Некоторые телефонные звонки в ваш бизнес не требуют присутствия секретаря. Служба автоматического ответа может ответить на многие распространенные вопросы или направить звонок соответствующему сотруднику. Мы протестировали и проанализировали десятки служб автоматического ответа на звонки для малого бизнеса, чтобы выяснить, какие из них предлагают наилучшее соотношение цены и качества. Мы пришли к выводу, что Nextiva является лучшим вариантом для большинства благодаря простоте управления рабочим процессом, доступной цене и полезным функциям для масштабирования.
Лучшие услуги автоматического автоответчика для малого бизнеса, которые следует рассмотреть
- Nextiva — лучшая служба автоматического автоответчика для большинства малых предприятий
- eVoice — лучше всего подходит для удобной маршрутизации отделов
- Vonage — лучший вариант для настраиваемых тарифных планов телефонной связи
- RingCentral — лучший вариант для комплексного телефонного обслуживания бизнеса
- Genesys — лучше всего подходит для бюджетных почасовых расценок
Когда имеет смысл инвестировать в услуги автоматического автоответчика для малого бизнеса
Выбор между экономией денег и повышением производительности часто является больной точкой для малого бизнеса. Однако ответы на телефонные звонки, чтобы ответить на вопросы о вашем бизнесе или направить звонящих к нужному сотруднику, могут отнимать много времени от других важных задач. Именно здесь может помочь услуга автоматического автоответчика. Эти службы отвечают на телефонные звонки автоматически и представляют звонящим список вариантов получения необходимой информации. Некоторые службы используют функцию распознавания голоса для ответа на вопросы, которые звонящие произносят в трубку. Другие — текстовые, позволяющие звонящим нажимать цифры, основанные на опциях вашей телефонной системы. При наличии службы автоматического ответа на звонки вы сможете сэкономить время своих сотрудников, отвечая на общие вопросы или переключая людей на удержание, чтобы соединить их с соответствующим сотрудником. Лучшие услуги отличаются гибкими ценовыми параметрами, что делает их доступными на любом этапе развития бизнеса, включая небольшие команды, в штате которых всего несколько человек. Если вы заметили, что значительная часть вашего рабочего дня уходит на ответы на телефонные звонки, возможно, пришло время инвестировать в услугу автоматического автоответчика.
Nextiva — лучший сервис автоматического ответа на звонки для большинства малых предприятий
Небольшие команды могут выбрать тарифный план Nextiva Professional, чтобы получить многоуровневый автосекретарь, созданный для рабочего процесса и масштабируемости. Создавайте настраиваемые приветствия и интеллектуальные пути маршрутизации, чтобы направлять клиентов именно туда, куда им нужно, начиная всего с $22,95 в месяц. Nextiva — это полнофункциональная телефонная система VoIP для предприятий, но вы также можете использовать ее исключительно для службы автоматического ответа на звонки, известной как автосекретарь.
Эта функция позволяет создавать индивидуальные приветствия клиентов и правила телефонной системы в зависимости от времени работы. Вы даже можете решить, как направлять звонящих на основании их кода города, часового пояса и других факторов, которые могут диктовать, как обрабатывать их звонки. С системой виртуального секретаря Nextiva нет необходимости в том, чтобы реальный человек отвечал на звонки в рабочее или нерабочее время. Вместо этого ваша система может включать ответы на часто задаваемые вопросы, чтобы отвечать на частые звонки или направлять клиентов к нужному контакту или отделу. Одна из причин, по которой Nextiva выделяется среди других решений для малого бизнеса, — это удобный административный портал, доступ к которому можно получить с компьютера или мобильного приложения Nextiva. Вы можете управлять всей своей телефонной системой и автосекретарем через портал.
Кроме того, эта система отлично подходит для масштабирования. Когда ваш бизнес растет и вам требуются более продвинутые функции для общения с клиентами, Nextiva предлагает вам услуги VoIP, видео, чат, виртуальную голосовую почту и многое другое. Цены на услуги Nextiva невероятно доступны для малого бизнеса, особенно учитывая функции, которые вы получаете в дополнение к автосекретарю. Планы начинаются от $18,95 в месяц на пользователя при ежегодной оплате. Они включают неограниченные телефонные и видеозвонки, интернет-факс, историю звонков и журналы, доступ к приложению Nextiva, а также конференц- или настольные телефоны. Мы предлагаем перейти на тарифный план Professional за $22,95 в месяц/пользователя при годовой подписке, если это вам по карману. Этот тарифный план предлагает многоуровневый автосекретарь для более сложной маршрутизации. Это может быть особенно полезно для малых предприятий с несколькими отделами или для тех, кому может пригодиться более подробное телефонное меню.
