Как бизнесу без лишних затрат перейти на электронное оформление договоров ГПХ.

У бизнеса обычно уже есть электронный документооборот с контрагентами юридическими лицами. Однако ворох бумаг и затраты времени на логистику при оформлении договоров с физлицами все равно остается.

Каждая компания нанимает на работу сотрудников. Если оформить их ненадлежащим образом, можно попасть под санкции или задолжать работнику крупную сумму. Закон предлагает несколько вариантов оформления отношений с работниками, из которых работодатель может выбрать подходящий. Сначала разберемся с терминами.

Трудовой договор — письменное соглашение между сотрудником и работодателем, в котором указаны права и обязанности каждой из сторон. Наниматель гарантирует сотруднику место для работы, своевременную зарплату и соответствующие ТК РФ условия А работник в ответ реализует свои прямые рабочие обязанности и блюсти правила компании.

Договор ГПХ (расшифровка — гражданско-правового характера) — договоренность между исполнителем и заказчиком, при котором они не вступают в трудовые отношения. В этом соглашении определены работы и их результат, за который исполнитель получает вознаграждение. Примеры договора ГПХ: подряд, оказание услуг, авторский договор. Договор называется так, потому что регулируется ГК РФ, а не ТК РФ.

Предмет гражданско-правовых отношений — результат работы или услуги исполнителя. Заказчик должен получить и принять результат в определенный договором срок. При этом сам процесс работы не важен для заказчика, хотя при желании он может установить промежуточный контроль.

В договоре указан перечень работ, которые должен сделать исполнитель за оговоренный срок. Подрядчик может привлекать к задаче других исполнителей, если в договоре не предусмотрено самостоятельное исполнение.

Основание, по которому исполнитель получает вознаграждение, — двусторонний акт выполненных работ.

Сейчас можно перейти на электронный документооборот быстро и просто, если компании подключить к работе облачный сервис электронной подписи. Это позволит законно подписывать большинство документов в электронном виде, бесплатно для подрядчиков и клиентов и подходит для внутреннего документооборота. Расскажем, как они работают.

Есть несколько причин которые несмотря на привычки и стереотипы заставляют руководителей переходить на ЭДО. И все эти причины экономического характера:

• на первом месте рост стоимости бумаги и расходных материалов для принтеров и сканеров
• затем можно упомянуть стоимость почтовой или курьерской доставки.
• самая главная причина — это время, можно ждать подписанные документы месяцами и рисковать, сдавая отчеты без подтверждения в налоговую, а еще они могут потеряться в дороге или в офисе.

Так что может предложить облачный сервис электронной подписи:

1. Берет на себя безопасное хранение Ваших электронных документов, и обеспечивает доступ к архиву 24 часа в сутки 7 дней в неделю;

2. Предоставляет онлайн личный кабинет сотруднику или контрагенту;

3. Проводит удаленную идентификацию пользователя и бесплатно предоставляет электронную подпись.

Облачные сервисы предоставляют своим клиентам ПЭП (простая электронная подпись) или УНЭП (неквалифицированная электронная подпись). Они обладают юридической значимостью и приравниваются к собственноручной подписи гражданина — это написано в статье 6, п.2 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Чтобы пользоваться ПЭП или УНЭП, не нужно ничего, кроме смартфона и интернета. Это отличает их от квалифицированной электронной подписи, для работы с которой нужно получать физические ключи, оплачивать и устанавливать специальное ПО и платить за подключение. Это делает неквалифицированные сервисы более конфиденциальными — данные о подписанных документах не передаются госорганам и доступны только сторонам подписания.

Чтобы электронная подпись имела юридическую силу, о ее использовании нужно договориться — прописать это в договоре или допсоглашении. Например, если прописать: «Акты и приложения можно подписывать с помощью электронного документооборота», — то обмениваться бумажными оригиналами не понадобится.

