Вопрос из личной консультации:
Добрый день! У меня такой вопрос: сколько нужно хранить локалку? Есть ли какие-то правила?
Отвечает Татьяна Самородских:
Поясним для читающих нашу статью: «локалкой» специалисты небрежно называют локальные нормативные акты (ЛНА) — документы, относящиеся к группе организационно-правовых, устанавливающих определённые правила по различным направлениям деятельности организации.
Такие документы имеют важное значение, должны быть надлежащим образом утверждены и оформлены и, конечно, для них существуют установленные сроки хранения.
Где смотреть и как пользоваться?
Разобраться в этом вопросе нам поможет Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).
Перечень содержит наименования документов, номера статей и сроки хранения. Все документы разделены по направлениям деятельности организаций:
1. Организация системы управления
2. Планирование деятельности
3. Финансирование, кредитование деятельности
4. Учет и отчетность
5. Международное сотрудничество
6. Информационная деятельность
7. Трудовые отношения
8. Кадровое обеспечение
9. Материально-техническое обеспечение деятельности
10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности
11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
12. Социально-бытовые вопросы
Если вам трудно сориентироваться, в каком разделе может находиться нужный вам документ, в конце перечня содержится указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Сроки хранения указываются в номенклатуре дел.
Вот выдержка из Перечня, в которой указаны различные ЛНА:
Если вы не нашли нужный вам документ в этой таблице, ищите в Перечне.
О чём нужно помнить?
Также Росархивом была выпущена Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее - Инструкция), содержащая важные правила, которым должны следовать специалисты, работающие с документами.
Перечень является нормативным правовым актом, сроки хранения документов, указанные в нём, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.
После истечения сроков временного хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации (п. 4.3 Инструкции).
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).
Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями(п. 4.11 Инструкции).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ: предупреждение или наложение административного штрафа
- на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
- на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
©Татьяна Самородских, 2022
Ещё материалы по теме:
- Обязательно ли ознакомление с графиком отпусков?
- Является ли график отпусков локальным нормативным актом?
- Ознакомление работника с локальными нормативными актами