eVoice — лучший за удобную маршрутизацию отделов
Если вы ищете автоматический автоответчик для своего бизнеса, то eVoice — это то, что вам нужно. Удобный интерфейс позволяет легко настроить телефонное меню для направления звонящих в соответствующий отдел. Вы также получите доступ к справочнику Dial-By-Name, чтобы звонящие могли найти нужного сотрудника. Получите все преимущества службы автоматического автоответчика с дополнительным бонусом в виде простой настройки с eVoice.
Интуитивно понятный, дружественный интерфейс службы позволяет создать меню, которое направляет звонящих по нужному пути, не запутывая их. Чтобы помочь им в этом, eVoice включает каталог Dial-By-Name. Звонящие могут набрать несколько первых букв имени человека, даже если они не знают его внутренний номер. Или же ваша автоматизированная система может представить звонящим справочник имен с соответствующим номером для выхода на их телефонную линию. В результате звонки попадают к нужному человеку, не оставляя общий почтовый ящик переполненным голосовыми сообщениями от звонящих, которые ищут конкретного человека или отдел. В дополнение к функции автосекретаря eVoice включает переадресацию вызовов, индивидуальные приветствия, конференц-связь и удобное мобильное приложение для управления услугами.
Vonage — лучший для настраиваемых планов телефонного обслуживания
Малые предприятия могут в один прекрасный день превратиться в крупные. Оставьте себе свободу действий, воспользовавшись услугой автоматического автоответчика от Vonage, которая растет вместе с вашим бизнесом. Начните с многоуровневого автосекретаря и настройте свой тарифный план, включив в него визуальную голосовую почту, запись разговоров и другие дополнения по мере необходимости. Vonage — это телефонная служба VoIP, созданная для нужд бизнеса. Поэтому она рассчитана на компании практически любого размера. Vonage предлагает доступные тарифные планы с обязательными функциями и дополнительными опциями, позволяющими настроить тарифный план в соответствии с вашими потребностями.
Начнем с многоуровневого автосекретаря, который доступен в тарифных планах Premium и Advanced. Используя эстетически приятный портал администратора, вы можете перетаскивать расписания, приветствия и меню, чтобы персонализировать меню вашего телефона. Вы даже можете создать правила для своей телефонной системы, чтобы помогать клиентам во время обеденных перерывов или праздников. Все тарифные планы Vonage также включают круглосуточную поддержку, блокировку определителя номера и более 50 других функций бизнес-телефонии. Когда потребности вашего бизнеса изменятся, и вам потребуется больше возможностей от службы автоматического автоответчика, вы можете подключить услугу Vonage Business Inbox за $9,99/месяц. Это даст вам доступ к бизнес-текстам и сообщениям Facebook Messenger в одном удобном почтовом ящике, что поможет вам управлять контактами с клиентами.
RingCentral — лучшее комплексное телефонное обслуживание для бизнеса
Многие телефонные системы для бизнеса предлагают больше, чем просто автоматический ответ, но RingCentral предоставляет одни из самых комплексных услуг для общения с клиентами и сотрудниками. Получите такие преимущества, как инструменты для совместной работы и журналы вызовов, чтобы все были на одной волне. Наличие службы автоматического ответа на звонки — это прекрасно, но если вы также рассматриваете возможность создания полноценного решения для бизнес-телефонии, обратите внимание на RingCentral.
RingCentral обслуживает ваших клиентов с помощью многоуровневой функции автосекретаря с настраиваемой маршрутизацией входящих вызовов. Установите определенные расписания, по которым служба будет принимать звонки, например, в нерабочие часы или во время конференций. Вы также можете настроить различные профили для разных отделов или нескольких местоположений, чтобы гарантировать, что клиенты дойдут до цели. Получите до 250 подменю для каждой учетной записи. Вам нужно больше для вашего бизнес-телефона? Получите голосовую почту, бесплатные номера, отчеты журнала вызовов, интеграцию с CRM и запись разговоров с различными тарифными планами RingCentral. Помимо автоматического ответа на звонки и других телефонных услуг, RingCentral помогает вашим сотрудникам управлять своими коммуникациями с помощью видеоконференций и инструментов для обмена сообщениями и совместной работы. Упростите рабочие процессы с помощью инструментов управления проектами, обменивайтесь документами и переключайтесь между мобильными и настольными приложениями RingCentral, чтобы взять свою работу с собой. Стоимость тарифных планов RingCentral с функцией автосекретаря составляет $27,99 в месяц на пользователя при ежегодной оплате или $37,99 в месяц на пользователя при ежемесячной оплате.
