Напомню, что мы тут анализы сдаём. Не анализируем полученные, а просто сдаём. Чтобы было что анализировать нужно иметь сведения. В прошлой статье сдали анализ по структуре организации. То есть (поскольку мы принимаем организацию за живой организм) описали строение скелета, назвали каждую кость и дали ей определение: составили структуру подчинённости (в том числе между отделами), расставили людей (в том числе тех, кто к увольнению и к найму) и описали их должностные обязанности (пока без подробностей, крупными мазками). Отлично! Скелет у нас есть. Это база. База, на которой стоит и строится организация. Изменения в скелете самые сложные, самые болезненные и затрагивают все остальные системы. Если отрезать палец или руку организму, то обязательно произойдет потеря крови, изменится работа мышц, нервная система пострадает, но по структуре скелета это останется всё та же организация, сохранятся и её отличия от других живых организмов. А утраченная часть может быть восполнена или заменена и может оказаться лучше предыдущей!
Если заметили, то я немного анонсировал основные анализы, которые считаю необходимыми для сдачи каждой организации. Какие-то раз в год, какие-то чаще, для того чтобы понимать состояние и вовремя отслеживать изменения. Я удержусь (на какое-то время) от излишнего погружения в теорию о каждом конкретном вопросе. Во-первых, её и без меня предостаточно, хоть и повторение никто не отменял, но я пока не буду этим заниматься, если вам будет интересно дам названия научной литературы. Во-вторых, доскональное погружение в один только вопрос, например, структуры организации можно проводить бесконечно, но заниматься только этим означает лишать себя возможности идти дальше. Поэтому будем идти вперёд, а остановки на углубления в теорию делать по необходимости и запросу с вашей стороны.
Итак, переходим ко второй системе/структуре в нашем организме, которая позволяет организации успешно конкурировать на рынке. Быть устойчивой к воздействию внешних условий и двигаться. Что необходимо для того, чтобы скелет двигался? Мышцы! А что в организации можно сравнить с мышечной системой? Что приводит кости скелета в движение? Можно со мной не соглашаться или спорить, но я считаю, что это инфраструктурные технологии (инструменты, системы), применяемые и используемые в организации для учёта, взаимодействия, коммуникации, планирования и так далее.
Как сделать, чтобы сданный анализ можно было приложить к "истории болезни" и сопоставить с имеющимися данными (а мы уже сдали один анализ) о компании? Поэтому мы с вами и начали со скелета компании, чтобы потом "надевать" на него остальные анализируемые данные и собирать наш организм. Структура у нас есть, но для полноты картины второго анализа в неё необходимо будет добавить несколько элементов, которые не волновали нас ранее. Внешних элементов. Итак, результаты анализа технологий должны выглядеть следующим образом:
Таким образом, нужно описать ВСЕ взаимодействия и связи, которые есть у вас внутри компании и с основными внешними интересантами. Очень важно не упустить ничего и никого. Знаю, что будет очень большой соблазн уделить внимание тем стрелочкам, которые идут к "клиентам" (ведь там деньги) и описав их, начать разбираться что там не так и чинить, ремонтировать, настраивать. Это САМАЯ распространенная и, простите уж, глупая ошибка.
Во-первых, тут мы с вами делаем анализ, мы не ставим диагнозы, не выстраиваем теорий о причинах той или иной проблемы, не ищем факторы или персоналий виноватых в неправильной работе. Мы просто описываем текущую ситуацию. Чётко, методично, без оценки.
Во-вторых, ставить диагноз по первому и единственному за жизнь организма анализу, конечно, можно (если у вас гемоглобин в 3 раза ниже "нормы", то скорее всего с вами что-то не так), но это будет лишь действие с определенной (и большой) долей угадывания, ведь если бы вы посмотрели на организм в динамике, в разные моменты времени и ситуации, то очень может быть, что этот же фактор окажется нормой для данного организма. Например, у меня "нормальное" давление 125...130/75...80 я это выяснил путем ежедневного, трёхразового замера давления на протяжении двух месяцев. Само собой за это время я поймал достаточно большое количество различных состояний организма (усталость, болезнь и т.п.) и вывел закономерности. Так что теперь, измерив давление, я могу с большой долей вероятности сказать что и как со мной. Так же и с организацией. Один раз скрупулезно сделав анализы и описав результаты, вы в дальнейшем сможете "на глаз" определять "где болит" и "каких витаминов не хватает".
Итак! Что у вас должно получится в результате этого анализа? Должен получится полный список всех информационных и вспомогательных систем (описанных технологий), которыми ваша организация пользуется для осуществления внутренней и внешней коммуникации, учёта и отчётности, а также связи этих систем между собой. Строить этот список и взаимосвязи нужно на базе предыдущего анализа о структуре компании, как бы "натягивая" мышцы на скелет.
Почему это важно? Дело в том, что каждая система, каждая коммуникация, каждая форма отчётности затрачивает самый ценный и самый невосполнимый ресурс - время. И, по сути, все действия по развитию, оптимизации, улучшению и так далее, которые вы делаете в организации должны быть направлены на сокращение затрачиваемого времени на получение результата. Тут важно помнить, что результат при этом должен быть "идеальным", не заменять качество скоростью. А если какие-то манипуляции с той или иной информационной системой ведут лишь к потере времени и созданию видимости занятости, то это вам к "продавцам успешного успеха", которые расскажут как правильной "мотивацией" и лозунгами перевернуть своё мышление о процессах, чтобы они начали приносить радость, удовольствие и, может быть, прибыль. Я тут про порядок, структуру и дисциплину. Так вот, недавнее исследование SalesForce (американская компания, разработчик одноимённой CRM-системы, предоставляемой заказчикам исключительно по модели SaaS) показало, что вы теряете до 64% времени своих продавцов на ввод данных в CRM систему! 64%! Если попробовать посчитать эффективное время работы менеджера по продажам или другого сотрудника, который вынужден заниматься вводом данных в CRM, то иногда может оказаться, что полное отсутствие автоматизации даже благо!
