Первые шаги всегда даются трудно, особенно если речь идёт о новом проекте.
Разложить всё по полочкам и понять порядок выполнения нам поможет планирование, особенно если делать надо много и долго, а энтузиазм потихоньку растворяется в небытии.
Давайте сначала поговорим об определении термина, потом разберём алгоритм планирования достижения цели и сделаем выводы.
Итак, планирование. Именно оно даёт возможность не закопаться в "текучке" и не бояться больших объёмов.
Хотя иногда очень нужен золотой мотивационный толчок, потому что даже полностью и детально расписанный план не спасает. Мотивация, увы, не главный герой данной статьи, поэтому оставим её в покое и поговорим позже.
Планирование - это
- часть процесса управления;
- способ эффективного распределения времени.
А кроме этого оно ориентировано на оценку имеющихся ресурсов, определение перспективы развития и выбора маршрута достижения цели.
Достижение цели невозможно без грамотного распределения собственных ресурсов и качественного планирования рабочего времени. В противном случае мы быстро эмоционально выгорим.
Алгоритм планирования достижения цели
Он достаточно простой, но очень помогает не потеряться в хитросплетении путей.
Пунктов будет 11, возьмите чай, расположитесь поудобнее. Приступим.
1) определить/назначить ключевых исполнителей и заинтересованных лиц и привлечь их к обсуждению плана;
Например, для достижения цели "проведение регионального литературного баттла" нужно собрать "пятиминутку", куда пригласить своих сотрудников и представителей заказчика.
2) сформулировать общий подход к достижению цели;
Нужно подумать и высказать возможные альтернативные пути достижения цели, используя собственный опыт или опыт коллег. Лучше всего, конечно, провести "пятиминутку" с командой и получить одобрение начальства, если оно есть, выработав основной путь к цели.
3) определить крупные этапы и их результаты;
Каждый результат - это наглядный шаг в достижении заветной цели. Их можно и нужно контролировать как самому исполнителю, так и менеджеру.
Например, договоритесь о том, к какому времени нужно завершить сценарий, когда должны быть заключены договоры с подрядчиками, какой день является завершающим для согласования и бронирования площадки.
4) назначить ответственного и составить список действий при достижении каждого из достигнутых промежуточных результатов
Например, Катя ищет не менее шести спикеров (для возможности выбора), Антон находит не менее трех подходящих под наши задачи площадки для проведения фестиваля.
5) описать ключевые препятствия и способы их устранения;
Здесь важно заложить время на подобные форс-мажоры и прописать ответственных.
Например, выбранная площадка может быть занята, для другой потребуется дополнительное согласование с местной администрацией, полицией, медицинской службой.
6) оптимистично оценить время, необходимое для каждого этапа;
Тут важно спросить каждого члена команды, сколько бы часов/дней он сам заложил на выполнение его этапа. Получив эту информацию, постараться реалистично все распланировать, помня о "палках в колесах" (пункт 5).
7) определить необходимые ресурсы для каждого этапа и действия по обеспечению ими;
Подробно прописываем, что у нас есть для мероприятия, чего нет и как это можно получить, с кем договориться.
Например, у нас уже есть список спикеров, но пока нет договорённостей. Значит, нужно их найти и получить точные данные по подтверждению или отказу. Также с реквизитом - создаём список и возможные варианты, где предметы можно взять в аренду, по бартеру и так далее.
8) расставить все действия в графике, выделив параллельное и линейное выполнение;
Некоторые пункты можно делать одновременно - например, заказывать площадку и кейтеринг. Писать сценарий и подбирать реквизит.
9) оптимизируйте получившийся план!
Нужно задать себе уточняющие вопросы.
- Какие требования к результату самые важные, самые приоритетные?
- Как достичь большего (по качеству или по количеству), не увеличивая расходы ресурсов или не удлинняя сроки?
- Как достичь цели быстрее, не ухудшая результат?
- Как сократить использование ресурсов так, чтобы это не повлияло на конечный результат?
10) заложить в план резервное время;
События, из-за которых может всё пойти не так, случаются не так часто, но позаботиться об этом просто необходимо. Лучше выполнить задачу раньше, чем поставить нереальное время и провалить сроки.
Например, если срок сдачи руководству 30 ноября, то самый последний-предпоследний срок для завершения этапа для сотрудников 28 ноября.
11) действуйте!
Используйте инструменты 'делегирование', 'контроль' и 'обратная связь' для управления исполнением и коррекцией плана.
Выводы сегодня будут простые. Всё получится! Самое главное - организовать себя и помочь команде выстроить чёткий путь до результатов, и в этом планирование - наш самый главный помощник.
Понравилось? Поставьте, пожалуйста, лайк, автору будет приятно, что его труд оценили.