есть, вы умрете с голоду. У вас должен быть какой-то источник развлечений, чтобы сохранять свежесть ума. Если вы полностью изолируете себя, ваше психическое здоровье пострадает.
Вот почему тайм-менеджмент имеет значение. Вы должны научиться справляться с ограничением времени для вашего же блага.
Без тайм-менеджмента вы будете только напрягать себя. Вам придется пожертвовать осмысленной жизнью, что приведет к тому, что все пойдет под откос умственно, эмоционально и физически. Поэтому вам нужно знать, как управлять временем, как профессионал.
Чтобы вы могли начать, ниже приведены 15 советов по тайм-менеджменту, которые помогут повысить вашу производительность.
15 Способов Улучшить навыки тайм-менеджмента
1. Делегируйте задачи
Нам свойственно брать на себя больше задач, чем мы способны выполнить, что часто приводит к стрессу и выгоранию. Делегирование полномочий не означает, что вы убегаете от своих обязанностей. Вместо этого это означает, что вы знаете, как правильно управлять своими задачами.
Делегирование способствует эффективности и гибкости. Это позволяет разным людям выполнять работу по-разному, тем самым обеспечивая высокий уровень успеха.
Научитесь делегировать работу своим подчиненным в соответствии с их навыками и способностями и успевайте делать больше. Это не только освободит время для вас, но и поможет членам вашей команды почувствовать себя неотъемлемой частью рабочего пазла.
2. Расставьте приоритеты в работе
Определение приоритетов задач - это способность упорядочивать и выполнять возложенные обязанности в порядке важности, и считается важным нетехническим навыком. Расстановка приоритетов основана на факторах, связанных с задачей, таких как продолжительность, срочность, важность, процедура и вознаграждение.
Перед началом рабочего дня составьте список задач, которые требуют вашего немедленного внимания. Незначительные задачи могут отнимать много вашего драгоценного времени, и мы склонны отдавать этому слишком много нашей энергии, потому что они легче или менее напряжены.
Однако определение срочных задач, которые необходимо выполнить в этот день, имеет решающее значение для вашей производительности. Как только вы поймете, куда направить свою энергию, вы начнете выполнять все в том порядке, который подходит вам и вашему расписанию.
Вкратце, расставьте приоритеты в своих важных задачах и держите себя сосредоточенным.
3. Создайте расписание
Люди, которые чаще составляют списки дел, склонны меньше откладывать на потом. Те, кто составляет формальные списки дел, меньше откладывают и более добросовестны, чем те, кто использует случайные или мысленные списки дел.
Носите с собой ежедневник или блокнот и перечисляйте все задачи, которые приходят вам в голову. Возможность отмечать пункты по мере их выполнения даст вам чувство выполненного долга и сохранит вашу мотивацию.
Составьте простой список дел перед началом дня, расставьте приоритеты в задачах и сосредоточьтесь на главном. Убедитесь, что эти задачи тоже выполнимы. Если вам нужно выполнить большую задачу, сделайте ее единственной в своем списке. Вы можете перенести остальные на следующий день.
Чтобы лучше распоряжаться своим временем, вы можете составить три списка: рабочий, домашний и личный.
4. Установите крайние сроки
Когда у вас есть задача, установите реалистичный срок и придерживайтесь его. После того, как вы установили крайний срок, может быть полезно записать его на стикере и положить рядом со своим рабочим местом. Это даст вам визуальный сигнал, который поможет вам сосредоточиться на задаче.
Постарайтесь установить крайний срок за несколько дней до выполнения задачи, чтобы вы могли выполнить все те задачи, которые могут помешать. Испытайте себя, уложитесь в срок и вознаградите себя за то, что справились с трудной задачей.
5. Преодолейте прокрастинацию
Промедление - одна из вещей, которая негативно влияет на производительность. Это может привести к потере необходимого времени и энергии. Это может стать серьезной проблемой как в вашей карьере, так и в личной жизни.
Преодоление промедления может быть трудным для многих,, мы склонны откладывать, когда нам скучно или мы перегружены. Постарайтесь запланировать на день небольшие, но увлекательные занятия, чтобы разбить более сложные задачи. Это может помочь вам оставаться на верном пути.
6. Справляйтесь со стрессом с умом
Стресс часто возникает, когда мы берем на себя больше работы, чем способны выполнить. В результате наше тело начинает чувствовать усталость, что может повлиять на нашу производительность.
Стресс проявляется в разных формах для разных людей, но некоторые продуктивные способы борьбы со стрессом могут включать:
- выход на улицу
- упражнения
- практика медитации
- звонок другу по телефону
- участие в любимом хобби
- прослушивание музыки или подкаста
Согласно некоторым исследованиям, стресс оказывает широкий спектр воздействия на нервную систему человека и может вызвать структурные изменения в различных частях мозга. Хронический стресс может вызвать атрофию мозга и снижение его веса.
Ключ в том, чтобы найти то, что работает для вас, когда дело доходит до снижения вашей реакции на стресс. Если у вас нет времени ни на что другое, попробуйте пару дыхательных техник. Это можно сделать за считанные минуты, и было доказано, что они снижают уровень гормонов, вызывающих стресс.
