В эфире рубрика #стильныйэтикет_вделе
Деловая переписка является одним из основных способов деловой коммуникации. Этика деловой переписки выступает индикатором профессионализма сотрудников.
Правило «5 минут»: старайтесь отвечать на письма сразу. Если ответ не получается дать моментально, то напишите собеседнику сообщение, что сможете дать ответ в течение определённого времени.
Делу время, а потехе час. Направлять письма в нерабочее время не рекомендуется. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки. Сообщения, полученные в нерабочее время, как правило, вызывают негативную реакцию у адресата.
Тема письма. Писать в теме письма слова «срочно» и «важно» считается нарушением делового этикета. Тема письма должна быть сформулирована чётко, а цель направления должна быть ясна и понятна. Например: «Договор поставки_Ромашка_Лютик».
Одно письмо – одна тема - один вопрос. Рекомендуется обсуждать в одной переписке один вопрос. Так,обсуждаемые темы будут разграничены и собеседникам будет проще отслеживать историю переписки.
Адресат. Обращаясь к собеседнику, пишите его имя полностью, а не Маша, Катя, Толя.
Обращение. С учётом возможной разницы во времени «на том конце провода», наиболее универсальным обращением будет «здравствуйте».
Краткость – сестра таланта. Излагаете суть обращения кратко, простыми предложениями. Для упрощения чтения письма пишите его одним шрифтом. Написание текста только заглавными буквами воспринимается, как давление со стороны отправителя.
В деловой переписке недопустимо использовать специальную терминологию. Ваш клиент или коллега из другого отдела может не знать значения профессиональных определений, чтение письма со специальной терминологией усложнит чтение для адресата. Кроме того, в деловой переписке не рекомендуется использовать сокращения и аббревиатуры. Например, «спс» и «кнчн».
Нейминг. Рекомендуется вести деловую переписку с корпоративной электронной почты. Желательно, чтобы в имени была Ваша фамилия. Кроме того, имя и фамилия с указанием должности и номера телефона должны быть указаны в подписи к письму. Рекомендуется не утяжелять подпись указанием адреса. Если адресат решит приехать к Вам в офис, он уточнит адрес вне зависимости от того, был ли указан адрес в подписи или нет.
«С уважением» - так же является лишней припиской к подписи. Презюмируется, что Вашего адресата Вы и так уважаете, писать об этом отдельно необязательно.