У тех предпринимателей, у кого есть свой склад, встает задача периодического подсчета своих материальных ценностей в виде товара, чтобы быть уверенным в том, что все что числится в учетной системе есть реально на складе. Однако, существуют и те, кто не проводит инвентаризацию от слова «вообще», а когда все же решаются на это, вдруг выясняется, что вылезло огромное количество недостач и пересортов. И где теперь искать концы вообще не понятно, приходится мириться и списывать недостающий товар за свой счет, чтобы как-то свести склад в ноль.
Что такое инвентаризация и зачем нужна
Инвентаризация – это учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и их сверка с номенклатурой и количеством в учетной системе (например, в 1С). Иными словами, наименование и количество товара в системе и на складе должно 100% совпадать.
Инвентаризация может быть полной, а может быть частичной. Когда вы подсчитываете только основные ТМЦ, которые часто продаются или перемещаются между складами. Которых, к слову, может быть несколько.
Это все нужно для того, чтобы было полное соответствие в базе данных и реально по факту. В противном случае могут случатся ситуации, когда вы клиенту продаете товар, а потом выясняется, что этого товара на складе нет. Приходится перезванивать клиенту, извинятся, предлагать аналогичный товар и т.д. Клиент может не согласиться, остаться недовольным, и вовсе написать вам негативный отзыв, который будет распугивать других клиентов.
На ряде товаров важно проверять сроки годности. Это также делается при инвентаризации. Чтобы не продавать клиентам товар с истекшим сроком, ну и вовремя реагировать на подходящие к концу сроки.
Как проводить инвентаризацию
Проводить инвентаризацию можно по-разному. Кто-то делает это старым «дедовским» методом – распечатывает остатки на принтере, и дальше делает пометки на листе. А кто-то автоматизирует этот процесс и внедряет специальные терминалы, «пропикивая» товары и потом перенося данные в учетную систему, которая автоматически уже делает сверку и показывает расхождения. Тут уже надо плясать от того, насколько много у вас номенклатуры на складе и есть ли деньги на автоматизацию этого процесса.
Сроки проведения инвентаризации
Как часто проводить инвентаризацию вам можно определить самостоятельно. Тут нет каких-то правил, которых придерживаются все. Кто-то делает сверку раз в месяц, кто-то раз в неделю, а кто-то и раз в год. Но чем больше у вас склад, чем больше у вас продаж и поставок (приходов-расходов), а также перемещений ТМЦ между складами, тем чаще нужно проводить инвентаризацию. Чтобы вовремя отлавливать косяки в виде недостач, пересортов и излишков.
Чем больше времени проходит, тем сложнее будет вспомнить, что, когда и кому отдавалось, куда перемещалось. Не редко бывают полезны камеры видеонаблюдения, по которым можно найти концы. А они пишут не бесконечно, и есть лимит времени пока видео не пошло перезаписываться по кругу (как у авторегистратора).
Однако, инвентаризация может быть и обязательной в ряде случаев:
- При составлении годовой бухгалтерской отчетности;
- При смене материально ответственных лиц;
- При выявлениях факта хищения ТМЦ;
- При возникновении стихийных бедствий;
- При реорганизации и ликвидации компании и т.д.
Не лишним будет проведение внеплановой инвентаризации при переезде склада на новое место. Тогда нужно посчитать ТМЦ до и после, чтобы убедиться, что в процессе ничего не потерялось.
Также ограничивайте сроки, в течении которых необходимо проводить инвентаризацию. Например, в течении одного дня. Продажи и движения по складу обычно не прекращаются и есть постоянные приходы-расходы. Поэтому, чем быстрее будет произведена инвентаризация, тем лучше и тем проще ее свести в ноль. Либо можно делать это в выходные дни, когда движений по складу нет.
Учет результатов инвентаризации: недостачи, излишки, пересорты
Не редко при проведении инвентаризации вылезают косяки в виде недостач, излишков или пересортов, с которыми потом нужно разбираться, чтобы свести все в ноль. Т.к. люди, работающие у вас не роботы, то не редко срабатывает человеческий фактор, при котором будут выявляться расхождения. Тут я хочу привести несколько примеров, при которых может такое происходить. И они не всегда и не всем очевидны на первый взгляд. Понимание приходит порой только с опытом.
