В Законе № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике говорится, что компании и индивидуальные предприниматели обязаны такой техникой обзавестись. Но мало ее купить, нужно еще поставить на учет в налоговой и формировать на ней чеки для расчетов с покупателями. Как это сделать, объяснили в новости.
Что такое онлайн-касса и кому она нужна
В законодательстве используют термин «контрольно-кассовая техника», она же ККТ или касса. Это устройство для расчетов, которое формирует кассовые документы, в том числе чеки, печатает их и записывает в память фискального накопителя. ФН — это специальный чип, который устанавливают внутрь кассы.
А еще контрольно-кассовая техника должна обеспечивать передачу кассовых данных в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Оператор отправляет данные в налоговую онлайн, именно поэтому кассовую технику еще называют онлайн-кассой.
Применять онлайн-кассы обязаны все юрлица и ИП. Но есть и освобожденные, среди них самозанятые (предприниматели на НПД), няни, которые присматривают и ухаживают за детьми, мастера по ремонту обуви и другие. Полный список исключений — во второй статье Закона № 54-ФЗ.
А еще есть те, кому обязательно использовать кассу, но можно не подключаться к ОФД. Это бизнес, который ведет расчеты в отдаленных от сетей связи местностях и на засекреченных территориях военных объектов. В таком случае информация сохраняется в фискальном накопителе, а когда у него закончится срок действия, владелец кассы должен передать накопившуюся информацию в налоговую.
Так сказано в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ
Как выбрать кассу
Налоговая служба ведет реестр моделей, которые соответствуют законодательству. На момент публикации новости в реестре 206 касс, их можно разделить на четыре группы:
Требования к кассам перечислены в четвертой статье Закона № 54-ФЗ
Первая — стационарные кассы. То есть те, которые постоянно находятся на прилавке рядом с источником питания. Это может быть габаритная касса с большим сенсорным экраном и встроенным принтером чеков, например, MSPOS-T-Ф. Или фискальный регистратор (ФР), например, Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. У фискальных регистраторов нет экрана, они только печатают чеки, а чтобы формировать документы, ФР подключают к ноутбуку, планшету или POS-терминалу.
Вторая группа — мобильные кассы. Это компактные модели с сенсорным экраном. Их можно использовать для выездной торговли или для точки, где мало места, например киоск. К мобильным относится модель MSPOS-K.
Третья — кассы-калькуляторы, их еще называют кнопочными. Они годятся для работы с небольшим ассортиментом, потому что создание чека на них занимает больше времени. Зато цены обычно бюджетные. К таким моделям относятся кассы «Меркурий».
И четвертая группа — кассы с эквайрингом. Для приема оплат картами можно купить внешний терминал эквайринга, но есть кассы со встроенным эквайрингом, например, MSPOS-E-Ф.
Выбор кассы зависит от того, где и как ее будут использовать. Например: касса для крупного супермаркета будет отличаться от кассы для торговли на рынке под открытым небом. На какие характеристики обратить внимание, рассказали в статье «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу».
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Что нужно сделать перед регистрацией кассы:
- Купить ФН и установить его в кассу. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения и деятельности компании. Памятка по выбору срока ФН.
- Заключить договор с ОФД.
- Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), он нужен, чтобы подписать заявление о регистрации кассы.
- Подключить кассу к интернету. Стационарный фискальный регистратор «берет» интернет от компьютера, к которому он подключен. А мобильные кассы подключаются c помощью Wi-Fi, кабеля Ethernet или SIM-карты в зависимости от модели.
- А еще нужно установить в кассу чековую ленту.
Остальное ПО и оборудование можно настроить, когда касса уже будет зарегистрирована. Подробнее о том, что еще понадобится, расскажем дальше.
Подать заявление о регистрации кассы можно тремя способами:
- в отделении налоговой;
- в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
- в личном кабинете ОФД.
Мы подробно разберем, как зарегистрировать кассу на сайте налоговой на примере юрлица.
Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте nalog.gov.ru и выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
Шаг 2. Кликните на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите вариант «Заполнить параметры вручную». Откроется форма заявления.
