Раньше в «Спортмастере» электронные подписи использовали только для обмена документами с контрагентами и госструктурами. Внутренние документы подписывали на бумаге и пересылали между офисами и магазинами. Закупка бумаги, ручная обработка документов и содержание архива отнимали много времени и ресурсов компании.
«Спортмастер» решил оцифровать внутренний документооборот, поэтому сотрудникам нужно было выдать электронные подписи. Рассказываем, как в компании автоматизировали этот процесс с помощью BPM-системы «Первая Форма».
Задача: настроить выпуск электронных подписей для сотрудников
Чтобы настроить в «Первой Форме» внутренний электронный документооборот, компании нужно было выдать усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) тысячам сотрудников. Для автоматизации этого процесса мы предложили организовать выдачу УНЭП прямо в BPM-системе.
Благодаря возможности интегрировать «Первую Форму» по API с Удостоверяющим Центром и кадровой системой, сотрудники смогли бы в одном окне самостоятельно записать электронную подпись на смарт-карту. Её все получают во время приёма на работу.
Решение: автоматизация выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП)
1 этап: настроили интеграцию «Первой Формы» c 1С:ЗУП по API
Выдача или аннулирование ЭП привязаны к кадровым событиям. Когда сотрудника нанимают или переводят на другую должность в кадровой системе, «Первая Форма» автоматически получает эту информацию и реагирует на неё. В ВРМ-системе мы настроили правила, чтобы определить сотрудников, которым положена электронная подпись. Для них генерируются задачи на оформление УНЭП в системе.
2 этап: интеграция с Удостоверяющим Центром «КриптоПро» по API
Когда сотрудник открывает задачу, система просит его вставить карту в картридер («Спортмастер» использует аппаратные решения РуТокен ЭЦП 2.0 — прим.), установленный на рабочий компьютер, и следовать инструкции. После на экране появятся личные данные пользователя, которые пришли в «Первую Форму» из кадровой системы. Сотрудник проверяет их и подтверждает корректность, запуская таким образом процесс выпуска ЭП.
BPM-система регистрирует сотрудника в Удостоверяющем Центре «КриптоПро», а смарт-карта формирует закрытый и открытый ключи, необходимые для шифрования и расшифровки данных. Сотруднику не нужно ничего делать самому.
Затем «Первая Форма» получает открытый ключ со смарт-карты и отправляет в УЦ запрос на выпуск сертификата (он подтверждает связь электронной подписи с ее владельцем — прим.). После УЦ подтверждает этот запрос, а «Первая Форма» его акцептовывает.
На финальном этапе УЦ «КриптоПро» выпускает пользовательский сертификат и отправляет его в BPM-систему, где сертификат записывается на смарт-карту сотрудника. Весь процесс после подтверждения данных занимает пару секунд.
3 этап: аннулирование ЭЦП при увольнении
В последний рабочий день сотрудник сдаёт карту в отдел кадров. После этого в кадровой системе проводят увольнение. Это событие приходит в «Первую Форму», а оттуда — в Удостоверяющий центр «КриптоПро», где подпись моментально аннулируют.
Действие УНЭП можно приостановить на время отпуска или больничного, чтобы никто не воспользовался ей в отсутствие сотрудника. А если карта потеряна, сотрудник может самостоятельно аннулировать подпись в «Первой Форме» и отправить заявку на перевыпуск.
Результат: автоматизация выдачи ЭЦП для внутреннего ЭДО экономит ресурсы и трудозатраты сотрудников
- С 2020 года сотрудники «Спортмастера» активно используют усиленную неквалифицированную электронную подпись на рабочих компьютерах.
- С помощью УНЭП подписывают внутренние документы компании, например, кассовые документы.
- Сотрудник получает электронную подпись полностью самостоятельно, весь процесс занимает несколько минут.
- Сотрудники не заполняют и не подписывают документы вручную, что значительно экономит трудозатраты команды.
Раньше в «Спортмастере» не использовали электронные подписи во внутреннем документообороте. Мы вместе выстроили этот процесс с нуля. Теперь в компании всегда знают, кто и в какие сроки подписал или не подписал документы — такая прозрачность невозможна «на бумаге». Кроме того, сотрудники экономят и финансовые, и человеческие ресурсы.
Екатерина Алеева
руководитель проектов в «Первой Форме»