Продолжим рассматривать аспекты применения ЭП при оформлении Протокола. Первую часть статьи читайте здесь.
Необходимые условия для ведения электронного документооборота
Наконец о том, что же нужно для оформления Протокола в электронном виде и его подписания ЭП. Конечно, выделять один документ (имеется ввиду Протокол) из множества, которые возможно вести в организации в электронном виде, используя электронный документооборот, особого смысла нет. Поэтому рассмотрим все необходимые условия для ведения электронного документооборота в организации, включая и Протокол. Потребуется среди прочего информационная система, соглашение сторон трудового договора, ЭП, принятие различных локальных нормативных актов (далее – ЛНА), уведомления и письменные согласия работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, и конечно, если в организации условия для этого еще не созданы, соответствующие ресурсы (в том числе компьютеры и соответствующее программное обеспечение). В случае перехода на электронный документооборот расходы на создание собственной информационной системы и ее эксплуатацию, а также создание, использование и хранение электронных документов ложатся на работодателя. Помимо этого, работодатель несет также расходы на получение и использование работниками ЭП. А теперь по порядку.
Информационная система
Для ведения в организации электронного документооборота нужно выбрать одну из информационных систем, предусмотренных Кодексом, позволяющих работодателю осуществлять электронный документооборот. К примеру, принято решение об использовании собственной информационной системы работодателя. Кодексом для этой системы установлен ряд требований. Она должна позволять обеспечить подписание электронного документа (в соответствии с требованиями Кодекса), его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Срок хранения документов устанавливается законодательством Российской Федерации об архивном деле. Пунктом 422 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, установлен срок хранения «протоколов результатов обучения по охране труда». Он составляет 5 лет. Информационная система работодателя должна обеспечить хранение Протокола в течение указанного срока.
Потребуется оснастить соответствующие рабочие места персональными компьютерами с необходимым программным обеспечением. Работники должны будут иметь корпоративные или личные электронные адреса, а также логины и пароли. При необходимости – внедрить интернет-технологии, обеспечивающие подтверждение факта доставки информации и ознакомления с ней работником, а также создать условия для архивного хранения электронных документов. Обеспечить создание организационно-технических условий для этого, а также соблюдение правил обращения с различной информацией (персональными данными, ЭП и другой).
Соглашения сторон трудового договора
Учитывая, что подписание Протокола подразумевает возможность использования различных ЭП, следующим необходимым условием является определение соглашением сторон трудового договора различных правил для их использования. Такое соглашение должно содержать:
- для использования НЭП – порядок ее проверки;
- для использования ПЭП – правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи. Другими словами – обязанность лиц (создающих или использующих ключ ПЭП) соблюдать его конфиденциальность.
Локальные нормативные акты организации
Для введения электронного документооборота также потребуется издание ряда ЛНА организации. Один из них – приказ о введении электронного документооборота. Он должен содержать:
- сведения об информационной системе (системах), с использованием которой (которых) работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечни электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот. Перечень может содержать в том числе и Протокол;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Обратите внимание, что в установленный в данном приказе срок работодатель уведомляет каждого работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Но тут есть свои нюансы. Согласие работника должно быть письменным. Отсутствие согласия признается отказом работника, что не может являться основанием для его увольнения. За ним сохраняется право дать согласие в последующем. С работниками, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж, работодатель может сразу взаимодействовать посредством электронного документооборота.
Следующий ЛНА, утверждаемый работодателем, – это порядок осуществления электронного документооборота. Он может предусматривать:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем 4 части 2 статьи 22.2 Кодекса, на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Обратите внимание, что для принятия упомянутых ЛНА потребуется учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Кодекса.
Простая электронная подпись
Протокол, подписанный ПЭП, признается, если в нем есть сама подпись или информация, которая указывает на лицо, создавшее или отправившее документ. По своей сути ПЭП представляет собой коды доступа, которые создаются внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами, и служит для подтверждения факта, что подпись создал конкретный человек. Доступ к нему имеет только тот, кто подписывает документы с помощью ЭП. Что в свою очередь обеспечивает возможность идентификации личности работника с использованием ЭП, необходимой для выполнения требований ПП № 2464 для ведения Протокола в электронном виде.
Коды, пароли или их аналоги применяются для обеспечения идентификации личности работника, использующего ЭП (подтверждения того, что подпись сформирована конкретным лицом). Логин к учетной записи – ключ проверки ЭП, пароль к ней – ключ ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП). После получения ключа ЭП применяется в соответствии с правилами информационной системы. Получение ключа ЭП чаще всего требует от подписанта подтверждения личности.
