В одной из прошлых статей я уже затрагивала тему пустого Входящего ящика. Теперь давайте рассмотрим действия, которые вы можете предпринять, чтобы ваши Входящие всегда были пустыми, а жизнь более организована.
Помните одно простое правило - в конце каждого дня ваша папка с Входящими должна быть пустой. Если это так, то вы успешно освоили метод Zеro Inbox.
4 действия с письмом
- Создание задачи. Как только вы открыли письмо и прочитали его, вы должны сразу же для себя определить, нужно ли вам что-то делать с информацией в этом письме? Если ответ "да", то вы должно определить сроки, на которые уйдет у вас выполнение этой задачи. Если около 5 минут, то делайте ее безотлагательно. Если задача более объемная или имеет отложенный срок действия, то занесите ее выполнение в свой трекер задач. Если с информацией в письме ничего делать не нужно, то просто удалите его или архивируйте.
- Удаление. Не бойтесь удалять ненужную информацию. Удаляйте рекламные рассылки, не забыв прежде от них отписаться. Если вы получаете какие-то предложения или приглашения на мероприятия, но точно значете, что не собираетесь туда пойти, то удалите эту рассылку. Все, что не приносит для вас пользы и не имеет ценности, должно немедленно удаляться.
- Архивация. Очень полезная функция, которая позволяет вам не только сохранить нужную информацию, но и разгрузить свои Входящие. Все письма с важными вложениями, полезной информацией стоит архивировать. Любое архивированное письмо можно легко найти по поиску в почте.
- Откладывание. Если вы получили письмо с приглашением на какое-то мероприятие или сообщение, которое пришло заранее и пригодиться вам чуть позже, вы можете отложить это письмо. Функция отложить позволяет вам сделать так, чтобы письмо пришло к вам повторно, но тогда, когда оно вам пригодиться. Так вы не забудете о важном мероприятии и разгрузите свои Входящие.
Очень важно оговориться, что расхламление вашего почтового ящика должно происходить осознанно. Не спешите в конце рабочего дня распихивать сообщения по папкам или архивируя все подряд.
Важно уделять должное внимание каждому входящему сообщению, чтобы осознавать смысл и пользу его содержимого. Если сегодня у вас не получилось должным образом поработать над своими Входящими, вы можете сделать это завтра. Главное, что вы должны это делать не только ради пустого ящика, но и ради контроля над своей жизнью. А это невозможно без осознанности.
Расхламляем вашу почту
Если вы не являлись минималистом или никогда не разбирали свою почту, то расхламление может занять куда больше времени. Поэтому рекомендую выделить день на то, чтобы сесть и спокойно разобраться с вашими Входящими.
Не торопитесь, заварите себе чай или кофе, включите расслабляющую музыку и делайте перерывы. Так процесс очищения вашей почты пройдет с комфортом и не будет столь утомительным.
Также не стремитесь сразу удалять все старые письма. Уделите им внимание, возможно, среди них вы найдете что-то полезное, что может пригодиться вам сейчас.
И не удаляйте ненужные письма бездумно. Прежде отпишитесь от рассылок, чтобы не получать подобные письма и впредь.
Алгоритм расхламления Входящих:
1. В почте Gmail есть разделение писем на папки: входящие, соцсети и реклама. Удаляйте рекламу и сообщения от соцсетей сразу же, там вряд ли будет что-то полезное. А вот со Входящими стоит поработать внимательнее.
2. Отписывайтесь от рассылок. Это самый верный способ разгрузить свои Входящие. Чтобы не получать бесполезные рассылки и дальше, опуститесь вниз письма и нажмите на кнопку "Отписаться". Вас переведут на страницу сайта и попросят подтвердить отказ от рассылки.
3. Массовое удаление писем. Если вы знаете, что письма от этого отправителя, бренда или с определенными словами в тексте вам не нужны, то найдите их всех по поиску и массово удалите. Это во многом облегчит вам работу.
4. Тщательно читайте письма. Не спешите удалять их, если не уверены в содержимом письма. Возможно некоторые письма содержат полезную информацию, важные вложения или пригодиться вам в будущем.
Эти простые шаги помогут вам всегда поддерживать вашу почту в чистом и организованном виде. А как выглядит ваша почта?