С 22 ноября 2021 года компании и ИП могут не вести кадровые документы на бумаге и не звать к себе сотрудников, чтобы те расписались шариковой ручкой на договоре или приказе. В Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1–22.3 — они разрешают работодателям вести кадровые документы в электронном виде.
Переход на электронный учёт добровольный. У работодателя есть выбор: подписывать документы в бесплатном сервисе от государства или в платном — от коммерческих разработчиков.
Что получит работодатель с электронным кадровым учётом
Помогли разобраться эксперты Эвотора
Как было раньше. Работодатель оформляет на каждого работника кадровые документы. Вообще их много, вот некоторые: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, ежегодные графики отпусков, согласия на обработку персданных. В каждом нужна подпись работника — так по закону. Сами документы нужно хранить стопкой в надёжном месте на случай споров с работниками и проверок инспекции труда.
Как можно сейчас. С электронным кадровым документооборотом — КЭДО — документы не нужно распечатывать, они хранятся на компьютере. Подпись ставится тоже электронная, работника не нужно звать к кадровику.
Электронный документ юридически такой же, как бумажный с подписью ручкой и синей печатью. Его примет инспектор труда на проверке и суд, если работник подаст иск. Бумажная рутина пропадает. Особенно хорошо, если работаешь с удалёнщиками или в компании большой штат.
Какие исключения. Есть четыре документа, которые придётся распечатать и подписать ручкой, даже если ввели КЭДО:
- трудовые книжки, если работник хочет оставить бумажный экземпляр;
- акты о несчастном случае на производстве — такой составляют, если работник травмировался, а потом отправляют в Соцстрах для выплаты пособия;
- приказы об увольнении;
- инструктажи и журналы по охране труда.
Как можно организовать КЭДО в компании
По ст. 22.1 Трудового кодекса у работодателя есть два варианта:
Вести учёт на платформе «Работа России». Это бесплатный сервис от государства. Для входа понадобится учётная запись компании на Госуслугах. В функционале есть конструктор документов и техподдержка. Инструкция, как там зарегистрироваться и начать работать, есть в Презентации Роструда. Из явных недостатков — заявки на подключение рассматривают только два раза в месяц.
Заказать разработку сервиса под свой бизнес или купить готовый у коммерческого оператора. У сервиса должна быть функция взаимодействия с Госуслугами — так пояснил Роструд в Письме № ПГ/19773-6-1.
Готовые программы КЭДО предлагают, например, Контур.Диадок, Сбер.Корус, ELMA, Сбис. Условия работы и стоимость зависят от количества персонала и кадровых документов, которые решите оцифровать.
Пока в сервисы можно загружать документы в свободной форме. С 1 марта 2023 году — только составленные по правилам из Приказа Минтруда № 578н. Но об этом позаботятся разработчики сервисов.
Как внедрить КЭДО в свой бизнес
Порядок есть в ст. 22.2 Трудового кодекса РФ. Работодателю надо:
1. Издать приказ о введении электронного документооборота. В нём указать:
- дату перехода на КЭДО и срок уведомления работников. Дата перехода будет обязательно позже срока уведомления;
- какой сервис выбираете;
- перечень электронных документов и должностей работников, в отношении которых будет работать КЭДО.
Так выглядит пример приказа о введении электронного кадрового документооборота:
2. Отправить каждому работнику уведомление о переходе на электронный кадровый учет. Сделать это можно по электронной почте. Каждый работник должен дать письменное согласие.
Так выглядит пример уведомления сотрудника о переходе на КЭДО:
Так выглядит пример согласия о переходе на КЭДО:
Отсюда загвоздка: на несогласных документы придётся по-прежнему делать на бумаге. Заставлять переходить на КЭДО нельзя, увольнять за отказ — тоже.
Зато можно убеждать. Работнику можно рассказать о простоте обмена заявлениями и приказами онлайн. А ещё показать ст. 22.1 Трудового кодекса и убедить, что его трудовые права будут защищены так же надёжно, как и с обычными бумагами.
Ещё момент: если работника взяли после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа, согласие не нужно.
3. Подключиться к сервису КЭДО. Тут же надо выпустить электронную подпись себе и работникам.
Подписи есть разные — квалифицированная, неквалифицированная и простая. Почти все документы работник может подписывать простой подписью. Но есть исключения — усиленная подпись нужна для:
- договоров с работодателем, включая трудовые и ученические и о материальной ответственности;
- соглашений о переводе на другую работу;
- заявлений об увольнении;
- уведомлений об изменении условий трудового договора;
- ознакомления с приказами о взыскании.
За выпуск подписи работника платит работодатель. Подпись будет записана на флешку, для подписания документа работник и работодатель будет вводить пароль.
Ещё в Трудовом кодексе теперь есть оговорка на форс-мажорные случаи — вот как было в случае с ковидом. При катастрофе, эпидемии или аварии на производстве обменяться с работником документами онлайн можно даже без электронного учёта. Допустим, принять от работника по электронной почте фото заявления на отпуск, а в ответ отправить скан приказа на отпуск. Но как только станет возможным, фотодокументы нужно продублировать на бумаге с живыми подписями.
Подытожим
- С 22 ноября 2021 года бизнес может отказаться от кадровых документов на бумаге. Но с каждого работника придётся взять согласие на КЭДО.
- На бумаге останутся четыре кадровых документы: трудовые книжки, если работник хочет бумажный экземпляр, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, инструктажи по охране труда.
- Для перехода на электронный кадровый учёт работодатель издаёт приказ, а потом письменно и под роспись уведомляет работников.
- Подписывать документы работник и работодатель будут электронными подписями. За выпуск подписей на работников платит работодатель.
Подписывайтесь на канал «Жиза», чтобы быть в курсе всех новостей для малого и среднего бизнеса. Мы пишем только о важном для предпринимателей.