Электронная подпись (ЭП) – неотъемлемый элемент любой тендерной процедуры. Она является цифровым аналогом физической подписи и позволяет заверять документы в веб-пространстве. Так как госзакупки сегодня проводятся на электронных торговых площадках, то без наличия электронной подписи участие в тендерных процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ будет невозможно.
В новом 2023 году в области закупок нас традиционно ожидают нововведения, однако, общие положения останутся неизменными, и поэтому стоит учитывать опыт ошибок, которые были допущены участниками торгов в этом году, в том числе при работе с электронной подписью.
Первая ошибка: путаница с видами электронной подписи.
Электронная подпись представляет собой зашифрованные данные, записанные на носитель. Эти данные содержат информацию о владельце подписи и его полномочиях.
Существуют следующие виды электронной подписи:
- Простая. Подпись используется при подписании документов на уровне компании. Она позволяет установить владельца подписи, но не имеет полноценной юридической силы;
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Более сложный вид подписи. Метод шифрования, применяемый в ней, позволяет отследить изменения, которые были внесены в документ с момента его подписания.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись. Вид подписи, который требуется для участия в электронных закупках. Самая защищенная и обладающая юридической силой ЭП.
Лицу или организации, намеренным принять участие в торгах, следует понимать эти нюансы и обращаться за выпуском именно усиленной квалифицированной электронной подписи.
Вторая ошибка: Получение подписи самостоятельно. Обращение за помощью к посредникам сэкономит Ваше время.
Как мы уже выяснили, без наличия ЭП поучаствовать в госзакупках не получится. Она потребуется уже на этапе регистрации в ЕИС. В 2022 году произошли изменения, согласно которым выдавать электронную подпись руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям может только Федеральная налоговая служба или специальные удостоверяющие центры.
Существует практика, в рамках которой сторонние организации готовы предоставить помощь в получении электронной подписи для руководителей и сотрудников организаций на основании доверенности, выступая посредниками между УЦ и клиентом. В большинстве ситуаций обращение к ним за помощью позволяет сэкономить уйму времени.
Если Вам требуется помощь в получении электронной подписи обратитесь к нам.
Третья ошибка: Обращение в ФНС по месту регистрации бизнеса.
Для получения ЭП не обязательно обращаться в налоговый орган, к которому территориально привязан Ваш бизнес. Заявитель может указать в качестве места получения подписи любой филиал на интернет-ресурсе налоговой. На месте потребуется предоставить пакет документов и цифровой носитель (флешку).
Четвертая ошибка: Ограничиться получением электронной подписи на руководителя.
Без наличия ЭП руководитель не сможет зарегистрировать организацию на портале ЕИС и как следствие участвовать в торгах. Это обязательное условие. Но никто не обязывается его лично принимать участие в каждой тендерной процедуре. Эти задачи он может делегировать сотрудникам, тогда для них тоже потребуется наличие электронной подписи. Поэтому рекомендуем задуматься над оформлением сразу нескольких ЭП на доверенных сотрудников компании, которые будут вовлечены в закупки. С 2023 года заверять документы от лица компании сотрудник сможет только при наличии ЭП физ.лица и электронной доверенности. С тандеме эти электронные инструменты позволят сотруднику подавать заявки на тендеры, участвовать в процессе торгов, заключать контракт от имени фирмы.
Пятая ошибка: Не настроить рабочее место.
Электронной подписью не получится воспользоваться без специального ПО, установленного на компьютер. Такие программы называются криптопровайдерами. Для каждого устройства, с которого будет осуществляться работа с подписью, потребуется приобрести лицензию. Этим вопросом стоит озаботиться сразу после получения ЭП, иначе вы рискуете упустить часть предложений.
Еще больше полезных материалов и услуг по тендерному сопровождению для поставщиков и заказчиков Вы найдете на нашем сайте.