Майкрософт Ворд: как быстро находить информацию в документах

Здравствуйте!

В Ворде есть 3 инструмента для быстрого поиска информации:

1. Переход по номеру страницы,
2. Поиск по документу,
3. Разметка документа.

Разберём всё по порядку.

Переход по номеру страницы

Иногда люди запоминают номер страницы с необходимой информацией. Но прокручивать документ колёсиком мышки — это долго. Поэтому проще сказать Ворду, какая страница нам нужна, и он нас туда направит.

Допустим, нам нужен список литературы из методических рекомендаций, а он на 42-ой странице. Для быстрого перехода нажимаем клавишу F5 — она откроет меню.

В поле «Введите номер страницы» набираем 42 и нажимаем «Перейти». После этого Ворд перебросит нас на указанную страницу.

Поиск по документу

Бывает, что в документе нет оглавления и непонятно, где искать информацию. На этот случай в Ворде есть поиск по документу. Например, мы ищем алгоритм перевязки при гнойных заболеваниях кожи. Открываем ГОСТ и нажимаем Ctrl + F. Ворд откроет поисковую строку.

В поле «Поиск в документе» вводим «Алгоритм перевязки».

После этого Ворд покажет результаты поиска и выделит совпадения цветом. Если совпадений будет несколько, то для переключения используем стрелочки. Они под поисковой строкой.

Обратите внимание, что запрос должен точно совпадать с текстом. Например, если в тексте есть слова «при переломе плечевой кости», а вы введёте запрос «перелом плечевой кости», Ворд ничего не найдёт. Поэтому лучше вводить запрос в одно слово и без окончания.

Разметка документа

Разметка — это электронное оглавление. Мы можем указать Ворду те части документа, которые нам интересны. Он их запомнит и будет показывать в виде оглавления. При нажатии на оглавление программа перебросит нас к нужному разделу.

Оглавление всегда на виду — не нужно лишний раз что-то искать

Разметка помогает, когда мы регулярно работаем с одним и тем же документом. Например, преподавателям постоянно приходится смотреть в рабочие программы, ФГОСы и т. п. Документов много, и все страницы не запомнить. Поэтому проще сделать оглавление, чтобы каждый раз не искать нужный раздел.

Документ размечаем так: левой кнопкой мыши выделяем название раздела → нажимаем на вкладку «Ссылки» → «Добавить текст». Перед нами появится меню.

В открывшемся меню нужно выбрать уровень. Здесь логика такая:

Уровень 1 — заголовок;

Уровень 2 — подзаголовок;

Уровень 3 — подподзаголовок.

Выбираем нужный нам уровень, и Ворд запомнит выделенный текст.

Для примера сделаем разметку для небольшого документа:

Выделим «Раздел 1» и присвоим ему уровень 1. Теперь Ворд понимает, что это заголовок

Выделим «Подраздел 1» и присвоим ему уровень 2 — это подзаголовок

Теперь, чтобы быстро перемещаться по документу, откроем область навигации. Она находится во вкладке «Вид».

Во вкладке «Вид» нужно поставить галочку напротив «Область навигации»

Мы разметили небольшой документ. Но если нужно выделить много разделов, то каждый раз тыкать мышкой по вкладкам неудобно. Чтобы ускорить работу, мы можем использовать сочетания клавиш. Для этого выделяем текст и нажимаем на клавиатуре:

Ctrl + Alt + 1 — это уровень 1;

Ctrl + Alt + 2 — это уровень 2;

Ctrl + Alt + 3 — это уровень 3.

Всё в разы быстрее.

Что нужно запомнить?

1. Для перехода по номеру страницы нажимаем F5.
2. Для поиска по документу нажимаем Ctrl + F.
3. Для разметки документа используем Ctrl + Alt + 1 либо 2, либо 3.

В следующий раз сделаем журнал посещаемости, который сам будет считать средний балл.