Что это
Для начала вкратце обозначим, что такое внедрение - комплексное мероприятие, которое состоит из установки и настройки той или иной программы и дальнейшей подготовки пользователей для работы в этой утилите. Подобное определение относится и к другому рода нововведениям, идеям, методологиям и т.п., которые раньше не использовалось, но по итогу инновации принесут практическую пользу.
Для чего нужно
Количество сотрудников в компаниях варьируется с 10 до 1000, тем не менее общим для этих компаний будет наличие инфраструктуры. Бизнес не будет расти и масштабироваться без улучшения и развития каждого элемента предприятия.
Автоматизация процессов приходит на помощь как неотъемлемый атрибут для достижения желаемых показателей в работе отделов и каждого сотрудника. Под автоматизацией подразумевают передачу выполнения легких, рутинных, цикличных задач специализированному ПО или использование новой методики работы.
Пример: задача оповестить сотню человек о выходе нового обновления продукта, стандартов, регламентов, приказов. Связь с каждым по телефону или отправлять сообщение вручную - время затратно. Гораздо легче уведомить через использование чат-бота, где уже будут нужные адресаты.
Часто попытки такой оптимизации работы заканчиваются плачевно. В результате остается: время, которое сотрудники провели в пустую, руководители потратили бюджет попусту, не правильное представление об инструменте, и к этому списку добавляется горький опыт попытки попробовать новое. Причина: грубые ошибки, которые допускаются при внедрении.
Цель статьи - помочь избежать преграды, которые мешают на пути к желаемому результату при попытках использовать новые программы, методологии, и т.п.
Ошибки
Ошибка 1
Топ 1 в нашем списке занимает - попытка самостоятельного внедрения.
Удивляет когда руководитель без компетенций разработчика продукта внедрения уверен, что удастся без сторонней помощи автоматизировать бизнес процессы. В таком случае, заказчик не сомневается в количестве знаний - опыт становится гарантом результата. Такой вариант не исключается, но на практике редко встречаешь сотрудника с полными знаниями инфраструктуры предприятия и способностью интуитивно понять новый инструмент.
Пример
Программа обрабатывает почту автоматически и по содержанию тела письма назначает исполнителя. Заказчик не знает об этом, что вынуждает дополнительно назначить диспетчера для распределения заявок. Появляется дополнительная нагрузка на сотрудника и еще одно лишнее промежуточное звено в работе.
Решение
Привлечь помощь со стороны тех, кто умеет работать с программой и знает функционал программы. Таким образом карта потребностей заказчика покрывается с учетом доступных механик ПО. Так же дело будет обстоять и с методологиями - без опытных пользователей не приживутся.
Ошибка 2
Следующая популярная ошибка - отсутствие предпроектного обследования.
Бездумный подход приведет к тому, что заказчик попадет мимо цели. После решения о способе внедрения, важно провести анализ организации - аудит. Понимание в каком состоянии предприятие появляется после проведения аудита, выявления сильных и слабых сторон.
Без исследования непредсказуемость результата ровняется 100%. Фронт работ формируется из: построения задач, описания желаемого результата и обозначения потребностей. Исполнитель проекта не добьется успеха без интересов заказчик - какие у него цели, также отсутствия представления о текущем состоянии бизнеса.
Пример
Компания торопится и отказывается провести обследование, потому что дорого и сроки поджимают. Результат: переход на новую программу не принес желаемого результата, т.к. опыт использования выявил некое количество критичных функциональных разрывов между текущей методологией работы фирмы и механиками программы. Полумеры или полу автоматизация привела к замедлению работы, а не ускорению.
Решение
Руководитель проекта совместно с интегратором работает над аудированием и моделированием. Функционал программы накладывается как матрица на бизнес организации, таким образом становятся видны расхождения, отклонения процессов фирмы и нового инструмента. Превентивные меры формируют список будущих доработок или дают понимание, что нужен другой продукт. Профилактика вне времени оставалась дешевле лечения и на 100% полезнее.
Ошибка 3
Нежелание тратить время и деньги, на сотрудников - занимает почетное третье место.
Заказчик принимает решение, что будущие пользователи программы или методологии самостоятельно разберутся в практическом применении. Без должного предварительного знания опытная эксплуатация выльется в непонимание и отсутствие представления о полном объеме механик, не правильное представление взаимосвязей и зависимостей ПО.
Пример
Работник делает заказ у поставщика на типовую расходную позицию по регламенту, при этом не инвентаризирует и не узнает количество остатков на складе за период. Из-за этого, компания несёт лишние траты, т.к. оперативная информация некорректна. Сотрудник не знал, что цикл учета теперь автоматизированный, а стикер с последним количеством номенклатуры потереялся.
Решение
Менеджер проекта соглашается с необходимостью обучать сотрудников, закладывает время и бюджет, формирует фокус группу, с которой в дальнейшем будет взаимодействовать интегратор. Исполнитель внедрения разрабатывает методологию учета и обучает будущих пользователей с учетом специфики бизнес-процессов заказчика.
Вывод
Покупка программы выступает началом решения вопроса масштабирования и оптимизации работы, но без закладки правильного фундамента: начальная настройка, правильное использование документации, методов - автоматизация не оправдает ожиданий. Внедрение закончится достижением результата, если команда заказчика и интегратора наладят общение и открыто будут обсуждать проблемные вопросы.
