Для россиян проведение мероприятий в другой стране давно перестало быть недостижимой мечтой. Свадьба на Бали, корпоратив в Милане, занятия по тимбилдингу - на альпийских склонах – дело обычное. Да, смешившая наших родителей фраза Жванецкого: «Мне в Париж по делу срочно,»- воспринималась тогда как нечто совершенно невозможное. А наши дети уже не понимают, что смешного может быть в деловой поездке во Францию.
Кто заказывает организацию мероприятий за границей
Зачем сотрудникам Event-агентства знать, кто именно заказывает свадебные торжества, корпоративы или научные симпозиумы за границей? Затем, что любая информация в сложносочинённом процессе организации запоминающегося события лишней не будет.
- Событие планируют провести россияне, представляющие руководство совместного предприятия, семью в смешанном браке, юбиляров, желающих порадовать родных и знакомых за границей. Значит, у организаторов имеется отличный источник для получения ценной информации о ситуации на месте.
- Нашим гостям необходимо произвести впечатление на партнёров, конкурентов, сотрудников, будущих клиентов. Для пиара своей компании или своей личности идеально подходит ивент-презентация за границей, организованная с максимально возможной пышностью и блеском.
- У гостя появилась возможность исполнить заветную мечту, вроде той, о которой говорил Илья Эренбург: «Увидеть Париж и умереть». (Что делать, так вот неровно дышали наши люди по отношению к Франции и её столице совсем недавно.) Умереть, конечно, мы своим дорогим гостям не дадим, но удивить постараемся.
Нынешние мечтатели задают задачки повышенного уровня сложности, но Event-агентство «8 эмоций» готово к любым сложностям.
Основные трудности при организации мероприятия за границей
Главная и основная сложность при организации любого события за рубежами родной страны или в собственном городе – это не проработанный начальный этап по подготовке и сбору информации. Мы заранее должны иметь максимально достоверную и полную информацию об особенностях работы на предполагаемой площадке.
Руководство агентства должно точно представлять себе, возможно ли вообще провести предполагаемое мероприятие в конкретном месте и в конкретное время. Глубокий анализ существующей ситуации позволяет нам заранее отказаться от заведомо невыполнимого или провального проекта и оптимизировать свои ресурсы так, чтобы они соответствовали ситуации, сложившейся на площадке.
- На момент подписания договора с заказчиком, мы точно знаем, какие тайные пружины в душе дорогого гостя заставляют его настаивать на выборе того или иного места, формата проведения мероприятия, что влияет на выбор блюд и напитков.
- Важно проконсультироваться с местными жителями об их предпочтениях в развлечениях, меню, при выборе напитков, музыки, танцев и прочих атрибутов праздника.
- Специалисты нашего агентства заранее прибывают на место предполагаемого события для сбора информации и начальной подготовки.
- Уточняем законодательные нормы, действующие в конкретной стране. В большинстве европейских стран курение в неположенном месте, шум после определённого часа, вторжение на частную территорию и прочие, незначительные с нашей точки зрения нарушения, могут стать причиной серьёзных проблем с законом.
- Мы до начала работы определяемся с подбором подрядчиков. Если каких-то специалистов можно нанять на месте, налаживаем контакт с этими организациями. При невозможности осуществить адекватную замену, везём специалистов и оборудование с собой.
Только при тщательно выполненной подготовке зарубежной площадки, при налаженных связях и дружеских контактах с местными властями, местными подрядчиками и обычными жителями можно гарантировать положительный результат работы ивент-агентства. И наше агентство может это гарантировать.