Электронная подпись стала неотъемлемой частью бизнес-процессов, а также плотно вошла в жизнь обычных физлиц. С ее помощью можно не только обмениваться документами с партнерами и контрагентами, но и оформить кредит в банке, подать заявление в вуз, войти на «Госуслуги». Современные средства защиты и криптографии делают ЭП юридически значимой и равной собственноручной подписи.
В статье рассмотрим, как самостоятельно подписать документ электронной подписью без использования информационных систем, в которые включены механизмы по созданию и проверке ЭП.
Сфера применения электронных подписей
С электронной подписью тесно связано понятие «электронный документооборот». Он заключается в дистанционном обмене документами между участниками процесса, при этом документы должны быть подписаны электронной подписью. Криптографическое шифрование помогает идентифицировать подписанта и увидеть, когда документ был подписан и отправлен онлайн.
Государственные закупки проводятся в электронном виде, поэтому практически все свои действия поставщики заверяют усиленной квалифицированной ЭП: направляют заявки на участие, подписывают проект контракта, заключают контракт. Без электронной подписи не получится поучаствовать в закупках.
[spoiler title="Какие еще действия выполняются с помощью ЭП?"]
- Подается отчетность в контрольные ведомства – ФНС, ПФР, Росстат, ФСС. При подаче форм в госорганы необходимо внимательно проверять их на наличие ошибок. В некоторых сервисах ЭДО есть функция автоматической проверки документов.
- Применяется электронный документооборот. Чаще всего сервисами ЭДО пользуются компании, ИП, самозанятые, работодатели, сотрудники для более быстрого взаимодействия. Электронный документооборот экономит время и позволяет обмениваться формами как внутри компании, так и за ее границами.
- Вход на «Госуслуги». На портале госуслуг можно подавать заявление на получение льгот, принимать участие в общественных инициативах, подавать отчетность в ФНС и т.д.
- Подача заявлений в арбитражный суд. Для этого используется усиленная квалифицированная подпись, а документ ворд подписывается с лицевой и обратной стороны, чтобы в судебных разбирательствах он мог быть использован в качестве доказательства.
[/spoiler]
Средства криптографического шифрования позволяют подписать документ электронной подписью онлайн бесплатно.
Подробнее о видах электронных подписей читайте здесь.
Как подписать документ в Word с помощью программы КриптоPro CSP
Какие документы подписывают электронной подписью в Word:
- договоры трудового и хозяйственного характера;
- иск в суд;
- заявление на поступление в учебное заведение и т.д.
Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью c помощью КриптоПро, следуйте инструкции:
Шаг № 1. На вашем компьютере должен быть установлен пакет Microsoft Office, включающий в себя текстовый редактор Word. Итак, открываем необходимый вордовский документ, нажимаем «Файл» - «Сведения» - выбираем «Защитить документ» - «Добавить цифровую подпись»:
Шаг № 2. Указываем необходимый сертификат подписи, при необходимости оставляем комментарий и подписываем:
Если все выполнено правильно, то система уведомит об успешном действии:
Примечание: Документ Ворд заверяется электронной печатью после того как он готов. Если внесете в него изменения, то подпись станет недействительной.
Как подписать файл PDF
Для начала необходимо установить и настроить на ПК программу Adobe Acrobat Reader DC:
- Скачайте программу КриптоПро PDF.
- Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
- Выберите «Редактирование/Установки/Подписи».
- В разделе «Создание и оформление» выберите «Подробнее».
- Проверьте, чтобы в графе «Метод подписания по умолчанию» было указано «КриптоПро PDF».
Рассмотрим алгоритм действий, как подписать документ пдф электронной подписью:
Шаг № 1. Откройте нужный файл PDF, перейдите во вкладку «Подписание». Появится информация о сертификатах:
Шаг № 2. Выбираем сертификат и указываем область в документе, где появится отметка о подписи.
Шаг № 3. Нажимаем кнопку «Подписать». Если нигде не ошиблись, то система уведомит об успешно завершенном действии.
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков и тендерных специалистов "Азбука тендеров" и читайте до конца.
Подписывайтесь на открытый Телеграм-чат для тендерных специалистов и участников закупок