Сотрудничество с самозанятыми, как известно, выгодно для бизнеса. Самозанятых можно привлекать на разовые или проектные задачи, не оформляя для их выполнения новых людей в штат. Режим НПД понятен и удобен самим самозанятым, но как их оформлять, как с ними рассчитываться и вести отчётность понятно до сих пор далеко не каждому. Сегодня разберём топ-5 ошибок, которые могут совершить бухгалтеры или кадровики при сотрудничестве с самозанятыми.
№1. Документы без проверки
Чтобы сотрудничать с самозанятым в легальном поле, нужно убедиться, что он действительно является таковым и не потерял свой статус. Для этого нужно запросить у самозанятого справку на сегодняшний день, либо самостоятельно проверить его данные через сайт ФНС. Если этого не сделать, а самозанятый фактически будет являться обычным физлицом, то впоследствии проверяющие органы могут счесть сотрудничество сокрытием трудовых отношений и доначислят пени и штрафы. Важно проверять статус самозанятого как перед заключением сделки, так и перед самой выплатой, так как важно понимать, что самозанятый — свободный фрилансер, и сотрудничая одновременно с другими компаниями может перешагнуть свой годовой лимит оборота и потерять право применять свой налоговый режим.
№2. Договор на словах
Устный вариант возможен только в том случае, если сумма вознаграждения по сделке не превышает 10 тысяч рублей, а сама сделка исполняется немедленно. Во всех остальных случаях нужно заключать договор — именно он сможет помочь отстоять свои права в суде и спасти сотрудничество от переквалификации. В договоре можно указать обязательство самозанятого предоставлять чек, а также уведомлять вас о смене или утере права применять режим НПД.
№3. Формулировки из ТК
Даже если заключить договор, важно понимать, что он отличается от привычного трудового. Более того, важно исключить в нём пересечения с трудовым — чтобы избавиться от рисков переквалификации отношений в трудовые. Поэтому нужно следить, чтобы в договоре ГПХ отсутствовали термины из ТК РФ, такие как «должность», «работник», «зарплата». Все эти слова относятся к штатным сотрудникам, а не подрядчикам для разового исполнения работ. Также самозанятого нельзя обязать соблюдать определённый график и привязать к рабочему месту.
№4. Платежи с неправильным назначением
Важно понимать, что вознаграждение самозанятому — фактически выплата в пользу физлица. Учитывая 115-ФЗ и слежку банков за подозрительными операциями, важно изначально правильно заполнить назначение, чтобы избежать проблем. В назначении нужно указать номер и дату договора, а также исключить слова «зарплата» или «аванс». Вполне подойдёт формулировка «Вознаграждение по договору №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХ за…» и указать наименование конкретной работы/услуги.
№5. Отсутствие контроля чеков
Чек — единственное доказательство легальности сделки с самозанятым. Последний сам его формирует и передаёт бухгалтеру. На основании чека бухгалтер может провести операцию и подтвердить расходы бизнеса. Но даже если сам чек удалось получить вовремя, то важно быть бдительным и проверять реквизиты в чеке. Если там найдётся хотя бы одна ошибка, такой документ можно признать недействительным.
Это — основные сложности, с которыми можно столкнуться. Но на деле их гораздо больше. Чтобы избежать любых рисков при сотрудничестве с самозанятыми, можно воспользоваться платформой Рокет Ворк. Платформа автоматически формирует договоры ГПХ под сделки с самозанятыми, подтягивает в них реквизиты и выпускает электронные подписи для онлайн-подписания. После подтверждения факта выполнения услуг, Рокет Ворк проверит, является ли самозанятый плательщиком НПД и автоматически заполнит правильную платёжку. После выплаты вознаграждения платформа сама задекларирует доход самозанятого, сформирует чек и предоставит его заказчику. Перепроверять достоверность данных в чеке в этом случае не нужно — платформа делает это автоматически, исключая риск человеческого фактора.