Любая большая покупка товара или услуги будет сопровождаться подписанием большого количества бумаг с огромным количеством текста, в котором объясняются все права и обязанности обеих сторон или общие договоренности, которые могут помочь какой-либо стороне в случае конфликта. Но это касается физических лиц. Что происходит с документами в больших компаниях, где эти самые документы и договора стоят на потоке?
В профессиональной сфере деятельности всегда все документы, договоренности и задачи должны быть четко прописаны и зафиксированы. Это не только рабочая обязанность профессионала, но и сокращение времени проверки документа, выполнения различных задач, подписания договора и конечно понимания написанного в нём. Но что происходит или может произойти, когда одна из сторон коммуникации не предоставляет четкие данные? Об этом я решила поинтересоваться у Натальи Ковальских – бухгалтера с опытом работы 22 года. Именно бухгалтерам предоставляют все важные документы и договора с большими суммами на оплату каких-либо услуг или продуктов. И именно они знают, как решаются такие проблемы с официальными бумагами в короткие сроки.
– За всё время работы с какими документами вам пришлось столкнуться?
– На самом деле с великим множеством. Это были и документы на оплату подписки на использование авторских программ за границу, договора на оплату внутренних нужд компании, счета на организацию корпоративов для сотрудников или договора на оплату рекламы продукции компании и многие другие.
– Из всего названного вами списка, какие договоры и документы проверить и согласовать было труднее всего? Какой вид документов для бухгалтеров самая большая головная боль?
– Назвать один вид документов достаточно сложно. Все договора и документы обязательно проверяются множество раз перед отправкой в бухгалтерский отдел и если уж так подумать, то ошибок не так много в том потоке документов, который бухгалтера проверяют и согласовывают каждый день. Конечно, иногда это мелкие ошибки, которые решаются быстро, но иногда, когда документ совсем небрежно оформлен, возникают проблемы больше с понимание его смысла. Возвращаясь к вопросу о том, какой документ – головная боль, то лично я бы сказала, что это документы из отдела маркетинга и рекламы. Не всегда конечно, но очень часто бухгалтерам приходится по несколько раз пересылать документы и договора на оплату услуг обратно. И сами маркетологи очевидно не понимают проблемы в документации, которую они отправляют на первичную проверку. И нам приходится тратить своё рабочее время и объяснять им причину возврата документа в их отдел.
– В чем заключается главная проблема таких документов? Зависит ли их качество и правильность от оформления или изложения деталей?
– Вы правильно заметили. Главная проблема – детали. Часто в документах не прописаны точные задачи для тех сумм, которые уже указаны. То есть мы, бухгалтера, получая документы с описанием услуг, четко не видим этот список, из-за чего в дальнейшем возникает путаница и огромное непонимание. Если говорить в общем, не только в сфере рекламы и маркетинга нужно прописывать все задачи, такое правило, и норма я бы сказала, присутствует в каждом документе в любой сфере профессиональной деятельности. На почему-то именно маркетологи и рекламщики описывают все задачи и шаги абстрактно и непонятно для нас, бухгалтеров, которые проводят первичную проверку документов. Конечно, для самих работников отдела маркетинга и рекламы все шаги выполнения договора понятны и легки, но возможно они забывают, что не все могут похвастаться профессиональными знаниями внутренней кухни отдела. Эта проблема ведет к достаточно серьезным последствиям в дальнейшем, если вовремя не исправить документ.
– Говоря о последствиях, есть ли они у маркетологов с таким отношением к заполнению документов?
– Это достаточно обширный список. Во-первых, это непонимание одной стороны коммуникации конечного результата выполнения договора или его частей. Для того, чтобы правильно выполнить задачу, прописанную в договоре на оказание услуг, нужно понимать, из каких частей состоит путь к её выполнению. Если этих пунктов в договоре не прописано, то как минимум, результат не будет соответствовать действительности, как максимум – будет сделано вообще не то, что требовалось.