Отметим, ПЭП не гарантирует, что после подписания электронного документа в него не вносились изменения (в отличие от НЭП и КЭП). ПЭП наименее защищенная ЭП. При этом в случае соблюдения всех правил применения ПЭП, она признается аналогом собственноручной подписи и придает электронному документу юридическую силу (пункт 3 статьи 4, часть 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ).
Усиленная неквалифицированная электронная подпись
НЭП – это 2 уникальные последовательности символов, которые связаны между собой: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты, реализуемые в виде программных продуктов и технических решений.
Для использования в информационной системе документооборота во многих случаях не потребуется специально получать НЭП. Уточните у оператора системы перед подключением к ней, получите ли вы автоматически встроенные в нее ключ ЭП и ключ проверки ЭП. В систему может быть встроен также сертификат ключа проверки ЭП (далее – неквалифицированный сертификат).
Для использования вне информационной системы (например, при обмене документами по электронной почте) ЭП нужно получить отдельно. Получить ее необходимо и в случае, если система требует дополнительной загрузки НЭП. Потребуется обратиться (очно или онлайн) за ЭП в удостоверяющий центр, который оказывает такие услуги. НЭП выдается как аккредитованными, так и не аккредитованными Минцифры России центрами. После заключения с центром договора и оплаты услуг НЭП можно будет получить в срок, определенный регламентом центра. Центр выдаст ключи ЭП и, в большинстве случаев, неквалифицированный сертификат (пункты 1, 7 части 1 статьи 13, часть 1 статьи 14, часть 5 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ).
НЭП сложнее получить, чем ПЭП. Она позволяет защитить отправляемые документы от несанкционированных изменений. Действует только совместно с соглашением сторон трудового договора (точно так же, как и ПЭП). Соглашением, заключаемым до начала обмена электронными документами, определяется порядок ее проверки. Оно поможет доказать в случае необходимости, что такой обмен документов равнозначен обмену бумажными документами.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
КЭП состоит из следующих элементов:
- закрытый (секретный) ключ ЭП;
- открытый ключ проверки ЭП;
- квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП;
- средства ЭП.
КЭП отличается от НЭП тем, что для ее формирования используются средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ России. Гарантом подлинности в этом случае становится квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП, который создается и выдается аккредитованным удостоверяющим центром. На сайте digital.gov.ru можно проверить наличие аккредитации у конкретного удостоверяющего центра. Ключи КЭП и сертификат ключа проверки ЭП как правило записываются на сертифицированный USB-носитель. Для его использования в ряде случаев может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.
Для получения КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре кроме документа, удостоверяющего личность, необходимы также:
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
- основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (если вы являетесь представителем индивидуального предпринимателя);
- дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юридического лица (если вы получаете подпись представителя юридического лица).
После установления личности гражданина и проверки документов, удостоверяющий центр запишет сертификат и ключи ЭП на сертифицированный электронный носитель. Стоимость услуги по предоставлению сертификата и ключей ЭП определяется удостоверяющим центром.
До 31 декабря 2022 года допускается использование КЭП, сертификат которой выдан не позднее 31 декабря 2021 года удостоверяющим центром, аккредитованным после 1 июля 2020 года, с указанием в качестве владельца также физлица, действующего от имени юридического лица без доверенности (пункт 2.3 статьи 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи" <…> »).
Можно обратиться в удостоверяющий центр по интернету или лично. Нужно будет заполнить заявление с соблюдением утвержденных требований. Можно использовать форму, установленную конкретным удостоверяющим центром. Квалифицированный сертификат выдадут на безвозмездной основе или за плату, установленную удостоверяющим центром. Ее размер не должен превышать предела, который вправе предусмотреть Правительство Российской Федерации.
В заключение хотелось бы отметить, что уже с 1 марта 2023 года передача сведений в реестр обученных лиц, предусмотренных пунктом 118 Правил, будет осуществляться путем импортирования в виде электронного документа по форме, которую установит Минтруд России. Таким образом, с приближением этой даты вопросы электронного документооборота для организаций становятся все актуальней.
Спасибо, что дочитали статью до конца. Не забудьте поставить лайк и подписаться на наш канал.
Присоединяйтесь к нам на наших страницах в соцсетях ВК и ОК.
Другие статьи на нашем канале:
- Планы актуализации Правил обучения по охране труда: что предлагается уточнить?