Genesys — лучший для бюджетного почасового тарифа
Малые предприятия имеют разнообразные потребности, которые должна удовлетворять автоматизированная служба автоответчика. Компания Genesys предлагает гибкую почасовую тарификацию, позволяющую предприятиям платить только за то, сколько они используют свою систему, и ни копейки больше. Планируете ли вы использовать свою автоматизированную службу автоответчика только в течение нескольких часов ежедневно или еженедельно? Например, медицинские учреждения иногда используют системы автоматического ответа на звонки, когда врач должен отлучиться по неотложным делам в больницу, чтобы продолжать помогать звонящим, когда офис внезапно закрыт.
Genesys предлагает гибкие решения для предприятий, а не универсальный подход. Вы можете выбрать ежемесячное ценообразование, если это наиболее целесообразно для вашей компании. Или выбрать почасовую тарификацию, при которой плата взимается в зависимости от времени использования системы. Допустим, в среднем вы работаете с автоматизированной системой около 10 часов в неделю или около 50 часов в месяц. При ценообразовании Genesys вы заплатите $34 за базовый план с почасовой оплатой по сравнению с $75 за тот же план с помесячной оплатой. Genesys включает все функции, которые вы ожидаете от автоматизированной службы автоответчика для малого бизнеса, такие как простой в использовании конструктор центра обработки вызовов с перетаскиванием и персонализированная маршрутизация. Включите функцию голосовой связи, чтобы клиенты могли озвучивать свои потребности в телефон, чтобы направить их в нужное место. Есть даже возможность визуального IVR, чтобы дать звонящим навигацию на сенсорном экране.
Методология выбора лучших служб автоматического ответа для малого бизнеса
Переход на автоматизированную службу автоответчика для вашего малого бизнеса может оставить у вас несколько вопросов, например, «Что мне нужно от телефонной службы?» и «Что облегчит работу моих клиентов?». Мы стремимся устранить некоторую путаницу, изложив несколько основных характеристик, которые малые предприятия должны искать в службе автоматического ответа.
Посещение многоуровневых звонков
Функция автосекретаря принимает звонки для вашего бизнеса и предоставляет звонящим меню, с помощью которого они могут попасть туда, куда им нужно. Многоуровневый автосекретарь повышает качество этой услуги, позволяя предприятию создавать индивидуальные пути для каждого абонента в зависимости от его конкретных потребностей. Например, вы можете создать один путь для обслуживания клиентов, а другой — для технической поддержки. На пути к учетной записи клиента звонящие могут услышать информацию о балансе, получить по электронной почте документы или изменить PIN-код. Другими словами, многоуровневая система обслуживания вызовов позволяет вам иметь несколько профилей обслуживания, чтобы помочь звонящим получить именно ту информацию, которая им нужна, или выполнить конкретные задачи. Эта функция лучше всего подходит для малых предприятий с несколькими отделами или клиентов с различными потребностями.
Мониторинг счетов и звонков
Можно ли легко изменить пути звонков в службе автоматического автоответчика, отслеживать аналитику звонков и настраивать систему с помощью приборной панели? Как правило, службы автоответчиков имеют онлайн-панель управления, которую можно использовать в качестве центра телефонной системы. Приборная панель должна позволять вам легко добавлять пользователей, изменять разрешения и контролировать каждый аспект вашей телефонной системы без лишних хлопот. Более того, некоторые компании включают в свои планы мобильное приложение, позволяющее делать все это, даже находясь вне офиса. Прежде чем выбрать компанию, попробуйте воспользоваться бесплатной пробной версией или демо-версией, чтобы получить практический опыт работы с пользовательским интерфейсом, чтобы убедиться, что он максимально удобен для пользователя.
Дополнительный ответ на звонки в режиме реального времени
Несмотря на то, что вы ищете службу автоматического автоответчика, могут быть моменты, когда живой человек на другом конце телефона может оказаться полезным. Например, некоторые клиенты предпочитают разговаривать с человеком, а не пользоваться автоматическим меню, особенно если у них есть уникальный вопрос. Это может повысить их удовлетворенность, если в меню есть опция оператора, который соединит их с тем, кто может помочь. Некоторые службы предлагают услуги живого оператора в качестве дополнения к своим автоматизированным телефонным планам. Даже если вам не нужна эта услуга сейчас, выбор компании, предлагающей ее в качестве опции, когда вы будете готовы к расширению, может оказаться полезным.
