Все добрый день! Надеюсь, что Вы попали сюда не случайно, а зашли вполне осознанно. То есть Вы реально хотите не просто почитать, но и научиться чему-то и даже более того - реализовать это в повседневной жизни. Я также надеюсь, что Вы уже представляете, что такое Excel, а соответственно мне нужно будет объяснять вам совсем уж элементарные вещи, и мы сразу же можем приступить к созданию нашей первой Книги, которая будет посвящена учету расходов на Ваш любимый автомобиль.
Итак, начинаем! Берем в руки карандаш... Да-да! Вы не ослышались! Не мышку, не клавиатуру, а карандаш, и начинаем рисовать примерную структуру будущей Книги. То есть, перед тем, как начать творить непосредственно в программе, нам необходимо создать макет будущей Книги, продумать в ней связи между листами. Ведь мы же хотим не просто сделать элементарную таблицу с тремя столбцами типа Дата / Километраж / Сумма расходов, а мы же хотим сделать что-то реально выдающееся ) А у всего выдающегося должен быть замысел, который и рождается с карандашом в руках.
Итак, что я Вам предлагаю. Естественно, что на основном листе будут располагаться те три основных поля, о которых я уже Вам говорил:
- дата;
- километраж, пройденный за этот день;
- сумма расходов на автомобиль, понесенных в этот день.
Хм... А вот мы ленивые. И не хотим каждый раз рассчитывать километраж "в уме". Да и как вспомнить, какой километраж был утром, если вы забыли посмотреть на одометр. А вот и первая корректировка - вместо километража мы будем указывать общую величину пробега на конец дня, а работать заставим Excel - пусть он сам рассчитает нам пробег за день, зная два соседних значения. Логично? Мне кажется, что вполне.
Идём далее! Следующее поле нашей базы данных - сумма. Хм... А всегда ли он будет одна? А если в один день Вы и заправились, и купили запчасти какие-нибудь, и на мойку заехали. Тут нужно подумать! Теоретически, можно на этот день завести несколько строк на нашем листе. А пробег или указать везде одинаковый, или его тоже разбить: например, если всего за день километраж на одометре изменился с 50000 км до 50030 км, а строки на этот день три, то в первую можно занести значение 50010 км, во вторую - 50020 км, а в третью - 50030 км. Например, вот так:
Свои плюсы у этого варианта есть - в таблице не увеличивается количество столбцов. И не надо преуменьшать этот плюс - ничего хорошего в больших таблицах со множеством столбцов нет! Их приходится листать с помощью курсора или полосы прокрутки, а это неудобно, их не охватить взглядом. Конечно, частично эту проблему решает закрепление областей, но...
Есть второй вариант - на каждую дату отвести одну строку, а правее столбца с пробегом отвести несколько столбцов для указания расходов. Например, вот так:
Минус такого подхода я уже описал. Его плюс тоже очевиден - на каждую дату в таблице отводится одна строка. А это, на мой взгляд, один из важнейших принципов построения качественной базы данных. И если вариативность видов расходов не очень раздувать (на мой взгляд, шесть приведенных признаков - это вполне достаточно для необходимой аналитики), то на один экран стандартного монитора даже 15'' ноутбука при нормальном масштабе это вполне помещается. Правда, естественно, что в этом случае необходимо будет добавить еще и столбец с итоговой суммой（он, естественно, будет рассчитываться автоматически). А заодно и столбец, в котором Excel рассчитает нам пробег за день. В итоге, таблица примет следующий вид:
Так, стоп! А зачем нам такие длинные наименования столбцов. А не проще ли будет, если мы их упростим. Ведь если столбец в файле расходов на автомобиль назван просто ГСМ, то, наверное, очевидно, что речь идет о расходах на ГСМ?! Аналогичная ситуация и со всеми другими расходами. Так давайте упростим!
Вот мы и получили возможность увеличения объема информации на одном листе или увеличения масштаба (видите, на рис. 4 шрифт немного крупнее). А глаза надо беречь!
Кстати, давайте сразу выделим (зальем) те столбцы, где находятся формулы, чтобы случайно в них что-то не занести.
Хм... А всю ли информацию, которая нам потенциально может понадобиться, мы указали?! Очевидно, что нет. Ведь наверняка один из ключевых вопросов, который волнует любого автомобилиста - это расход топлива на 100 км пробега. А как же мы его посчитаем, если мы не знаем, сколько литров горючего мы заправили?! И вот тут нам нужно вспомнить, а как мы заправляемся. Если мы знаем цену 1 литра, то, зная общую сумму, мы естественно сможем высчитать количество литров. Но мы можем заправлять фиксированное количество литров (например, ровно 20 или 30). Тогда зная цену литра, мы сможем точно высчитать сумму. Может быть и третий вариант - мы знаем итоговую сумму и количество литров, а вот цена может колебаться из-за различных акций, бонусов и т.п. В этом случае вполне резонным будет вопрос определения и некоей средней цены за 1 литр.
Я, приобретая топливо, все-таки намного чаще знаю сумму, которую я заплатил за топливо, а также его цену. Количество я, конечно, тоже на колонке отслеживаю, но к вечеру вполне могу его забыть. Поэтому в моем случае более правильным будет ввести в таблицу именно столбцы цены и общей суммы, а уж сам Excel заставить посчитать количество литров. То есть примерно вот так:
Как мы видим, количество столбцов все растет и растёт. А если мы захотим увидеть еще и какую-то развернутую аналитику на этом же листе, то станет совсем грустно. Так может быть стоит все расходы кроме расходов на ГСМ "утащить" на отдельный лист. А на главном листе оставить только данные о пробеге?! В принципе, это вариант достойный рассмотрения. Конечно, работать с Книгой, в которой несколько листов, тоже не всегда удобно. Однако это уж точно удобнее, чем с помощью полосы прокрутки перемещаться по одному листу. Да и пустых ячеек в таблице будет всегда меньше, а ничего так не пугает Excel, как пустота - ведь он не знает, что с ней сделать.
Но, тогда придется на этот дополнительный лист с топливом получать информацию о пробеге, чтобы была возможность оценить расход топлива на 100 км. Это, конечно, не сложно, но это опять-таки нужно делать, а соответственно дополнительный лист будет в чем-то по параметрам напоминать наш основной. Поэтому, я предлагаю выбрать золотую середину. То есть, на основном Листе оставить километраж и расходы на топливо, а вот прочие расходы отнести на отдельный Лист. То есть примерно вот так:
Ну что ж! Какую-то основу мы с Вами сделали. Продолжение в следующей публикации. Всегда рад вашим комментариям и вопросам.
Ну а к следующей публикации можно перейти по ссылке.
