В компании ЛИИС совещания и брейнштормы – важная часть работы. На них обычно закладывается фундамент проектов и дальнейших действий. Совещания – это ориентир для команды. В ЛИИС придумали стандарты, по которым можно проводить совещания эффективно и без потери времени. Может быть, они подойдут и вам.
Четкий тайминг
Оптимальная продолжительность для совещания – до 45 минут. Во-первых, человеческий мозг не сможет дольше концентрироваться на вопросе и продуктивно потреблять информацию. Во-вторых, чем больше сжаты сроки дискуссии, тем меньше лишних обсуждений. Если планируется довольно масштабное совещание, то лучше его разделить на 30-минутные сессии с небольшими перерывами.
Повестка и цель
У любого совещания должны быть определены цель и вопросы обсуждения. Для этого требуется предварительная подготовка. Лучше всего, чтобы организатор заранее сделал рассылку всем участникам и оповестил об актуальной повестке. Так, все смогут подготовиться и найти необходимую информацию и не нужно будет тратить время на повторное объяснение, почему «мы все сегодня собрались». Следует создать общий документ и отмечать в нем принятые решения, дальнейшие шаги и сферы ответственности. Без этих заметок совещание нельзя считать результативным.
Количество участников
Обсуждение рабочих вопросов проходит успешно, если в нем участвуют не более восьми-десяти человек. Как правило два-четыре наиболее активных сотрудника держат основную линию коммуникации, а остальные воспринимают это как «вроде бы провели совещание, день прошёл не зря, работа проделана, эмоции заложены, силы потрачены». Чтобы «нецелевых» сотрудников на совещании было как можно меньше, стоит ограничить этот круг и пригласить только заинтересованных.
Место встречи
Очень важно, чтобы совещание прошло в специально выделенном месте, оно может быть ограничено стеной, перегородкой или даже неким пространством. Но обязательно должно быть ощущение уединения, чтобы посторонние не смогли стать частью коммуникации или разрушить ее. В ЛИИС мы пользуемся нашей системой Simple Office, разработка для бронирования рабочих мест и переговорных комнат. Очень удобно, коллеги всегда видят, когда и кем занята переговорка.
Время обсудить
Подходящее время для проведения совещания – это 11 часов утра. Сотрудники уже включились в рабочий день, выпили кофе, определили задачи на день, а обеденное время еще не наступило. Не стоит проводить обсуждение рано утром, когда коллеги только-только зашли в офис, и поздно вечером, когда все уже спешат домой. В этих случаях решение поставленных задач будет найдено «для галочки». Если говорить о выборе дня на неделе, то вторник и четверг наиболее оптимальны. В первом случае сотрудники уже настроились на рабочую неделю, а во втором после совещания есть еще время на неделе что-то исправить.
Все вышеперечисленные правила работают как для офлайн-формата совещания, так и онлайн. Используйте их и увидите, как структурируются рабочие процессы.
#организация #совещания #бизнес #бизнеспроцессы