Конечно, документы можно будет отправлять по электронной почте или в мессенджерах, но эти сервисы не соответствуют параметрам законодательства в сфере безопасности использования электронной подписи. Лучше использовать специальные системы документооборота, например LightDoc. Это удобно и надежно:

• Соответствует всем требованиям законодательства: обеспечивает идентификацию пользователей, соблюдение конфиденциальности;
• Позволяет сразу обозначить взаимное согласие сторон на использование ЭЦП. У LightDoc законность подтверждает сертификат, который выдается на каждый документ;
• Не требует обучения сотрудников или контрагентов;
• Позволяет подписывать документы всеми видами электронных подписей РФ;
• Можно хранить список всех контрагентов в одном месте и рассылать документы одним кликом нескольким адресатам;
• Документы передаются и хранятся на защищенных серверах в зашифрованном виде;
• Готовый модуль интеграции для 1С, ваш сотрудник может работать в привычном интерфейсе;
• Есть мобильное приложение на Android и IOS — документы можно просматривать и подписывать со смартфона.

Для примера — вот видео как выглядит подписание за 1 минуту на смартфоне документа в системе LightDoc: https://www.youtube.com/watch?v=foyyPnz2eW0

Вот как это работает на примере LightDoc:

• Вы формируете нужный документ, согласовываете его с контрагентом.
• Загружаете документ (размер до 50 мВ) в приложение LightDoc на компьютере или смартфоне и подписываете. Указываете электронную почту контрагента, на которую нужно отправить документ.
• Контрагенту приходит ссылка на регистрацию в сервисе LightDoc. Он регистрируется и проходит идентификацию с помощью паспорта, получает электронную подпись — это бесплатно.
• Контрагент подписывает документ. Может сделать это как с ПК, так и со смартфона, на все затрачивается несколько минут.
• Подписанный документ автоматически возвращается к вам — его можно посмотреть внутри приложения LightDoc или скачать. Сделка скреплена официально, можно приступать к работе. У каждого участника остается доступ к оригиналу с подписями и сертификатом юридической значимости.

Подписанный документ можно загрузить в вашу систему документооборота либо бухгалтерии (например, 1С) вручную или с помощью API. Хранить его распечатанным отдельно не нужно.

Все это занимает меньше пяти минут, а стоит для вас от 20 до 50 ₽ за документ. Для примера отправка одного документа почтой или курьером может стоить от 250 ₽. А еще есть затраты на бумагу, дополнительную работу бухгалтеров и секретарей — если их учесть, получится, что сервис сэкономит вам сотни рублей на одном документе, вроде немного, но умножьте на их количество в год и цифра может вас ошеломить.

Поскольку контрагенту не нужно никуда идти, ничего оформлять и ничего платить, он точно согласится подписать документ таким способом.

К примеру, известная онлайн школа проводит курсы повышения квалификации по всей России. Раньше при заключении договора с удаленным преподавателем приходилось печатать и отправлять бумаги почтой: на это уходили многие часы работы сотрудников компании и десятки тысяч рублей на доставку документов ежемесячно. В итоге компания перешла на электронный документооборот в LightDoc, а затраты на подписание документов составляют всего 25 000 рублей в год.

Особенности платформы LightDoc

В LightDoc есть несколько инструментов, которые облегчают документооборот:

• Документ можно сформировать и отправить не подписывая. Например, если где-то нужна подпись руководителя, а документ готовит другой человек.
• Все интуитивно понятно — с документом можно ознакомиться и сразу подписать его на одной странице, не нужно ничего дополнительно загружать. Справится даже человек, который не разбирается в технике и сложных программах.
• Можно отправить документ с неограниченной цепочкой согласования — чтобы каждый в очереди его просматривал, подписывал и отправлял на согласование и подписание дальше.
• Можно сохранить типовой маршрут подписания для дальнейшего использования.
• Можно разграничить права в системе: «сотрудник» может просматривать и подписывать только свои документы, «руководитель» удалять и добавлять сотрудников, а также иметь доступ ко всем документам в аккаунте.

За цифровизацией будущее, и она поможет компаниям полностью избавиться от бумажных документов и сохранять природу. Но пока эта тема для многих в России непривычная и электронная подпись вызывает недоверие. Так что, если остались вопросы про электронную подпись — задавайте в комментарии, мы ответим и поможем разобраться в сложных и непонятных моментах.