Все работодатели — налоговые агенты по НДФЛ. Это значит, что хоть налог платят за счёт сотрудника, но удерживать и перечислять его в бюджет должны работодатели. Рассказываем подробно обо всех обязанностях налоговых агентов.
Когда наниматель становится налоговым агентом по НДФЛ
Налоговым агентом может стать организация, ИП, адвокат или нотариус, если нанимают физлицо без статуса ИП или самозанятого и заключают с ним трудовой или гражданско-правовой договор.
Выплачивая вознаграждение по трудовому договору, работодатель всегда выступает налоговым агентом, а значит обязан удержать налог, уплатить его в бюджет и отчитаться перед государством.
А вот если с физлицом заключили договор ГПХ, всё зависит от характера сделки:
- Если гонорар перечисляют за оказанные услуги или работы, за аренду помещения под офис, заказчик или арендатор должен удержать налог и сдать отчёт.
- Если по договору ГПХ организация или ИП приобретают у гражданина недвижимость, другое имущество или имущественные права, налоговыми агентами они не становятся. Отчитаться за эти доходы и заплатить налог человек должен самостоятельно (письмо Минфина РФ от 08.05.19 № 03-04-06/33776).
Так, если организация арендует у «физика» помещение под офис или автомобиль — нужно удержать с арендной платы НДФЛ и перечислить его в бюджет за гражданина-арендодателя. Но если организация покупает эту же недвижимость или транспортное средство — продавец рассчитывает и платит налог сам.
При заключении с физлицом договора ГПХ первым делом сверьтесь с Налоговым кодексом и определите, кто платит НДФЛ и сдаёт отчётность в каждом конкретном случае. Какие статьи смотреть и на что обратить внимание – в этом поможет разобраться приведённое выше письмо Минфина.
Если договор заключают с ИП, самозанятым, нотариусом или адвокатом
При заключении договора ГПХ с ИП, заказчик налоговым агентом не становится. Предприниматели самостоятельно ведут налоговый учёт, рассчитывают и платят налоги в зависимости от выбранной системы налогообложения.
При заключении договора ГПХ с самозанятым заказчик также не станет налоговым агентом. Самозанятые вообще не платят НДФЛ, а с полученных доходов сами рассчитывают и перечисляют налог на профессиональный доход.
Во избежание проблем и доначислений перед каждой выплатой самозанятому убедитесь, что у него действительно есть этот статус. Проверить это можно в сервисе ФНС по ИНН.
Нотариусы и адвокаты также самостоятельно платят налоги, поэтому их заказчики не становятся налоговыми агентами по НДФЛ.
Обязанности и права налоговых агентов по НДФЛ
Обязанности налогового агента по НДФЛ закреплены в ст. 230 НК РФ.
Налоговый агент обязан:
Рассчитывать, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет.
Согласно ст. 226 НК РФ налог удерживают в момент выплаты дохода, а перечислить его нужно не позже рабочего дня, следующего за днём выплаты. Есть исключения. Например, НДФЛ с больничных и отпускных нужно перечислить в бюджет не позже последнего дня месяца, в котором работник получил эти выплаты.
При выплате аванса, то есть зарплаты за первую половину месяца, НДФЛ не удерживают. Налог со всей суммы зарплаты удерживают и перечисляют после выплаты второй части зарплаты.
С 1 января 2023 года порядок удержания и перечисления НДФЛ меняется. Это связано с введением единого налогового платежа. Подробнее об этом читайте в статье.
Работодатель не имеет права передавать свои обязанности налогового агента другому лицу или взимать какую-либо плату с сотрудника за их исполнение.
Например, если в договоре стороны предусмотрят, что исполнитель-физлицо обязуется самостоятельно заплатить НДФЛ в бюджет или что работодатель удерживает комиссию за свои труды, эти условия будут недействующими или ничтожными.
Сдавать отчётность по НДФЛ. Это форма 6-НДФЛ, которую нужно сдавать раз в квартал. До 30 апреля — за 1 квартал, до 31 июля — за полугодие, до 31 октября — за 9 месяцев и до 1 марта следующего года — за год.
С 2023 года сроки будут другие: до 25 апреля, июля, октября и до 25 февраля по итогам года.
Выдавать по заявлению работника справку о доходах и удержанных суммах налога. Как правило, справка формируется, когда работник увольняется или в случае обращения учредителя или акционера за сведениями о полученных дивидендах.
