БЕЗОПАСНОСТЬ, СИСТЕМНОСТЬ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА
Программное обеспечение для организаций общественного питания – безопасность, системность и стандартизация бизнеса
Для каждой организацией, занимающейся организацией процесса общественного питания, важнейшим критерием деятельности является обеспечение безопасности потребителей. В свою очередь, безопасность базируется на четко выстроенной и налаженной системе контроля качества, регламенты которой закрепляются в утверждённой последовательности нормативных форм отчетности. Рассмотрим, каким образом можно выстроить систему автоматизированного контроля качества производства, способствующего оптимизации бизнес-процессов и снижению нагрузки на «бумажную» работу сотрудников вашей организации.
Проведя сравнительную аналитику результатов аудита организаций сферы общественного питания, была собрана занятная статистика. Согласно собранным данным, систематизация деятельности осуществляется лишь в 20 процентах организаций. В эти 20 процентов входит систематизация всех процессов производственной деятельности организаций. Аудит проводился по двум направлениям: соответствие организации требованиям международных стандартов, а также внутренний мониторинг со стороны организаций для выявления узких мест в цепочке бизнес-процессов.
Проведение аудита на предмет соответствия международным стандартам в большинстве случаев определяется требованиями партнеров и заказчиков организации. Для участия в тендерах и иных формах закупок, организациям необходимо предоставить документы, подтверждающие налаженную систему контроля качества и безопасности на производстве. В случае положительного прохождения процесса аудита, результатом проверки служит сертификат соответствия или аттестат аккредитации по видам разрешенной деятельности.
Традиционно подобный аудит носит формальный характер. Более тщательный анализ бизнес-процессов предприятия проводят самостоятельно с целью снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов. Предприятия проводят анализ финансовых показателей, а также независимую экспертизу бизнес-процессов. Результатом подобных внутренних проверок служит выработка плана мероприятий, способствующих исправлению ошибок и оптимизации возможных узких мест. Не может не радовать ситуация, когда управленцы и предприниматели понимают, что внедрение стандартизированных систем и их оперативная настройка не позволят учесть внутренних невидимых аспектов, влияющих на осуществление бизнес-процессов. Подобные детали сложно увидеть невооруженным взглядом и требуют глубокого погружения в бизнес-процессы конкретной организации.
Интернет предлагает широкий спектр разработанных систем для систематизации на производстве. Такие системы подразумевают возможность внедрения как на промышленных, так и на пищевых производствах, в связи с чем невозможно учесть все отраслевые аспекты. Пакетные программные решения позволят учесть наиболее общие процессы, такие как учет графика уборки помещений. Но подобные программы не позволяют учесть более специфичных аспектов деятельности предприятия, в связи с чем предприниматели могут нести дополнительные издержки.
Также вопрос организации системы контроля качества влияет на формирование бизнес-стратегии на начальном этапе развития предприятия. Чаще прочих с этим сталкиваются начинающие предприниматели, открывающие бизнес. Мы сталкивались с ситуациями, при которых издержки на организацию системы контроля качества и безопасности не были учтены в изначальной смете, а система как таковая не была сформирована. В связи с этим начинающие предприниматели либо несут непредвиденные дополнительные издержки, либо, что еще опаснее, сталкиваются с негативными последствиями проверок со стороны надзорных органов.
Текущие экономико-политические реалии открывают возможность для развития отечественных решений, позволяющих нивелировать выявленные выше проблемы.
В первую очередь, программное решение должно содействовать правильному исходному планированию деятельности организации. Во-первых, изначально важно учитывать требования регламентирующих документов, таких как ГОСТы, технические регламенты и прочие нормативные документы. Таким образом, среда позволит изначально учесть требования надзорных и контролирующих органов, а также учесть издержки на организацию системы контроля качества.
Необходимо также внести информацию по структуре организации: количество штатных работников, структуру отделов. Это позволит изначально выстроить матрицу ответственности сотрудников. На основании подобной матрицы формируются должностные инструкции, определяющие весь порядок организации бизнес-процессов. Подобным образом получится не только организовать процесс функционирования производственного участка, но и увязать его с прочими отделами: бухгалтерии, администрации и пр. Результатом станет четкая картина деятельности организации: руководство будет наглядно видеть срез бизнес-процессов организации, а работники смогут точнее понимать сферу своей ответственности и возложенные на них полномочия.
Эффективность и управляемость любой организации сводится к быстрому мониторингу и анализу принятых решений на основании зафиксированных данных. Каким же образом на данный момент в России производится сбор информации? В подавляющем большинстве организаций сбор данных производится в традиционном «бумажном» формате. Данный формат усложняет автоматизированный анализ данных, затрачивает порядка 20 процентов рабочего времени сотрудников, а также подразумевает возможность допущения ошибок, вызванных человеческим фактором. Помимо экономии по меньшей мере 20 процентов времени работы сотрудников и нивелирования ошибок, представленная модель позволит автоматизировать не только производственные процессы, но и в целом повысить эффективность процесса закупок – покупать вовремя и по оптимальным ценам.
Включая в систему данные кассового аппарата, бизнес сможет анализировать колебания спроса и суточные циклы потребления, что позволит эффективнее формировать программы лояльности.
Менее очевидным, но не менее значимым фактором преимущества подобной программы является возможность отслеживать наличие и доступность запасных частей и материалов для поддержания основных средств в рабочем состоянии. Особенно этот фактор актуален в текущий период, когда многие логистические цепочки стали более растянутыми во времени. Достаточно представить простой пример: если в маленькой кофейне произойдет небольшая поломка одного из элементов кофемашины, весь бизнес «встанет». А с учетом того. Что многие запасные части имеют импортное происхождение, процесс внезапной замены может либо затянуться на долгое время, либо потребует больших финансовых затрат. Своевременный анализ потенциальной потребности в различных запасных частях позволят избежать таких неприятных ситуаций.
Программа подразумевает простой и понятный клиентский интерфейс, в котором сотрудник без долгого процесса обучения сможет с помощью программы вести учет всех своих действий в рамках должностных полномочий. Возвращаясь к примеру кофейни, бариста должен иметь возможность вести учет уборки помещения, закупки кофейных зерен и молока, вести учет наличия запасных частей критических узлов кофемашины и прочее. Оптимальным развитием системы будет регистрация в ее контуре проверенных поставщиков, чтобы пользователи могли без риска заключать сделки в рамках контура системы. Отметим, что введение в контур поставщиков позволит проводить сквозной анализ системы контроля качества от этапа складирования сырья у поставщика до продажи предприятием готовой продукции.
Система позволит избежать рисков потерь при начале бизнеса, существенно снизит нагрузку на составление отчетности у сотрудников компании, а также позволит оптимизировать бизнес-процессы предприятия для повышения эффективности организации – от этапа закупки сырья до оптимизации модели продаж и повышения благосостояния предприятия.