Цифровые роботы или RPA - новый модный тренд в деле повышения эффективности бизнеса. Что это - новое воплощение мечты о волшебной палочке или реально полезный инструмент? Разберемся.
Итак, сначала определение. RPA (Robotic process automation) - это использование цифровых или программных роботов (software robots) в автоматизации бизнес-процессов, когда робот заменяет человека в выполнении определенных рутинных механических действий, освобождая его для более важных задач, связывает работу удаленных друг от друга офисов, исключает частые ошибки, связанные с человеческим фактором или помогает ускорить принятие управленческих решений.
Миф №1: С помощью RPA можно автоматизировать все бизнес-процессы.
Нет, нельзя. Наибольшая польза от цифровых роботов - если использовать их для автоматизации рутинных, отнимающих много времени, но не требующих умственного усилия действий. Так как таких процессов в работе любой компании много, то высвобождение людей из них даст мощный комплексный эффект для компании.
Есть и встроенные в CRM RPA-модули. Хорошей реализацией такого функционала могут похвастаться, к примеру, Bitrix, ELMA, Creatio. Последняя сейчас недоступна для пользователей Беларуси по причине прекращения обслуживания.
Такие встроенные решения направлены на автоматизацию работы фронтофиса - перевод продаж и маркетинга в цифровую среду. Лидером регионального рынка в плане наличия встроенного в CRM RPA-модуля является Битрикс24.
Правда №1: Если не знаете, как работают ваши бизнес-процессы, RPA не поможет
Почему так жестко и категорично? Потому что роботы разгонят до новой скорости прохождения неуправляемые бизнес-процессы и усилят их слабые стороны. В итоге станет еще хуже.
Что делать, чтобы этого не случилось? Если в компании не отлажены бизнес-процессы, забудьте про автоматизацию в любой ее форме. Будет не польза, а вред в чистом виде. Поэтому сначала нужно подготовиться к автоматизации: оптимизируем то, что есть, а уже потом внедряем новые IT-инструменты.
- Проводим анализ текущих бизнес-процессов
- Разделяем их по категориям “критичные”, “важные”, “общие”
- Моделируем бизнес-процессы в нотациях их описания (BPMN, SIPOC, др)
- Проводим A-B анализ, на предмет необходимости автоматизации процесса
- Приоритезируем автоматизацию процессов начиная с самых критических
- Привлекаем надежного подрядчика или делаем это сами, если есть кому.
Миф №2: Внедрили RPA и всех уволили.
Да ладно?! 99 % бизнесов в ближайшие минимум десятки лет не будет полностью автоматизировано. По одной простой причине - уровень искусственного интеллекта еще не настолько крут, чтобы заменить людей в выполнении умственных действий.
А вот значительно упростить работу, избавить от ненавистной рутины и монотонных действий RPA точно помогут. В итоге снижение нагрузки на персонал приводит к освобождению человеческого ресурса на выполнение более важных действий, как непрямой эффект - росту добавленной стоимости, а значит и прибыли, и повышению дофамина в организме (шутка).
ТОП того, что автоматизируют с помощью RPA:
Правда №2: Снижение издержек не всегда выгодно в компании всем
Один из прямых эффектов от внедрения RPA - снижение издержек. Однако, если в бизнесе что-то работает криво, но никто это не меняет, значит это кому-то выгодно. Искать и сжигать ведьм ни к чему. Так устроена человеческая природа - люди в массе своей склонны находить комфортную для себя модель жизнедеятельности. В хаосе легче всего находят возможности люди ленивые, но предприимчивые.
Внедрить цифровых роботов так, чтобы минимизировать сопротивление тех, кто в этом не заинтересован можно только через 2 сценария:
- устроить тотальную фильтрацию персонала и поменять всех, кого можно;
- использовать технологию управления изменениями: вовлекать, “продавать”, стимулировать, договариваться.
Один из самых главных залогов успеха проекта по внедрению RPA - сильная политическая воля самых главных, четкое понимание зачем это и неистребимое желание довести начатое до конца. Без этого бессмысленно даже начинать.
Миф №3: Автоматизация - это рабство у айтишников
Сама суть RPA - это сделать так, чтобы автоматизировать бизнес-процессы могли любые ее сотрудники, обладающие системным мышлением и прошедшие быстрое и несложное (еще и бесплатное!) обучение у поставщиков RPA-платформ.
И это часть большого тренда сращивания ИТ и “реального” бизнеса за счет упрощения и более точечной подстройки ИТ-решений под запросы компаний, которые их используют. В рамках этого же тренда мировой рынок RPA движется в сторону комплексной работы по автоматизации бизнес-процессов. Не просто купили лицензии, получили доступ к новой классной ИТ-фиче и все - автоматизация удалась! Сначала идет настройка бизнес-процессов компании, планирование того, как она будет работать “по-новому”. И только потом RPA и другие инструменты автоматизации. Если вам предлагают только внедрение ИТ-решения без всего остального - вежливо отправляйте по известному адресу.
Рынок RPA Восточной Европы в 2023 году
Мировой ТОП-3 поставщиков RPA:
- UIPath — 27,1%;
- Automation Anywhere — 19,4%;
- Blue Prism — 10,3%
Однако в 2022 году все они ушли из Беларуси и России. Кто пришел им на смену? В основном рынок насыщался новыми российскими игроками, которые сполна использовали момент и быстро определились с лидерами отрасли.
Российские команды разработчиков RPA-решений формировались во многом из тех же специалистов, которые до того работали с “западными” продуктами. И потому в какой-то степени новые “местные” RPA-платформы не уступают мировым аналогам - они свежее и потому использовали уже имеющиеся наработки и учли слабые места предшественников.
В Беларуси свои продукты по роботизации бизнес-процессов вывели на рынок IBA и Softline.
Правда №3:Вера, что внедрить что RPA, что любое другое ИТ-решение - раз плюнуть!
Грубо говоря - плюнуть то можно, только дорого обойдется, если отнестись к этому наплевательски. Не зря говорит народная мудрость - “любишь на саночках кататься - люби и саночки возить”.
Аналитики EY в своем отчете отмечают, что в среднем по миру 30-50% RPA-проектов не завершаются успехом.
Подводные камни внедрения RPA:
Что может привести к срыву целей, которые ставились перед внедрением RPA?
- Поверхностная диагностика бизнес-процессов компании
- Неэффективная мотивация команды
- Неправильный выбор процессов для пилотного проекта внедрения
- Игнорирование принципов управления изменениями
- Субъективные стратегические решения - по выбору продукта (понравился самому главному), срокам запуска (к какой-то важной корпоративной дате, к примеру).
Прежде чем получить все плюсы от внедренных цифровых роботов, надо сделать так, чтобы внедрение прошло успешно. И тут без инструментов управления изменениями уповать можно только на удачу. Если вас устраивает принцип “вдруг получится”, не заморачивайтесь. Для всех остальных - принцип “низковисящих плодов”, кроссфункциональных команд и внутренних продаж в помощь.