Удаленный формат работы, столь непривычный для многих еще пару лет назад, уже стал обыденностью. Сегодня сотрудник, постоянно находящийся на одном месте, скорее исключение, чем правило. Поддерживать бумажный документооборот в таких условиях становится весьма проблематично. И тут на подмогу приходят современные решения.
Системы электронного документооборота (ЭДО) созданы для того, чтобы решать проблемы физической удаленности сотрудников друг от друга, а также исключить из бизнес-процессов работу с ворохом бумаг, сократив время, потраченное на их оформление. Буквально все взаимодействие внутри офиса и между контрагентами переносится в специальные программы, где заполняются формы и происходит их согласование. Без электронной подписи здесь не обойтись.
Конечно, идеальный вариант, когда документооборот можно полностью перенести в сеть и получить безбумажный офис. Но как достичь этого, если на рабочих местах есть проблемы со связью? Когда сотрудники мобильны (экспедиторы, спасатели, медики), документы нужно подписывать удаленно, и при этом подписание должно выполняться быстро, а хранения ключей электронной подписи выполняться безопасно и отдельно от рабочего планшета, который, возможно, используется разными рабочими сменами? Если сотрудник лишь изредка работает на стационарном компьютере, а зачастую – в приложении мобильного офиса, и при этом не всегда имеет доступ к интернету? Значит, идеальный вариант ЭДО воплотить не получится?
Такие противоречия и подстегнули разработку мобильных решений в области ЭДО и электронной подписи.
Мобильная электронная подпись отличается от стационарной тем, что такое решение предлагает удобное использование защищенных ключевых носителей на мобильных устройствах. При этом возможность его использования не зависит от наличия каналов связи или доступа в интернет. Фактически, это электронная подпись с использованием привычных устройств (токена или смарт-карты), в которые встроен NFC-чип, а значит - существует возможность подписи по беспроводному каналу.
Поскольку запрос на такой формат сегодня актуален, на рынке все чаще предлагают подобные решения. Разработкой занимаются и мобильные операторы, и специалисты в области ЭДО. Однако здесь очень важно помнить о безопасности, поэтому мы будем говорить только о решениях, предлагающих криптографическую защиту и сертифицированных государственным регулятором.
Возможно, офисные специалисты недооценивают сложность ситуации. А ведь документооборот в сфере промышленности достаточно сложен, так как в его реализации задействованы сотрудники из разных городов. При этом оперативное управление производством требует быстрого принятия решений, а доставка бумажных документов — это долго и дорого. Представьте ситуацию, когда сотрудник отправил документ, в котором была ошибка, и её заметили только тогда, когда документ получили в другом городе.
Этого всего можно избежать, используя электронный документооборот. Он предоставит возможность быстро и без лишних затрат организовать процесс согласования документов.
Если говорить о реальном кейсе, то вполне возможна ситуация, когда сотрудник мобильной смены, например, бригадир горнодобывающей компании, получает документы на производственном объекте и должен согласовать их путем проставления подписи. Или еще пример: сейчас водители-экспедиторы возят с собой целую кипу бумаг, расписываются в них прямо на улице, затем должны сдавать их в офис на проверку и для передачи в архив. Другое дело, если на рабочем планшете экспедитора есть приложение ЭДО и оно поддерживает решение мобильной электронной подписи: получив документ в рабочем мобильном устройстве, сотрудник просто подписывает их с помощью бесконтактного токена или смарт-карты прямо в приложении ЭДО. Операция занимает секунды, а значит экономится время, столь нужное для выполнения рабочих обязанностей. Кстати, тот факт, что использование беспроводного канала не требует физического подключения к планшету благоприятно сказывается на сроке службы гаджета!
Подчеркнем, что для обеспечения юридической значимости документооборота необходимо использовать квалифицированную электронную подпись и, значит, только сертифицированные криптографические устройства, активные токены и смарт-карты, которые выполняют все операции «на борту» устройства и не передают данные в память не защищенных гаджетов.И еще важный плюс решения - потеря устройства не позволит мошенникам воспользоваться правом электронной подписи, т.к. оно защищено PIN-кодом.
Так решается проблема работы с документами вне доступа к интернету в отраслях, где специалистам приходится работать удаленно, например, на промышленных, энергетических или добывающих предприятиях. Наиболее распространенными средствами электронной подписи являются сегодня совместимые со многими ЭДО решений активные криптографические токены и смарт-карты Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Они подходят для работы с ОС iOS, Android и мобильной ОС «Аврора» как на стационарных компьютерах, так на мобильных гаджетах.