Из первого сразу вытекает второе – потеря денег компании. Без должного указания, на какие задачи какая сумма денег понадобиться, с распиской всех действий, компания рискует потерять деньги впустую или по истечению определенного срока подвергнутся штрафу от соответствующих внешних инстанций, проверяющих правильность и точность документов. Не самая приятная перспектива для компании и их сотрудников. Даже внутри компании могут возникнуть вопросы о том, а куда пошли деньги – вот из этого пункта? А оплачивался ли этот пункт вообще? Оплаты не было, а где эти деньги находятся сейчас? Чтобы таких вопросов не возникало нужно всегда чётко прописывать все действия и все услуги и товары с точной их суммой. В дальнейшем это действительно поможет доказать, например, что деньги не были потеряны, а пошли на выполнение одного и пунктов договора или выполнение какой-то задачи, которая прописана в документе.
Тут также может встать вопрос о профессиональной квалификации работника, который составлял документ. Все мы думаю знаем, что высшее образование имеет в виду. При наличии высшего образования нужно как минимум уметь работать не только в своей профессиональной сфере. Заполнение официальных документов в соответствии с нормами компании или общепринятой официальной форме очень важно. Если специалист не разбирается в этом, то может получить выговор и в худшем случае –увольнение, когда компания не терпит в коллективе людей, не разбирающихся в профессиональных рабочих вопросах.
Конкретно я сейчас назвала основные и самые частые последствия такой оплошности с документами.
– Как решаются такие ситуации? Много ли решений такой проблемы существует?
– Конечно же решения таких проблем есть. Они как и реальные, уже многие годы используемые работниками компаний, так и предполагаемые, которые помогли бы решить проблему, когда она ещё не настала. Так скажем, пресечь на корню.
Первое решение я уже немного упоминала ранее. Расписать, что не так с документом и предоставить образец заполнения. Задача достаточно простая, но занимает очень много времени у человека, который к таким вещам не имеет абсолютно никакого отношения. Бухгалтеров ждёт ещё сотня таких же документов на проверку и согласование. Если отложить основную работу и взяться за второстепенную, то насколько качественно будет выполнена первая?
Второе, это как минимум вводить в курс дела новых сотрудников: показывать им правильные формы документов и порядок их заполнения, а не только обговаривать с ними их основные профессиональные задачи. Такая практика есть у нас в компании. Новые сотрудники просто садятся и просматривают ранее подписанные и согласованные документы, которые составлены правильно и к которым не возникает вопросов. Таким образом у новых маркетологов уже есть правильное представление о верном заполнении договора или документа, чтобы потом не получать их обратно.
Многие работники в компаниях считают, что ребятам, ещё студентам, в университете рассказывать и показывать правильные формы заполнения всевозможных документов, а не только давать теоретические знания о том, что они существуют, было бы намного эффективней. Таким образом в компании бы приходили специалисты, с которыми было удобнее работать. Знаю, что студенты по направлению маркетинг работают с реальными кейсами, а значит и практический опыт работы в своей сфере у них есть. Практические навыки работы с документами были бы прекрасным дополнением к их профессиональным.
– В конце концов это общая проблема или только маркетологов?
– Я бы сказала, что это проблема больше качества образования. Как я отметила выше, если бы студентам давали хотя бы основы практических навыков работы с официальными документами, то было бы намного легче освоится в компании и работать без запинок, тем самым экономя не только своё, но и чужое время.
Но и назвать общей эту проблему я не совсем могу. Мы, бухгалтера только проверяем, сверяем и согласовываем документы и договора, не пишем их. Составляют их соответственно работники отдела маркетинг, а значит и ответственность за их правильное заполнение несут именно они.
– Какие выводы из этого можно сделать?
– Наверное, самый главный вывод, это то, что в профессиональной работе не всем людям хватает практических знаний о документации. И то, что это действительно можно исправить. Компании могут предоставлять образцы заполнения документов, сами работники должны интересоваться этим, чтобы качественно проделать свою работу, а университеты – пересмотреть программу обучения и по возможности добавить туда часы с обучением об основах документации в профессиональной сфере. Это, наверное, сейчас все выводы, которые я вижу из нашего с вами разговора о данной проблеме. Конечно, с опытом эта проблема решается, но лучше бы этой проблемы вообще не было.
Очевидно, что проблема незнания, как составляются документы, остро стоит в профессиональной сфере и страдают от последствий многие работники разных отделов компании. Но и реальные решения этой проблемы есть, и они применяются. Но более эффективное решение, которое бы снизило вероятность появления проблемы до самого минимума, к сожалению, не реализовано.
Татьяна Ковальских