7. Избегайте многозадачности
Джошуа Рубинштейн, доктор философии, Джеффри Эванс, доктор философии, и Дэвид Мейер, доктор философии, провели в 2001 году четыре эксперимента, в ходе которых молодые люди переключались между такими задачами, как решение математических задач и классификация геометрических объектов. При переключении с одной задачи на другую участники теряли время на все задачи.
Большинство из нас считают, что многозадачность - эффективный способ добиться успеха, но правда в том, что мы добиваемся большего успеха, когда фокусируемся и концентрируемся на чем-то одном. Многозадачность снижает производительность, и ее следует избегать, чтобы улучшить навыки управления временем.
8. Начните рано
У большинства успешных людей есть одна общая черта — они начинают свой день пораньше, поскольку это дает им время посидеть, подумать и спланировать свой день.
Если вы не жаворонок, можете попробовать просыпаться на тридцать минут раньше обычного. Вы будете поражены, как много вы можете сделать за это время. Если вы не хотите использовать его для работы, используйте его, чтобы немного потренироваться или съесть полезный завтрак. Такой распорядок дня также будет способствовать вашей продуктивности в течение дня. Ставя цели, вы сокращаете время, необходимое для обдумывания того, куда вы направляетесь.
9. Делайте регулярные перерывы
Всякий раз, когда вы чувствуете усталость и стресс, сделайте перерыв на 10-15 минут. Слишком сильный стресс может негативно сказаться на вашем организме и повлиять на вашу продуктивность.
Еще лучше, запланируйте время перерыва. Это поможет вам расслабиться и позже снова вернуться к работе с энергией. Если вы знаете, что наступает перерыв, вы, скорее всего, сможете преодолеть скуку или отсутствие мотивации для выполнения поставленной задачи.
Прогуляйтесь, послушайте музыку или сделайте несколько быстрых растяжек. Лучшая идея - полностью отдохнуть от работы и провести время со своими друзьями и семьей.
10. Научитесь говорить "Нет"
Вежливо откажитесь от дополнительных заданий, если считаете, что и так перегружены работой. Взгляните на свой список дел, прежде чем соглашаться на дополнительную работу.
Многие люди беспокоятся, что, сказав "нет", они будут выглядеть эгоистично, но это один из лучших способов позаботиться о себе и своем времени. Когда вы позаботитесь об этом, вы обнаружите, что у вас появилось больше энергии, чтобы посвятить ее важным вещам, которые в конечном счете оценят окружающие вас люди.
11. Используйте метод "Помодоро"
Метод "Помодоро" - это техника работы в короткие промежутки времени.
По сути, вы устанавливаете 25-минутный таймер и сосредотачиваетесь на одной текущей задаче, не отвлекаясь ни на что.
После того, как закончится один помидор или 25-минутный интервал, вы делаете перерыв не более чем на 5 минут.
5-минутного перерыва достаточно, чтобы восстановить вашу продуктивность, но недостаточно, чтобы нарушить темп работы. Это дает вашему разуму удовлетворение от перерыва, не позволяя вашему мозгу потерять концентрацию внимания.
Более того, после четырех помидоров вы можете устроить себе более длительный перерыв от 15 до 30 минут. Вы можете побаловать себя небольшим занятием, перекусить или просто расслабиться. Это отличный способ не дать вам наскучить задачами, над которыми вы работаете уже долгое время.
Устанавливая таймер, вы даете своему мозгу направление. Ваш разум знает, что он должен сосредоточиться на чем-то одном в течение определенного времени.
Вы также можете рассматривать 5-минутный перерыв как удовольствие для вашего ума, которого вы с нетерпением ждете. Таким образом, вы повышаете свою общую концентрацию и производительность.
12. Блокируйте отвлекающие факторы
Что отвлекает вас от работы? Мгновенные сообщения? Звонит телефон? Появляются текстовые сообщения?
В настоящее время я почти никогда не пользуюсь чатом. Я захожу в Телеграм только тогда, когда не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это становится очень отвлекающим фактором.
Когда я делаю важную работу, я выключаю свой телефон. Звонки в течение этого времени записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше сосредоточиться.
Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться большего, см. в разделе Как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться цели.
13. Отслеживайте потраченное вами время
Когда вы начинаете отслеживать свое время, вы начинаете лучше осознавать, как вы проводите свое время.
Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, скажем, 30 минут или 1 час. Нехватка времени может заставить вас оставаться сосредоточенным и работать более эффективно.
14. Объединяйте похожие задачи вместе
Для соответствующей работы объедините их вместе.
Например, я классифицирую свою работу по следующим основным группам:
- написание (статьи, моя будущая книга)
- коучинг
- разработка семинара
- развитие бизнеса
Я объединяю все связанные задачи вместе, так что получается синергия. Если мне нужно сделать несколько звонков, я выделяю время для совершения всех своих звонков. Это действительно упрощает процесс.
15. Оставьте буферное время между ними
Не упаковывайте все плотно друг к другу. Оставьте 5-10 минут буферного времени между каждой задачей. Это поможет вам завершить предыдущую задачу и приступить к следующей.
Заключительные мысли
Когда вы четко поймете, что у вас на уме, вы будете более сосредоточены и успеете сделать больше за меньшее время.
Хорошее управление временем требует ежедневной практики определения приоритетов задач и организации их таким образом, чтобы помочь вам сэкономить время и добиться большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас есть.