Сообщать в ИФНС и налогоплательщику, если удержать налог невозможно. Такое может быть, если доход работнику выплатили не деньгами, а в натуральной форме, или при получении материальной выгоды. Например, простили бывшему работнику-пенсионеру заём или подарили на юбилей подарок дороже 4 тыс. руб. Уведомление сдают по форме справки о доходах из приложения 1 к 6-НДФЛ, приказ ФНС РОССИИ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@;
Сделать это нужно не позднее 1 марта года, следующего за истекшим годом.
Вести учёт доходов, формировать налоговую базу для расчёта НДФЛ с уменьшением на положенные сотруднику вычеты. Фиксировать всю информацию о перечислении НДФЛ в бюджет: сколько рассчитали к уплате, сколько фактически удержали и перечислили. Если у инспекторов возникнут вопросы по НДФЛ, задавать их будут прежде всего налоговому агенту.
Хранить документы, связанные с расчётом НДФЛ:
- в течение пяти лет — лицевые счета работников, на которых учитывается вся информация о полученных доходах, предоставленных вычетах, удержанных и перечисленных в бюджет налоговых суммах. Кроме этого, нужно хранить заявления работников на вычет;
- в течение шести лет – расчетно-платёжные ведомости, налоговые регистры по НДФЛ. Форму налогового регистра каждый налоговый агент разрабатывает самостоятельно.
Минфин считает, что в нём должна содержаться такая информация: сведения о налогоплательщике, вид дохода, вид предоставленного налогового вычета, суммы дохода и даты их выплаты, даты удержания НДФЛ и перечисления его в бюджет (письмо Минфина России от 31.12.2010 г. № 03-04-06/6-328).
Если лицевые счета работников не велись, все документы, сформированные после 2003 года, необходимо хранить 50 лет, а созданные до 2003 года — 75 лет.
Права налоговых агентов по НДФЛ такие же, как у всех налогоплательщиков. Они могут получать информацию в налоговой инспекции, пояснения в Минфине, проводить сверки с ИФНС, обжаловать акты налоговых проверок и т.д.
Ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента
Нарушением будет, если работодатель не перечислит НДФЛ за сотрудника или перечислит с опозданием, или несвоевременно отчитается по форме 6-НДФЛ.
Налоговая ответственность (ст. 126 НК РФ):
- 200 руб. за каждый не представленный в срок документ;
- 10 тыс. руб. за отказ от представления затребованных документов;
- 1 тыс. руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки по расчёту 6-НДФЛ. Если задержка превысит 20 рабочих дней, инспекция вправе заблокировать расчётный счёт;
- 500 руб. за каждый документ, содержащий недостоверные сведения;
Избежать 20% штрафа можно при одновременном соблюдении условий:
- форма 6-НДФЛ сдана вовремя;
- в расчёте нет ошибок и занижения налога;
- недоимку и пени перечислили в бюджет до того, как о нарушении узнала налоговая инспекция, т.е. до завершения камеральной проверки 6-НДФЛ и составления акта налоговой проверки.
Административная ответственность для должностных лиц организации:
- предупреждение или штраф от 300 руб. до 500 руб. за непредставление или несвоевременное представление 6-НДФЛ;
- штраф от 300 руб. до 500 руб. — за непредставление по требованиям инспекторов документов или информации, других сведений, необходимых для проведения налогового контроля. Например, подтверждения права на предоставленный налоговый вычет;
- штраф от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к бухучёту и отчётности, которое привело к неуплате (неполной уплате) налога. За повторное нарушение штраф от 10 тыс. руб. до 20 тыс. руб. или дисквалификация от одного года до двух лет.
К грубым нарушениям (ст. 120 НК РФ) относится отсутствие первички. Например, нет заявлений от работников на вычеты, налоговых регистров. Говоря по-простому, если налоговый агент в своём учётном хозяйстве ни сам разобраться не может, ни контролёру рассказать.
ИП к административной ответственности не привлекаются.
Уголовная ответственность. Возникает для руководителей организаций и предпринимателей при недоимке в крупном и особо крупном размере, если инспекторы докажут, что нарушения налогового агента продиктованы личным интересом.
За правонарушение, совершённое в крупном размере (более 15 млн. руб. в пределах трёх финансовых лет подряд) наказание варьируется от штрафа в 100-300 тыс руб. до тюремного заключения до 2 лет.
За правонарушение, совершённое в особо крупном размере (более 45 млн. руб. в переделах трёх финансовых лет подряд) помимо штрафа и принудительных работ можно попасть в тюрьму на срок до шести лет.