Что делать, если сотрудники выполняют поставленные задачи не вовремя и не так, как вы ожидали? Не спешите винить исполнителей, возможно, проблема кроется в самом задании. В нашем агентстве достаточно большой штат, поэтому эта ситуация знакома не понаслышке. Давайте разберёмся, как ставить задачи, чтобы их выполняли качественно и в срок.
Размытая постановка задачи или неполное техническое задание часто приводит к недопониманию, правкам и недовольству: «Это вообще не то, что я хотел! Надо всё переделать» или «Дедлайн был вчера, где результат?». Если такие проблемы возникают регулярно, стоит проанализировать постановку задач, особенно, когда не справляется вся команда, а не один сотрудник.
Метод, проверенный годами
Самый популярный и эффективный метод постановки задач — метод SMART. Изначально его применяли только для определения целей, но сейчас активно используют в постановке задач сотрудникам и подрядчикам. Методика помогает сформулировать задачу наиболее чёткой и понятной для исполнителя.
Каждая буква означает критерий правильно поставленной задачи:
Specific — конкретная. В правильной задаче конкретно прописана просьба, цель, процесс выполнения и ожидаемый результат.
Measurable — измеримая. Результат выполненной работы можно измерить или проанализировать, чтобы оценить, насколько качественно она выполнена и соответствует ли поставленной цели.
Achievable — достижимая. У исполнителя не должно возникнуть проблем в достижении поставленной цели. Например, не стоит поручать начинающему специалисту задачи более опытного сотрудника или коллеги из смежной сферы.
Relevant — значимая. Все участники задачи должны понимать её значимость и приоритет. Пропишите, к какой цели вы планируете прийти и в каком порядке подойти к задаче.
Time bound — ограниченная во времени. У любой задачи должен быть чёткий дедлайн, чтобы её выполнение не затянулось на несколько дней или недель.
Но даже придерживаясь SMART-методики можно столкнуться с некоторыми проблемами, например, исполнитель забудет о задаче или никто не проконтролирует последовательное выполнение этапов. Чтобы избежать недоразумений, не забывайте о 5 важных нюансах.
- Не ставьте задачи устно
Случается, что сотруднику ставят задачу словно мимоходом, например, за совместным обедом или случайно встретившись в коридоре. Устные задачи легко вылетают из головы, стоит только отвлечься от них. Поэтому стоит прописать задачу в специальном трекере или в письме, даже если вы договорились о ней устно и обсудили все детали.
- Распределите роли и назначьте ответственного
Назначая задачу нескольким специалистам, укажите, какая часть ложится на каждого из них. Назначьте ответственного сотрудника, который будет контролировать выполнение и, при необходимости, передавать вам статус задачи. Проверьте, чтобы все участники увидели и ознакомились с заданием.
- Называйте задачи чётко и понятно
Пропишите в названии наиболее важные аспекты, например, вместо «Подготовить отчёт» — «Подготовить отчёт по рекламной кампании в срезе 15.11-30.11». Таким образом сотруднику не потребуется каждый раз открывать описание задачи и вспоминать, что же нужно сделать и для чего.
- Пропишите подробное описание каждого пункта и прикрепите материалы
Чем больше информации вы дадите сотруднику, тем чётче и быстрее будет выполнена задача. Опишите цель и ожидаемый результат максимально подробно, стараясь не упускать деталей. Приложите все необходимые ссылки, файлы и материалы, которые могут быть полезны.
- Попросите обратную связь
Поставив задачу, назначив ответственного и участников, уточните, все ли правильно поняли задачу. Но вместо «Всё понятно» попросите более широких ответов, чтобы быть уверенным, что вас правильно поняли. К примеру, можно переспросить о результатах или задаче каждого сотрудника.
Когда задача будет выполнена, стоит дать команде обратную связь со своей стороны. Расскажите, что в выполненной задаче понравилось вам больше всего, а какие детали нужно скорректировать. Так вы сможете избежать недопониманий в будущем.
Помните, что качественное выполнение задачи не всегда зависит от сотрудника или команды. Иногда ошибку допускает тот, кто ставит задачи и контролирует их выполнение. Надеемся, статья была вам полезна и поможет избежать лишних правок и недовольства. Не забудьте поставить лайк и подписаться на наш канал!