Ключевым понятием в TIME-менеджменте является идея измерения (инвентаризации и мониторинга) затрат времени. Без точного знания, в цифрах, того, на что расходуется наш невосполнимый ресурс (время), невозможно организовать корректирующие мероприятия, направленные на повышение эффективности личной работы. Рекомендую на начальном этапе обучения и внедрения методов тайм-менеджмента сделать ревизию (исследование) и системный анализ всех затрат времени на основе использования одного из методов сплошного автохронометража в течение недели. Мы живем в недельном цикле, поэтому достаточно этого периода, чтобы получить общую картину. Я могу предложить 3 - 4 варианта авторских инструментов и алгоритмов для выполнения этой процедуры. Имея начальную информацию о фактических затратах нашего времени мы можем затем перейти к коррекции и оптимизации использования времени.
Можно ли управлять деньгами, не учитывая, не измеряя точно этот ресурс? Конечно нельзя. Точно также и с затратами времени. В общем случае, для того, чтобы чем-то управлять (любыми объектами), необходимо прежде всего построить информационный канал обратной связи. На тему автохронометража издано огромное количество литературы, но ни один автор не предлагают оптимальных методов и инструментов для того, чтобы с минимальными затратами организовать самофотографию затрат времени. На самом деле это самый сложный пункт в системе Time-менеджмента, так как время течет непрерывно и его очень трудно структурировать. С деньгами проще. .
Идея самофотографии затрат времени в большинстве систем тайм-менеджмента декларируется, но при этом не обеспечивается инструментально и технологически.
Графики Ганта, которые использовались в 20-е годы и были предложены Лигой ВРЕМЯ, в настоящее время не актуальны и неудобны для использования, так как многократно увеличился поток информации, который обрушился на людей, ускорились все процессы в нашем обществе. Поэтому большинство людей, которые пытаются организовать учет времени, сразу сталкиваются с трудностями, подводными камнями, ловушками, которые не видны со стороны.
Тема учета времени намного сложнее, чем это может показаться. И дело не только в том, что требуется достаточно высокий уровень мотивации и самодисциплины. Надо иметь в виду, что мы имеем дела с разнородными делами со своими особенностями, которые необходимо учитывать в процессе самофотографии времени: ежедневные дела, периодические события по расписанию, жесткие задания, привязанные к срокам, проекты («слоны»), «лягушки», «обезьяны», кризисы, аварийные дела, требующие немедленного реагирования, поглотители времени, различные помехи.
При организации автохронометража необходимо выполнить условие, чтобы эта процедура не отнимала у нас много времени и чтобы данные, полученные во время этого процесса можно было обработать на компьютере.
Лист учета времени должен быть всегда под рукой. Делать записи следует в моменты переключения от одного вида деятельности к другому. Именно в этот момент необходимо смотреть на часы. Чем меньше таких спонтанных переключений и чем лучше организована наша деятельность, тем легче вести автохронометраж, тем меньше на эту операцию затрачивается времени. Уже есть статистика: для того, чтобы выполнить все записи о фактических затратах времени, требуется не более 10 минут в день. Это немного. Нужна только мотивация, внутренняя организация и самодисциплина, доведенная до паттерна (привычки). Во время самого действия, выполнения задачи можно временно забывать о хронометраже, но когда происходит переход к следующему действию или виду деятельности, необходимо этот момент почувствовать и посмотреть на часы. У нас такой привычки нет и в этом вся сложность. Такую привычку можно и нужно сформировать!
Существует несколько психологических ловушек - причин, из-за которых обычно происходит срыв автохронометража
1. Первая ловушка - у Вас пока не сформирована привычка использования листа учета времени, поэтому будете на первых порах забывать делать отметки в учетной форме. Постепенно должен сформироваться навык ощущения времени, как совокупности дискретных отрезков, имеющих начало и конец, наполненных какими-либо видами деятельности, названия которых необходимо формулировать при записи в листе учета времени. То есть надо реагировать на опорные точки - моменты перехода от одной деятельности к другой. Нужно при этом устраивать маленькие микро-паузы (5 - 10 сек), чтобы сделать очередную запись в листе учета времени.
2. Вторая ловушка - это потеря смысла в такой деятельности, как мониторинг затрат времени. Смысл и мотивация быстро теряются в том случае, если учет не заканчивается системным анализом и принятием решений. То есть когда цикл управления не завершается.
Учет не следует делать ради самого учета. Цель другая - использовать данные мониторинга для повышения эффективности оперативного планирования и управления временем. Это канал обратной связи и его нужно использовать по назначению. Тогда будет смысл в этой учетной деятельности.
3. Третья ловушка - ведение записей в листе учета времени, когда у Вас нет детального плана на день, записанного на бумаге. Если Вы все планируете в голове и не записываете этот план в форме чек-листа. Чек-лист дисциплинирует, оптимизирует деятельность, при этом намного легче вести записи в листе учета времени, когда все предстоящие задачи уже сформулированы и определена оптимальная последовательность выполнения этих дел.
4. Четвертая ловушка – это состояние депрессии, эмоционального перегорания, когда потерян смысл любой деятельности в результате истощения ресурса нервной системы. В таком состоянии энергодефицита человек просто не способен к целенаправленной деятельности и самоорганизации.
ВЫВОДЫ
лист учета времени следует использовать совместно с детальным дневным планом (чек-листом)
в конце недели выполнять системный анализ данных мониторинга затрат времени и принимать решения по оптимизации процессов оперативного планирования и управления временем (завершить недельный цикл управления)
в случае срыва учетных записей снова возобновлять этот процесс столько раз, сколько требуется, пока полезная привычка в конце концов не будет сформирована (упал - поднялся)
если причина срыва – депрессивное состояние, необходимо прежде всего выполнить мероприятия по восстановлению ресурса нервной системы