С одной стороны, сотрудничать с самозанятыми — значит, получать преимущества в виде экономии на ФОТ и освобождения от мучительной отчётности. С другой — всегда есть риск понести дополнительные расходы и получить штрафы, если самозанятый внезапно слетит с НПД, то есть, потеряет право быть самозанятым и платить соответствующие налоги. Разбираемся, что делать, если такое всё же произошло.
Когда самозанятый может слететь с НПД
Потеря статуса плательщика налога на профессиональный доход возможна, когда он:
- самостоятельно снялся с регистрации и не предупредил заказчика (например, чтобы избежать уплаты налога и сэкономить 6% от полученного вознаграждения).
- занимался неподходящим для спецрежима видом деятельности, например, продажей подакцизных или маркированных товаров, перепродажей товаров, агентской деятельностью, добычей или реализацией полезных ископаемых. Полный перечень запретов установлен п. 2 ст. 4 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018.
- превысил годовой лимит по доходу — с даты, когда самозанятый заработает более 2,4 млн руб. за календарный год, статус плательщика НПД перестанет действовать.
Последний вариант — наиболее частая причина «слёта» со спецрежима. Причём в некоторых случаях это происходит неожиданно и для самозанятого. Например, он уже заработал за год 2,35 млн руб. Если вы заплатите ему вознаграждение 100 тыс. руб., годовой заработок составит уже 2,45 млн руб., и он лишится статуса самозанятого.
Чем вы рискуете
Если самозанятый потерял право отчислять НПД, с соответствующей даты вы становитесь его налоговым агентом по НДФЛ и становитесь обязаны перечислить за него страховые взносы с уплаченного вознаграждения. По сути, начинаете работать с ним как с обычным физлицом по договору ГПХ. При этом с доходов, учтённых в рамках НПД, начислять какие-либо суммы задним числом не нужно. Например, для рассмотренного выше примера вам нужно будет уплатить НДФЛ (13%) и взносы на пенсионное и социальное страхование (в сумме 27,1%) с суммы 50 тыс. руб. (для расчётов берется только сумма превышения).
Если этого не сделать, налоги и взносы доначислит налоговая инспекция. Инспекторы могут увидеть из движения средств по счетам, что среди ваших контрагентов есть бывший плательщик НПД. Прежде всего, они запросят уточнения по отчётам 6-НДФЛ и РСВ. Поэтому в ваших интересах заплатить налоги, взносы и пени и подать уточнённые отчёты, иначе придется заплатить ещё и штраф по ст. 122 НК РФ – 40% (при неумышленном нарушении) или 20% (при умышленном) от неуплаченных сумм налогов и взносов. Если вы не знали о снятии самозанятого с учёта, умышленным это нарушение посчитать не должны. Перезаключать договор с таким «самозанятым» нужно только в том случае, если в результате «слёта» с НПД изменились существенные условия договора.
Как избежать таких неприятностей
Начать нужно с формулировок в договоре перед заключением сделки. В договоре нужно прописать для самозанятого два обязательства:
- Предупредить заказчика в случае снятия с учёта в качестве плательщика НПД в установленный срок (например, не позднее следующего дня после утраты статуса).
- Компенсировать убытки, которые возникнут из-за несоблюдения требования из предыдущего пункта. Если самозанятый откажется добровольно возместить суммы НДФЛ, взносов и штрафов, взыскать деньги можно будет через суд.
Еще один способ обезопасить себя: проверять статус самозанятого перед каждой оплатой. Для этого вы можете использовать:
- Сервис на сайте ФНС — актуальный статус отображается мгновенно после указания ИНН самозанятого и нужной даты. Но такие проверки перед каждым платежом требуют дополнительного времени, особенно, если вы сотрудничаете с большим количеством самозанятых.
- Сервис Рокет Ворк — проверка осуществляется автоматически перед каждой выплатой. Если она показывает, что исполнитель перестал быть плательщиком НПД, платёж просто не пройдёт.
Использование платформы Рокет Ворк обеспечит вам еще ряд преимуществ, поскольку она специально предназначена для взаимодействия бизнеса с внештатниками, работающими по договорам ГПХ. В качестве последних могут быть физлица, самозанятые или ИП. С платформой вы получите доступ к проверенным временем и юристами шаблонам договоров и актов, а также к ряду сервисов: на бирже специалистов вы можете размещать задания или заказывать подбор персонала в любом количестве к нужной дате. Через Рокет Ворк можно также проводить выплаты, после которых платформа автоматически подгрузит чеки в личный кабинет. Автоматизация всех процессов и сервис электронного документооборота снидают нагрузку на собственные отдел кадров и бухгалтерию, минимизируют риск ошибок перед ФНС и сокращают расходы на канцелярию.