Новые правила документооборота вступят в силу не 1 января, а 1 сентября 2023 года. Главное новшество реформы электронной подписи заключается в том, что сотрудники смогут подписывать документы от имени компании только собственной электронной подписью. А для подтверждения полномочий они должны будут прикладывать к документам машиночитаемую доверенность.
В идеале эта схема снизит риски злоупотреблений со стороны сотрудников и ускорит электронный документооборот. Правда, работодателям придется сделать электронные подписи всем, кому они нужны. При этом сотрудники смогут пользоваться своей электронной подписью не только на работе. Продолжает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
Сергей Казаков руководитель Удостоверяющего центра «Контура»«Физлицо может в своих интересах удаленно получать государственные услуги, подписывать договоры в электронном виде, открыть собственный бизнес или что-нибудь запатентовать. Услуги, кстати, могут быть нотариальными в некоторых случаях. Или можно с электронной подписью обратиться в арбитражный суд, суд общей юрисдикции или на участки мировых судей с иском, ходатайством или другими материалами по делу. Также можно гражданину получить финансовые услуги при помощи электронной подписи — например, оформить ипотеку или взять кредит. В таком случае банк часто дает скидку за то, что вы не приходите к ним в офис, а взаимодействуете с ним удаленно».
По словам экспертов, главная причина роста популярности электронных подписей в бизнесе заключается в том, что это удобно и позволяет снижать издержки. Комментирует Сергей Казаков:
Сергей Казаков руководитель Удостоверяющего центра «Контура»«Мы ожидаем, что российский бизнес будет приближаться к стопроцентному покрытию электронными подписями. Мы ожидаем, что этот тренд не закончится, потому что, во-первых, электронная подпись сильно сокращает операционные затраты. Все знают, что бумага подорожала, а электронные документы в два или в три раза дешевле выходят. Во-вторых, электронная подпись существенно ускоряет весь процесс. Если раньше сделку нужно было готовить несколько дней, а то и недель, пока пройдут все подписания договоров или первичных документов, то сейчас это можно сделать за 20 минут. Мы видим, что электронные подписи перестали быть навязанной государством необходимостью, как это было несколько лет назад, когда они применялись в основном для отчетности».
Бизнес уже использует электронные подписи не только для отчетности, но и там, где это просто удобно, — например, в документообороте с контрагентами или сотрудниками. В будущем электронные подписи упростят еще больше процессов. Об одном из сценариев рассказывает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков:
Сергей Казаков руководитель Удостоверяющего центра «Контура»«Например, вы в кофейне — и вы заказываете молоко на молокозаводе. Молокозавод вам, как правило, с каждой поставкой печатает несколько бумажек. Это какая-нибудь накладная, это счет-фактура, это какие-нибудь сертификаты соответствия на продукцию. И все это вам вместе с поставкой привезут в бумажном виде. И это очень странный сценарий, потому что и у поставщика, и у покупателя эти данные первично существовали в электронном виде. И превращать их в бумагу только для того, чтобы затем снова переводить в электронный вид, уже не нужно, потому что любые такие операции могут быть совершены через оператора электронного документооборота, и все это при помощи электронной подписи может быть заверено».
Сейчас обсуждаются различные сценарии использования электронных подписей в отношениях компаний с физлицами. В том числе, чтобы подключить клиента к электросетям или интернету, провайдер может заключить не бумажный, а электронный договор. При этом клиент получит подпись удаленно с помощью «Госуслуг», а провайдер направит ему договор в специальном сервисе. Но эти процессы пока не распространены массово: такая технология, говорят в «Контуре», только набирает обороты.