Наверное, нет такой компании, которая не мечтала бы о повышении операционной эффективности. Причем, это же не просто мечта, а необходимость, которой содействует система по организации и рационализации рабочего пространства (5S) – один из самых известных и основополагающих инструментов бережливого производства.
Что делать, чтобы система после внедрения развивалась и не давала отката?
Чтобы помочь вам сориентироваться в этих вопросах, рекомендуем следующий пошаговый план, в котором описаны все шаги внедрения системы 5S: от начала внедрения до результата.
Шаг 1 – утвердить начало внедрения системы 5S
Первым делом необходимо создать рабочую группу по внедрению системы (проекта), возглавить которую должен статусный лидер – руководитель самостоятельного структурного подразделения или направления.
Членами рабочей группы желательно назначить ключевых специалистов.
Примерный состав рабочей группы:
- Руководитель рабочей группы (статусный лидер и лидер изменений) – это руководитель структурного подразделения, который несет ответственность за результативность и эффективность применения системы 5S).
- Заместитель руководителя рабочей группы (лидер изменений) – осуществляет консолидацию информации, разработку инструкций, ответственный за контроль и организацию мероприятий по внедрению системы.
- Аудиторы системы 5S - специалисты, выбранные из числа работников подразделения, которые осуществляют внутренние проверки достижения уровня S за определенные промежутки времени.
- Члены рабочей группы – специалисты и руководители подразделения, осуществляют внедрение системы в своем рабочем пространстве (кабинете).
Состав рабочей группы может быть утвержден распоряжением или закреплен на общем совещании структурного подразделения. Таким образом утверждается начало внедрения системы.
Шаг 2 – составить план внедрения системы 5S
Рабочей группе поручается составление дорожной карты внедрения системы 5S.
План должен включать:
- Объявление кампании о внедрении системы.
- Обучение персонала и назначение аудиторов.
- Разработку базовых инструкций для первых этапов (при необходимости).
- Проведение основных этапов внедрения системы.
- Проведение аудитов на каждом этапе.
- Подведение итогов на каждом этапе.
- Составление нового плана продвижения системы на последующий период.
Для подразделений или рабочих пространств (кабинетов), в зависимости от их специфики, могут составляться отдельные дорожные карты, с подробной детализацией мероприятий по каждому этапу внедрения системы, вытекающие по срокам из общего плана.
Шаг 3 – Объявление кампании о внедрении системы 5S
На этом важном этапе, когда рабочей группой сделаны все необходимые подготовительные мероприятия, понятен план и цели внедрения проекта. Руководитель структурного подразделения собирает сотрудников подразделения и объявляет о начале внедрении системы.
В первую очередь ему необходимо пояснить персоналу, для чего внедряется система, какие результаты должен будет получить персонал, руководители и внутренние клиенты организации.
Здесь же он представляет команду внедрения – заместителя руководителя, аудиторов и членов рабочей группы.
Основная цель данного мероприятия показать персоналу намеренность и вовлеченность первого руководителя подразделения. А также дать общую информацию о системе и целях.
Шаг 4 – Обучение принципам системы 5S в компании
Далее происходит более подробное объяснение смыслов и содержания принципов 5S персоналу подразделения. Доводятся ранее подготовленные презентации и инструкции, проводятся обучения.
Отдельное обучение проходят аудиторы особенностям и порядку проведения аудита рабочих помещений, выбранные из числа сотрудников компании.
! Если вам или сотрудникам вашего подразделения нужно обучение по 5S - Институт "Бизнес-Рост"
На этом же шаге могут быть размещены стенды по 5S, на которых происходит текущее и последующее информирование.
Также могут быть внедрены другие способы информирования сотрудников, например – внутрикорпоративный сайт, рассылка, корпоративная газета и т.д.
Шаг 5 – Осуществление этапов 5S
Теперь можно приступать к внедрению основных этапов организации и рационализации рабочих мест/пространства.
Напоминаем, что 5S была разработана в послевоенной Японии, получила свое название от первых букв пяти японских слов (Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke), являющихся, в свою очередь, пятью этапами внедрения системы.
Общая схема внедрения
Вот, что означает каждый этап системы 5S
1. Сортировка. Четкое деление всех вещей на нужные и ненужные, причем от последних необходимо избавиться.
2. Соблюдение порядка. Каждый предмет находится на своем месте. Такая организация хранения вещей позволяет не тратить время на их поиски.
3. Содержание в чистоте. Рабочее место всегда должно быть чистым и аккуратным. За поддержанием порядка должны следить все сотрудники.
4. Стандартизация. Важное условие для соблюдения названных выше правил. Предполагает создание необходимых инструкций и других регламентов.
5. Совершенствование. В буквальном переводе с японского – «воспитание». У сотрудников должна сформироваться привычка точного соблюдения установленных процедур, стандартов и правил.
Шаг 6 – Составление нового плана продвижения системы 5S
Не останавливаемся на достигнутом, составляйте план на следующий период времени. Возможно, вы добавите новые инструменты управления и бережливого производства.
Также в рамках нового плана обеспечиваем сотрудников нужными предметами, необходимость которых выявили на прошлых этапах.
Роль руководителя
Можно много и долго говорить о роли первого руководителя, но факт остается фактом, его факультативное отношение к проекту внедрения системы 5S может существенно осложнить процесс внедрения.
Первый руководитель несет ответственность за результативность и эффективность применения системы и обеспечивает ее реализацию на всех уровнях организации.
Также имеет смысл напомнить, что большинство проблем, дефектов и ошибок в организациях порождены системой (94 %, по расчетам Деминга ). Отношение к ним как к единичным случаям только дестабилизирует процесс. Для дальнейших улучшений требуются системные изменения, которые часто находятся в зоне влияния руководства.
Подготовили для вас Чек-листы по работе с системой 5S. Ссылка для БЕСПЛАТНОГО скачивания