Шаг 3. Заполните необходимые данные:
- Щелкните «Выбрать адрес» и введите адрес установки кассы.
- Укажите наименование места установки, например, название магазина или кафе.
- Начните вводить модель кассы и выберите нужную из списка. Название модели и номер ККТ есть в паспорте кассы.
- Введите заводской номер ККТ.
- Начните вводить модель фискального накопителя, как в паспорте ФН. К примеру, ФН-1.2 исполнение Ин15-3.
- Заполните номер накопителя из 16 символов, который указан на самом ФН или на его упаковке.
- Отметьте подходящие пункты, например, продавцы алкоголя и сигарет должны поставить галку напротив строки «Касса используется при продаже подакцизных товаров». Если ничего не соответствует деятельности организации, оставьте поля пустыми.
- Выберите ОФД, с которым у вас заключен договор. ИНН подтянется автоматически.
Шаг 4. Нажмите «Подписать и отправить».
Шаг 5. Проверяйте статус заявления по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».
Шаг 6. Когда увидите надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ», завершите регистрацию:
- Создайте и напечатайте на кассе отчет о регистрации.
- Вернитесь в личный кабинет на сайте ФНС. В ячейке «РНМ», нажмите на рег. номер, откроется карточка кассы с регистрационными данными. Выберите «Завершить регистрацию».
- В появившемся окне заполните данные из бумажного отчета о регистрации. Щелкните «Подписать и отправить».
ФНС проверит реквизиты отчета и сформирует карточку регистрации. После этого считается, что касса поставлена на учет. Теперь можно проверить связь кассы с ОФД и перейти к дополнительным настройкам рабочего места.
Что еще понадобится для работы
Вот список сервисов и оборудования, которые могут понадобится для полноценной работы.
Программное обеспечение
Кассовый модуль — это приложение для кассира, в нем он будет открывать и закрывать смены и формировать чеки.
Учетный сервис. В нем бизнес ведет каталог товаров и услуг и назначает цены, чтобы передать на кассу актуальную номенклатуру. Указывать в чеке состав покупки, а не только итоговую сумму необходимо по закону.
Это предусмотрено ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ
Инструкции по установке и настройке программного обеспечения предоставляют его производители и поставщики. В Контур.Маркете для этого есть установочный диск, который автоматически установит на рабочее место нужные компоненты. А еще инструкции по настройке можно найти в справке.
Оборудование
Также могут пригодиться:
- Терминал эквайринга для приема безналичных оплат.
- 2D-сканер он умеет считывать одномерные штрихкоды для быстрого добавления товаров в чек и коды маркировки Data Matrix для продажи маркированных товаров и алкоголя на кассе.
- Прикассовые весы.
- Денежный ящик.
- Кухонный принтер, он же бегунок для передачи заказов на кухню.
Недостаточно просто подключить периферийное оборудование к кассе, нужно установить специальные драйверы. Памятку по совместимости с дополнительным оборудованием и инструкцию можно запросить у производителей кассового модуля.
Как открыть смену и сформировать первый чек
Для начала работы нужно открыть первую смену. Как это сделать зависит от кассового модуля. Объясним на примере Контур.Маркет Кассы:
- Откройте кассовое приложение и выберите кассира.
- Выберите свою модель онлайн-кассы и нажмите «Далее».
- В момент открытия смены касса проверяет сведения о сумме наличных средств, которые остались с предыдущей смены. Можно настроить перенос наличных с одной смены на другую, тогда касса подтянет сумму, которая была в кассе в момент закрытия, а можно отключить перенос денег и указать сумму наличности в кассе самостоятельно. Затем кликните на желтую кнопку с галкой.
4. Нажмите «Открыть смену». Откроется экран продаж, в котором формируются чеки. Как оформить продажу или возврат, подробно показали в видеороликах: для касс MSPOS и ШТРИХ-М.
Какие еще документы можно оформлять на кассе и зачем они нужны, рассказали в статье «Правила работы с кассой в магазине». В ней же можно найти краткую памятку для кассира.
В течение смены следите, чтобы она не превысила 24 часа и не забудьте закрыть ее в конце дня.