НДФЛ и взносы, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)

Если у вас имеются подразделения, работники могут перемещаться между ними. Когда подразделениям присвоены разные ОКТМО, закономерно возникают вопросы о том, которое из них должно платить НДФЛ за работника и включать его в 6-НДФЛ.

По страховым взносам при наличии подразделений, которые самостоятельно платят взносы, встает вопрос, как определять предельную базу: с учетом выплат по ОП отдельно или по организации в целом.

Давайте разбираться.

НДФЛ

Как поясняет Минфин, по месту нахождения обособки НДФЛ уплачивается исходя из суммы дохода, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения (письмо от 20.10.2022 № 03-15-05/101612).

Ряд непростых ситуаций с мигрирующими между ОП работниками рассматривала ФНС в письме от 14.02.2018 № ГД-4-11/2828@:

• Если полмесяца сотрудник отработал в подразделении 1, а вторую половину в подразделении 2, платить налог и сдавать 6-НДФЛ по нему должно каждое из подразделений с учетом фактически выплаченных им доходов.

Пример уплаты НДФЛ, если работник в течение месяца работал в разных подразделениях от «КонсультантПлюс»Сергеев А.А. в январе работал в двух обособленных подразделениях ООО "Альфа":11 рабочих дней он отработал в подразделении, состоящем на учете в ИФНС России N 27 по г. Москве;9 рабочих дней - в подразделении, состоящем на учете в Межрайонной ИФНС России N 17 по Московской области.За месяц Сергееву А.А. начислена заработная плата в размере 100 000 руб. Налоговые вычеты по НДФЛ он не заявлял, поэтому сумма НДФЛ с его заработной платы составляет 13 000 руб. (100 000 руб. x 13%).Посмотреть пример полностью можно в Готовом решении, бесплатно получив пробный доступ.

• Если в феврале работник трудится в подразделении 1, в нем же подает заявление на отпуск и получает отпускные, а с 1 марта переводится в подразделение 2, отпускные в 6-НДФЛ включает только подразделение 1. Причем даже тогда, когда отпуск полностью или частично попадает на март, и независимо от того, в каком из месяцев выданы отпускные. Ведь именно ОП1 выплатило ему доход.
• Если в феврале сотрудник работает в подразделении 1, с 1 марта переходит в подразделение 2 и в марте ему доначисляются недополученные в ОП1 зарплата, отпускные или больничные, в 6-НДФЛ их указывает то из подразделений, которое доначисляет и выплачивает доход. И здесь не важно, что выплаты фактически относятся к периоду работы в ОП1.
• Еще ситуация. В феврале работник трудится в подразделении 1, в этом же месяце он идет в отпуск, а с 1 марта переводится в подразделение 2. В марте производится индексация зарплаты с 1 февраля (поголовно по всей фирме или индивидуальная). Доплату по индексации ему делает уже ОП2. В 6-НДФЛ эту доплату тоже отразит ОП2 — как источник выплаты дохода.

Эти примеры рассматривались налоговиками применительно к прежней форме 6-НДФЛ (действовавшей до 2021 года), но, полагаем, актуальны и сейчас, в отношении действующей формы расчета.

Страховые взносы

Если работник в течение года работает в одной организации, но в разных ее обособленных подразделениях, при определении базы по взносам должны учитываться все его выплаты с начала расчетного периода.

То есть ОП, куда был переведен сотрудник (или ОП, куда он был принят повторно из другого ОП), в расчете по страховым взносам помимо выплат и иных вознаграждений, начисленных ему в этом подразделении, учитывает все ранее начисленные суммы в другом (других) ОП.

Об этом — в письме Минфина от 20.10.2022 № 03-15-05/101612.

Как уплатить страховые взносы, если в обособленном подразделении работают физлица по гражданско-правовым договорам, смотрите в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.