Исправления прошлых периодов могут быть следствием того, что зарегистрированы ошибочные или неполные сведения, или документы могут быть своевременно не введены вовсе. При этом иногда ошибки могут обнаружиться только тогда, когда внести исправления непосредственно в исходный документ или прошлый период уже поздно. Но программа в любом случае позволяет внести изменения прошлых периодов текущей датой.
Такие изменения необходимо делать текущей датой, если:
- уже произведена окончательная выплата за прошлый период;
- сформирован документ отражение зарплаты в бухгалтерском учете и перенесен в бухгалтерию.
Существует несколько ситуаций, которые влекут за собой исправления:
1. Отсутствие сотрудников в прошлых периодах
Например, когда вводим документ невыхода (больничный, например) за прошлый месяц. В таком случае перерасчет можно сделать в вводимом документе, на соответствующей закладке.
На этой закладке мы видим параметры перерасчета, исключаемый период и суммы уменьшения начислений в связи с регистрацией отсутствия сотрудника.
2. Сторнирование или исправление первичных документов
Если первичные документы были введены ошибочно, а также, если их данные неактуальны или актуальны неполностью, то их можно сторнировать или ввести документ исправления. Для этого в документе имеется специальная ссылка.
Для документов, которые не формируют суммовых показателей, например, кадровых, в принципе, можно документ - исправление не вводить. С точки зрения работы программы нет разницы, были внесены исправления непосредственно в исходный документ «задним числом» или же был введен документ-исправление. Оба варианта изменения таких документов программа отработает одинаково. Этой возможностью следует пользоваться, если требуется сохранить в программе прозрачную историю исправления ошибок ввода первичных данных (для последующих разбирательств и т. п.).
Иная ситуация с документами, формирующими суммовые показатели. Если ошибка обнаружена в текущем периоде, то документ рекомендуется пересчитать и перепровести. Если следующим периодом, то по ссылке Исправить вводится документ – исправление, в котором на закладке Перерасчет прошлого периода сторнируются ранее сделанные начисления.
Также в программе предусмотрен автоматический контроль необходимости перерасчета документов, оплачиваемых по среднему заработку, в связи с изменением данных для его расчета.
При изменении расчетной базы среднего заработка или сведений о времени, вводе годовых премий или проведении индексаций в них появляется уведомление о необходимости перерасчета. Перерасчет можно выполнить как в исходном документе (если период не «закрыт»), так и ввести документ-исправление. Для отслеживания необходимости перерасчетов предусмотрено специальное рабочее место Перерасчеты в разделе Зарплата.
В его таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы отображаются документы, которые следует пересчитать в связи с изменением данных для расчета среднего заработка.
Если основание для перерасчета создалось ошибочно, то его можно отменить (удалить), тогда автоматическое заполнение закладок Доначисления, перерасчеты и (или) Перерасчет пособий документа Начисление зарплаты и взносов произведено не будет.
Поскольку автоматически основание для перерасчета формируется только при глубине изменений два месяца, при необходимости, можно вручную зарегистрировать основание для перерасчета добавлением его в рабочем месте Перерасчеты.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 настройками определяется два способа выполнения перерасчетов заработной платы – либо в самом документе Начисление заработной платы и взносов, либо регистрацией отдельного документа.
Если выбрана настройка, как на последнем рисунке, то доначисление выполняется. Закладка Доначисления, перерасчеты не заполняется. Для перерасчета необходимо создать соответствующий документ, который отразится в разделе Доначисления, перерасчеты.
Расчет заработной платы неизбежно сопровождается необходимостью внести изменения в прошлые расчетные периоды. Каким бы отлаженным ни был внутренний документооборот, ситуации, приводящие к перерасчетам возникают с завидной регулярностью. Задача бухгалтера заключается в том, чтобы выполнить их своевременно и правильно