Почему происходят недостачи
Причин, по которым могу происходить недостачи может быть несколько. Это может быть банальная кража, как сотрудником компании, так и сторонними лицами. На них мы останавливаться долго не будем, тут и так все очевидно. Видеонаблюдение вам в помощь!
Часто причиной недостачи могут быть недопроведенные документы в учетной системе. Товар клиенту отдали, а вот в учетной системе провести расход по складу забыли. Поэтому по факту товар числится, а реально его уже нет.
Возможно, товар был перемещен на другой склад, и документы также не провели в учетной системе. Он просто не списался с вашего склада. В этом случае на другом складе должен образоваться излишек.
Почему появляются излишки
Тут обратная ситуация может быть, когда вы приняли на склад перемещение с другого склада, но вот накладную перемещения не провели по учетной системе. Возможно, к вам приезжала поставка, вы физически товар приняли, но вот документы провести забыли.
Не редко бывает, когда в запаре менеджеры по продажам провели отгрузку по тем товарам, которые еще небыли отгружены. Либо клиент от части товаров отказался, а по документам было отгружено все.
Откуда появляются пересорты
Пересорт – это тоже не редкое явление. Возникать он может также из-за человеческого фактора. Либо при поставке товара невнимательно приняли поставку и приехало не совсем то, что заказывали (да, поставщики тоже порой косячат). Либо выдали клиенту не то, что должны были. Например, товар другого цвета или с немного отличающимися характеристиками (потребительскими свойствами).
Более редкий случай, когда что-то не то переместили со склада на склад. И на это не обратило внимание несколько человек. Те, кто перемещает, и те, кто принимает.
Кстати говоря, очень нелишним будет каждый день сверять отгруженные товары в учетной системе, с деньгами в кассе. Если что-то забыли провести, то выскочит косяк в плюс или минус, либо по кассе, либо по складу. Так вы оперативно сможете пресекать большинство косяков, которые возникают из-за человеческого фактора.
Что делать с результатами инвентаризации
Когда вы посчитали инвентаризацию и выявили все плюсы и минусы по складу, вам необходимо найти концы. Грубо говоря, понять откуда ноги растут. Проверить за период после предыдущей инвентаризации все ли правильно проведено в учетной системе или нет. Если понятен день, в который произошел косяк, посмотреть камеры и убедиться, что, например, товар отдавался клиенту. Или то, что склад принимал тут или иную поставку.
Далее, когда все концы найдены, необходимо свести склад в ноль. Т.е. списать или оприходовать товар, сделать апгрейд позиций, по которым произошел пересорт. Списывать можно как за счет компании, так и конкретным ответственным лицам в аванс.
Списание в аванс ответственным лицам очень сильно ускоряет поиски недостач. Мало кто хочет получить часть зарплаты отсутствующим товаром. Сразу открывается «второе дыхание», освежается память и косяки находятся в разы быстрее!
Рекомендации по инвентаризации
Если склад у вас большой, то логично будет его поделить на зоны или вообще на отдельные склады, чтобы было проще считаться. Например, на одном складе у вас крупногабарит, а на другом мелочевка. Под отдельным складом тут подразумевается отдельное помещение.
Если у вас есть зона выдачи товаров или товар представлен на витринах, очень нелишним будет сделать витрины отдельным складом в учетной системе. Чтобы основной склад считался сотрудниками склада, а витрины считались менеджерами про продажи, которые находятся на торговой точке. Соответственно, если на витринах потеряется где-то товар, то ответственность будут нести продавцы, а не склад. Ну а все телодвижения будут делаться через перемещения по учетной системе. Лишняя конечно бюрократия, но проще отслеживать косяки и наказывать виновных.
А если у вас много торговых точек (магазинов), которые рассыпаны по городу, то можно ввести такое понятие как «транзитный склад». За который, грубо говоря, ответственен тот, кто перевозит товар с одной торговой точки на другую. И если товар потеряется в процессе переброски, то вы будете понимать, на какой стадии товар пропал или пересортнулся. Ну и товар не будет числиться на том складе, с которого его забрали, и на том, на который он только едет, до тех пор, пока его там не примут.
А какие рекомендации по проведению инвентаризаций можете дать вы? Пишите в комментариях!