Гибкие часы
Некоторым компаниям может понадобиться круглосуточная служба автоматического ответа на звонки. Другие могут предпочесть использовать автоматизированную систему только в нерабочее время, чтобы клиенты могли продолжить общение при необходимости. Вполне возможно, что потребности вашего бизнеса изменятся, и вам придется перейти с круглосуточной на внеурочную работу автоответчиков или наоборот. Выбирая компанию, которая позволит вам выбрать любую схему работы службы автоответчика, вы получите большую гибкость. Если вы планируете подключить услугу живого ответа на звонки сейчас или в будущем, убедитесь, что компания, услугами которой вы планируете воспользоваться, предлагает услуги живых секретарей в то время, которое соответствует вашему расписанию.
Дополнительные функции бизнес-телефона
Масштабируемость должна быть основным направлением вашего малого бизнеса, чтобы лучше планировать будущее. Возможно, сейчас вы просто ищете службу автоматического автоответчика, но растущая компания может извлечь выгоду из дополнительных функций бизнес-телефонии. Такие услуги, как Nextiva и Vonage, предоставляют широкие возможности для роста, не заставляя вас тратить средства, выходящие за рамки вашего бюджета. Выберите тарифный план, который соответствует вашим текущим потребностям, и получите доступ к дополнительным функциям, если они понадобятся вашему бизнесу в будущем. Вот несколько функций, о наличии которых вы, возможно, захотите подумать:
- Веб-чаты и мобильные чаты
- Опросы после вызова
- Конференц-связь
- Транскрипция голосовой почты
- Запись разговора
- Интеграции CRM
- Интерактивный голосовой ответ (IVR)
Услуги конференц-связи особенно полезны в качестве дополнительной функции. Поскольку команды работников все чаще работают удаленно, организация конференц-связи может помочь им почувствовать связь с коллегами. Добавление возможностей конференц-связи к услугам деловой телефонной связи также может помочь в поддержании клиентов в курсе событий. Вам не придется лично встречаться с клиентом каждый раз, когда вам нужно сообщить ему важные новости. Вместо этого достаточно провести конференц-звонок. Если используемая вами услуга конференц-связи высокого качества, вы сможете успешно проводить встречи с клиентами. Вы хотите произвести на них впечатление качеством вашей услуги конференц-связи, а не оставить их сомневаться в возможностях вашей компании из-за некачественной услуги конференц-связи. Некоторые люди предпочитают иметь в услуге бизнес-телефонии возможность высококачественной видеоконференцсвязи. Если вам регулярно приходится проводить презентации для клиентов, видеоконференцсвязь может стать необходимостью. Опять же, качество видеоконференций должно быть исключительно высоким, иначе вы можете не впечатлить клиентов. Пропуски видео или видео с низким разрешением могут привести к серьезным проблемам. Если вы занимаетесь продажами по телефону, услуга записи разговоров может стать неоценимой дополнительной функцией. Записывая звонки, вы сможете лучше обучать продавцов технике продаж. Кроме того, записывая все звонки, вы сможете лучше расследовать жалобы клиентов на плохое обслуживание.
Резюме
Служба автоматического ответа на звонки может предоставить звонящим необходимую информацию с полезными, самостоятельными рекомендациями, экономя время, деньги и ресурсы персонала вашего предприятия. Конечно, работа вашей службы поддержки клиентов в значительной степени зависит от вашей телефонной системы. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем Nextiva для большинства малых предприятий. Ее административный портал прост в работе, поэтому вам не нужно быть экспертом в области техники, чтобы заставить систему работать так, как вы хотите. Кроме того, вы сможете воспользоваться целым рядом дополнительных функций, которые, вероятно, понадобятся вам по мере развития вашего бизнеса. Предприятиям, которым требуется обслуживание только раз в жизни, возможно, больше понравится более гибкая ценовая политика Genesys. С другой стороны, компаниям, стоящим на пороге значительного роста, будет полезно иметь наготове более комплексную телефонную систему RingCentral. Чтобы определить, какая услуга автоответчика подходит для вашего бизнеса, подумайте о том, где он находится сейчас и куда планирует двигаться в ближайшие 1-5 лет.